Без бумаги: как внедрение электронной ТТН повлияет на ритейл и логистику

В конце 2019 Мининфраструктуры объявило о старте экспериментального проекта создания единой базы данных электронных товарно-транспортных накладных (э-ТТН). Антон Скоков, руководитель сервиса обмена электронными документами «Вчасно» рассказал, в чем цель эксперимента и каких изменений следует ждать бизнесу.

Читайте українською

Первый этап реформы — введение электронной ТТН

Официально перевод товарно-транспортных накладных в электронный вид начался в июле 2019 года, когда Министерство инфраструктуры приказом №413 позволило использовать э-ТТН.

Бизнес крайне заинтересован в отказе от бумажных ТТН: этот документ удостоверяет право на осуществление грузовых перевозок, а без него перевозчик не может получить оплату за свои услуги. ТТН должны подписать все стороны процесса: грузоотправитель, перевозчик (и/или экспедиторская служба) и получатель груза. Значит, он путешествует вместе с водителем.

Пока заказчик перевозки не получит эту подписанную бумажку от грузополучателя, он не оплачивает услуги перевозчику. Часто бывают задержки с возвращением документа или он теряется в пути.

Оптимальное решение для быстрого подписания и получения ТТН — электронный вариант. Приказ №413 предоставил возможность отправлять ТТН и сопутствующие документы (акты недостачи, сертификаты, детализации товарного перечня и т.д.) в электронном виде, но все равно оставил необходимость печатать один экземпляр водителю в дорогу для возможных проверок. Это, во-первых, не стимулировало компании использовать э-ТТН. Ведь зачем что-то менять, если и старый метод работает. Во-вторых, практически сводило на нет экономический эффект, который мог бы быть от э-ТТН, поскольку все равно оставались расходы на бумажный экземпляр.

Второй этап — создание ЦБД и полный отказ от бумажных ТТН

Чтобы полностью перевести обращение ТТН в электронный формат, Министерство инфраструктуры начало второй этап реформирования. С 1 января 2020 года министерство вместе с провайдерами электронного документооборота начали пилотный проект по использованию единой центральной базы данных э-ТТН (ЦБД). Это своеобразный реестр, цель которого унифицировать и собрать все э-ТТН в едином для всех участников пространстве. Согласно планам министерства, ЦБД будет совместима с различными системами электронного документооборота, и с каждой из них грузоотправители смогут регистрировать э-ТТН, а перевозчики и грузополучателя — подписывать.

Как это работает? Отправитель груза с помощью провайдера электронного документооборота подписывает электронную ТТН квалифицированной электронной подписью (КЭП) и регистрирует в ЦБД, где накладная получает регистрационный номер (идентификатор). По этому номеру сотрудники полиции или Государственной службы безопасности на транспорте могут узнать основные данные о перевозке: населенные пункты отгрузки и назначения, вес, информация об авто и участников перевозки и тому подобное.

После того, как груз будет доставлен, и получатель «поставит» свою КЭП на э-ТТН, все участники перевозки мгновенно получат подписанный документ, а следовательно — смогут проводить взаиморасчеты.

До 31 июля министерство и провайдеры-участники проекта будут тестировать новую систему. Четыре из них уже зарегистрировали первые э-ТТН в ЦБД вместе со своими клиентами. Первые результаты свидетельствуют о значительном сокращении времени на администрирование документа — до 1-3 дней (включая время перевозки), тогда как с бумажными ТТН процесс занимал иногда и 21 день. Если говорить об экономии средств (на курьерской доставке), то в среднем расходы сократились в 5-30 раз.

Цель пилота — увидеть, как работает система, и какие возможности еще необходимо добавить. Не исключено, что после завершения министерство полностью отменит бумажные ТТН и сделает обязательным регистрацию ТТН в электронном виде.

Вовремя подготовиться к изменениям

Полноценный перевод товарно-транспортных накладных в электронную форму будет иметь существенное влияние на рынок грузовых перевозок и ритейл. По расчетам Министерства инфраструктуры, в Украине ежемесячно на ТТН компании тратят до 200 млн листов А4. Использование электронных документов будет означать огромную экономию бумаги и значительное сокращение расходов.

Но настоящую выгоду бизнес получит от ускорения и упрощения взаимодействия между участниками перевозки грузов. Ведь компании смогут быстрее рассчитываться друг с другом, и средства быстрее возвращаться в оборот. А это, в частности, повысит конкурентоспособность украинской логистики среди стран, которые уже используют э-ТТН.

Государство заинтересовано во внедрении централизованной системы электронного обращения ТТН, потому что это создаст больше возможностей для контроля и учета на рынке грузовых перевозок. В министерстве уверены, что переход на э-ТТН ускорит интеграцию Украины в единую транспортную сеть, объединяющую Европу и Азию.

Поэтому отмена бумажных ТТН — лишь вопрос времени. Пилотный проект министерства стал своеобразным переходным периодом, чтобы бизнес успел подготовиться. Если компания не начнет использовать э-ТТН уже сейчас, она потеряет свои позиции к тому времени, когда этот электронный документ станет общим стандартом на рынке.

Читайте также –

Алексей Кот: Болевые точки украинского ритейла и FMCG-рынка