Владимир Шалыгин, сервис Вчасно: Автоматизация снижает затраты и в итоге может привести к экономии 60-80%

Руководитель сервиса «Вчасно.EDI» о возможностях ускорения обработки документов в сфере ритейла, сокращении количества возможных ошибок и экономии средств.

Платформа «Вчасно.EDI» специально разработана для обмена электронными документами между поставщиком и сетями. Сервис помогает поставщикам и торговым сетям обмениваться документами в электронном виде. EDI упрощает процессы — например, создание заказов или обмен накладными — и делает их более быстрыми и удобными. В интервью RAU руководитель «Вчасно.EDI» Владимир Шалыгин рассказал о главных преимуществах и новых возможностях системы.

Специально для ритейла

— Как давно работает этот сервис, что он собою представляет, и сколько ритейлеров уже воспользовались возможностью перевести свой документооборот в электронный вид?

— «Вчасно.EDI» (Electronic Data Interchange – электронный обмен данными) работает с 2019 года. В настоящее время платформу используют более 90 торговых сетей. Для них это не только экономия времени, но и возможность избежать ошибок, часто встречающихся при работе с бумагами.

– Почему компания «Вчасно» разработала отдельный продукт именно для розничной торговли?

– Эта отрасль имеет большой потенциал для автоматизации. Ритейлеры обмениваются ежедневно сотнями документов между магазинами, поставщиками и другими участниками процесса торговли. К тому же, современный бизнес активно стремится к цифровизации. Все больше компаний ищут решения, упрощающие процессы и сокращающие рутину. EDI-система как раз отвечает этой потребности.

Еще одна особенность ритейла – это сложность цепочек снабжения. Большое количество процессов и участников требует точного и быстрого обмена данными. А еще в этой области давно используются стандартизированные форматы документов, такие как электронные заказы или накладные. Благодаря этому интеграция с платформой проходит легче, а работа с документами становится быстрее и удобнее.

— Есть ли что-нибудь подобное у аналогичных сервисов в Украине?

– Конечно, другие сервисы для электронного документооборота тоже предлагают разные решения для розничной торговли. Однако главное преимущество «Вчасно.EDI» — это универсальность. Мы предлагаем целую экосистему для автоматизации бизнеса. Все в одном месте: от заключения договоров и накладных до работы с электронными чеками, кадровыми документами и электронными товарно-транспортными накладными.

Это упрощает работу, потому что единственный вход позволяет лучше контролировать процессы. Общая команда поддержки всегда на связи, а стабильность системы уменьшает риски. К тому же клиент получает комплексное решение, экономящее ресурсы и учитывающее все его потребности.

— Как вообще ритейлер может присоединиться к проекту, и каковы требования к имеющемуся в компании техническому или программному обеспечению?

— Чтобы присоединиться к «Вчасно.EDI» ритейлеру нужно выполнить несколько шагов. Сначала необходимо согласовать цепочку документов, которыми будут обмениваться через платформу, например заказы, накладные, акты и другие важные документы. Далее команда «Вчасно» вместе с клиентом анализирует технические возможности: есть ли у компании ERP-система, наличие электронной подписи и стабильный доступ в интернет.

Далее следует интеграция с учетной системой ритейлера. Это позволяет автоматизировать обмен данными между платформой и внутренней системой компании. После настройки производятся тестовые обмены, чтобы убедиться, что все работает правильно. Также важным этапом является обучение персонала, чтобы все сотрудники могли быстро адаптироваться к новым процессам.

Технические требования для подключения к «Вчасно.EDI» включают наличие ERP-системы, способной интегрироваться с платформой через API или другие форматы обмена данными, квалифицированную электронную подпись, а также надежное интернет-соединение. «Вчасно.EDI» оказывает техническую поддержку. Эти требования помогают обеспечить быстрое и бесперебойное соединение и работу платформы.

Инвестиции в экономию

– Автоматизация тоже требует вложения средств. Когда вернутся эти инвестиции и какие факторы влияют на это?

— Конечно, это требует определенных инвестиций, но затраты очень быстро могут окупиться. Всё зависит от нескольких важных составляющих. Во-первых, объем документооборота – чем больше документов обрабатывает компания, тем быстрее система позволит сэкономить время и ресурсы. Автоматизация снижает расходы на бумагу, печать и доставку, что может привести к экономии 60-80% на административных расходах. Это значительно увеличивает рентабельность.

