Цифровизация кадровых документов — актуальный запрос рынка

Распространенный сейчас удаленный формат работы кардинально изменил подходы к организации многих бизнес-процессов, в частности в кадровых отделах. Оформление отпусков, прием на работу, увольнение — все это требует скорости, удобства и безопасности.

Недавние изменения в законе сделали возможными развитие новых цифровых инструментов на рынке. Ответом на этот запрос стал сервис «Вчасно.Кадры».

Юридическую силу электронные документы в Украине получили еще в 2003 году. С тех пор государство и бизнес развивают рынок электронного документооборота. Впрочем, кадровые документы долгое время оставались исключительно в бумаге. Только в октябре 2022 года были внесены изменения в законодательство, которые позволили создавать кадровые документы — в частности приказы об отпусках — в электронном формате.

Эти изменения открыли новые возможности для тех, кто стремится оптимизировать свои HR-процессы. Компания «Вчасно» отреагировала на потребность рынка и клиентов, и начала активную работу над автоматизацией кадрового делопроизводства. В сервисе «Вчасно.ЭДО» было реализовано 65 кадровых проектов для крупного и среднего бизнеса. Среди клиентов — Nokia, Red Bull Украина, Uklon, iPay.ua, Радеховский сахар, ЮРиЯ-ФАРМ. В частности, удалось сэкономить более 100 часов ежемесячно на оформлении отпусков и больничных, снизить расходы на печать и логистику на 30%, а время подписания одного документа сократить с 3 дней до 15 минут.

«Кадровые процессы требуют юридической точности и одновременно должны быть удобными для участников процесса. Полная их реализация в рамках «Вчасно.ЕДО» только усложнила бы работу с сервисом, не обеспечив необходимой простоты и эффективности для решения HR-задач. Именно поэтому мы создали «Вчасно.Кадры» как отдельный сервис. Он станет единой точкой взаимодействия сотрудника с компанией. Здесь он сможет, например, быстро трудоустроиться, пройти онбординг, просмотреть начисление заработной платы или получить оценку своей эффективности. А начали мы с быстрого и удобного оформления отпуска», — добавляет Антон Скоков, руководитель сервиса цифровых решений для бизнеса „Вчасно“.

По данным исследования Европейской Бизнес Ассоциации, в 2024 году 25% украинских компаний позволяют работать дистанционно всем категориям работников, а еще 63% — части сотрудников. В таких условиях оформление и подписание любых документов может требовать значительных ресурсов. Поэтому каждый бизнес ищет решение, которое лучше всего будет соответствовать его потребностям.

«Поскольку наши сотрудники находятся в разных частях Украины и мира, это усложняло работу кадрового отдела. Мы искали решение, которое бы помогло удобно работать с кадровыми документами онлайн. Интеграция с «Вчасно» позволила нам перевести более 80% документов, в частности кадровые, в электронный формат. И это уменьшило время на операционную загруженность команды до 20%», — комментирует Ольга Недилько, исполнительный директор „iPay.ua“.

Кроме автоматизации оформления отпусков, до конца года в сервисе «Вчасно.Кадры» планируют реализовать прием на работу, увольнение, перевод, оформление больничных, командировок и кадровых справок.

Справка. «Вчасно» — сервисы цифровых решений для легкого и понятного ведения бизнеса, который включает электронный документооборот, автоматизацию кадровых процессов, выдачу электронных чеков, создание защищенных подписей, обмен договорами с партнерами, оформление товарно-транспортных накладных и представление отчетности для ФЛП. Все это — в онлайн-формате, быстро, удобно и юридически безопасно.

iPay.ua — ведущий украинский PSP-провайдер для бизнеса, обеспечивающий быстрый, безопасный и стабильный прием онлайн-платежей для сайтов, сервисов и приложений.