Также управление «вручную» часто приводит к ошибкам, которые могут затем вызвать дополнительные расходы — штрафы или потерю продукции. Автоматизация таких процессов позволяет снизить вероятность ошибок и, соответственно, сохранить ресурсы и время. Значительную экономию можно получить на хранении и архивировании документов. А это позволяет сэкономить на аренде помещений и расходах по управлению архивами.

Следует понимать, что чем больше партнеров подключаются к системе, тем быстрее вернутся инвестиции. Чем больше торговых сетей и поставщиков используют EDI, тем больше экономия на документообороте. Важным фактором является быстрота внедрения. Если компания быстро интегрирует систему, то выгоды от автоматизации можно начать получать гораздо раньше.

— С чего следует начинать переход на электронный документооборот и можно ли сначала автоматизировать отдельные – наиболее критические – процессы?

— Сначала нужно проанализировать, какие документы наиболее важны для вашего бизнеса. Это могут быть заказы, подтверждения заказов, накладные и другие документы, используемые для взаимодействия с поставщиками и торговыми сетями. После этого важно настроить интеграцию платформы EDI с учетной системой предприятия. Это позволяет автоматизировать процессы и снизить количество ошибок.

Сначала можно взять наиболее критические процессы, например заказы и подтверждения, а затем добавлять другие документы, такие как акты выполненных работ, спецификации, товарно-транспортные, расходные или прибыльные накладные. После установки системы важно провести тестирование обмена документами с партнерами, чтобы убедиться, что все работает корректно. Позже можно постепенно расширять использование EDI.

Кстати, все электронные документы, которые передаются через EDI, должны иметь юридическую силу, поэтому для их использования в Украине обязательна квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Практические вопросы

— Что на практике чаще всего заказывают ритейлеры и есть ли разница, чем именно торгует сеть?

– Есть несколько самых популярных документов. Это, во-первых, заказ товара – документ, которым ритейлер сообщает поставщику, что ему нужно пополнить запас определенных товаров. Затем поставщик отправляет подтверждение заказа, говорящему ритейлеру, что товар придет в указанный срок. Когда товар уже отправлен, поставщик отправляет сообщение об отгрузке. Далее следует сообщение о принятии товара. И, конечно, есть накладные — они документируют движение товара, и важны для бухгалтерии и юридических требований.

В зависимости от того, чем торгует сеть, могут быть другие нюансы. Например, для магазинов электроники важно, чтобы в документах был указан серийный номер каждого товара, а для фармацевтики срок годности продукции. Но основной набор документов во всех случаях остается схожим.

– Часто ли приходится вашим клиентам изменять бизнес-процессы или настраивать иначе процедуры документооборота и насколько им это удается?

— Чаще такое бывает из-за изменения внешних обстоятельств или желания сделать процессы более эффективными. К примеру, новые законодательные требования или изменения в условиях сотрудничества с партнерами часто требуют корректировки схемы работы. Иногда компании меняют свои процессы в связи с масштабированием бизнеса, когда количество партнеров или объем работы значительно растет.

Благодаря гибкости платформы «Вчасно.EDI» и оказываемой поддержке нашим клиентам обычно удается быстро адаптироваться к новым условиям. Мы помогаем настроить все так, чтобы бизнес продолжал работать без проблем, даже когда приходится изменять настройки или внедрять новые решения.

Работа над ошибками

— Были ли в вашей практике неудачные проекты и почему так произошло?

– Конечно, у всех бывают ошибки. У нас также были случаи, когда проекты не проходили так, как мы планировали. Однако мы не считаем их полностью неудачными, поскольку каждый такой опыт помог нам усовершенствовать наши процессы.

К примеру, однажды при внедрении «Вчасно.EDI» в одной из торговых сетей уже выполнили все необходимые настройки, сеть начала интеграцию, и мы перешли к этапу тестирования. Однако у партнера изменились приоритеты и он приостановил все из-за непредвиденных обстоятельств. В результате мы потратили значительный ресурс и время, но запланированного результата не добились. Проект удалось восстановить только через год.

Другой случай – когда торговая сеть решила внедрить EDI и перевести всех своих поставщиков на электронный обмен заказами. Мы согласовали цепочку процессов и шаблоны документов, начали интеграцию. Но еще до тестирования клиент захотел поменять утвержденный процесс. А это требовало дополнительных наработок. Мы потратили больше двух месяцев и были вынуждены задействовать дополнительный ресурс. Это повлияло на сроки запуска и повысило расходы.

Но все это – опыт. Сейчас более тщательно согласовываем требования в самом начале. Также начали работать по поэтапной схеме внедрения, позволяющей снижать риски задержек. Постоянная коммуникация с клиентом стала важным элементом прогнозирования возможных изменений. Есть несколько основных факторов, которые мы учитываем, чтобы минимизировать вероятность неудач в будущем. Четкое определение бизнес-процессов и требований в начале помогает избежать недоразумений. Важно, чтобы техническая инфраструктура компании была готова к интеграции, а команда – обучена и готова к работе с новыми системами.

– Кто несет основную ответственность за внедрение проекта: заказчик или исполнитель?

— Во внедрении проекта по автоматизации, в частности для EDI или EDO, ответственность распределяется между обеими сторонами, но каждый имеет свою роль. Исполнитель отвечает за техническую часть: настраивает систему, интегрирует ее с другими платформами и следит за бесперебойной работой. Он также разрабатывает план внедрения, координирует все этапы, контролирует соблюдение сроков и обучает работников. Заказчик, в свою очередь, должен четко определить, какие процессы и документы нужно автоматизировать. Он же организует доступ к необходимым данным и готовит команду к переменам.

Важно, чтобы заказчик и исполнитель регулярно обсуждали ход проекта. Успех зависит от того, насколько хорошо стороны работают вместе на всех этапах.

— Какие документы невозможно перевести в электронный вид или это нецелесообразно из-за требований законодательства или других факторов?

– Например, это документы, требующие нотариального удостоверения или имеющие голограммы или водяные знаки. Также есть международные стандарты, которым требуется оригинал. Но с развитием технологий, в частности, цифровых подписей, эти ограничения постепенно уменьшаются.

– Как согласовывать программные решения, если партнеры ритейлера имеют другие системы электронного документооборота?

— Обычно торговые сети работают по интеграции, то есть информация с помощью EDI передается и попадает в учетную систему. Сеть обрабатывает и конвертирует документы в соответствии с требованиями независимо от провайдера. Использование API между EDI разных провайдеров позволяет настроить обмен данными, когда каждая система имеет свои стандарты. API-запросы настраиваются так, чтобы ритейлер мог принимать и отправлять документы в формате партнера.

— В современных реалиях есть проблемы со связью и электроэнергией. Возможна ли работа системы в офлайн-режиме?

— Хотя системы электронного документооборота обычно работают онлайн, существует несколько возможностей для того, чтобы работать даже в случае перебоев со связью или электроэнергией. Например, можно хранить документы в черновиках. После того, как связь возобновится, они автоматически отправляются через EDI. Также есть возможность подготовить документы и отправить их позже, когда появится доступ в интернет. Можно интегрироваться с ERP-системами, что позволяет создавать документы в автономном режиме, а затем передавать их через EDI, когда подключение возобновится. И, конечно, есть возможность сделать резервное копирование документов, чтобы не потерять важную информацию после возобновления связи.

В общем, хотя система не может полностью работать в автономном режиме, такие возможности помогают минимизировать проблемы из-за отключения света.

— Чего следует ожидать в ближайшем будущем от дальнейшего развития и внедрения ЭДИ?

— По-моему, следует ожидать еще больше автоматизации, повышения безопасности и интеграции с другими бизнес-системами. EDI будет еще теснее интегрироваться с ERP и CRM. Это позволит автоматически отслеживать запасы, обновлять данные в реальном времени и улучшить общую эффективность бизнеса.

Еще один тренд – искусственный интеллект и машинное обучение, которые будут применять для работы с большими объемами данных, выявления аномалий и прогнозирования потребностей. Это сделает обработку информации еще более быстрой и более точной.

Важной тенденцией станет усиление кибербезопасности, в частности, использование шифрования и многоуровневой аутентификации для защиты данных. В ближайшем будущем будут еще более популярны блокчейн-технологии для максимальной безопасности электронных документов.

Со временем будет расти поддержка новых международных стандартов и регуляторных требований. Это обеспечит удобный обмен данными между странами и рынками. А также позволит улучшить взаимодействие между разными предприятиями на глобальном уровне. В общем, это все приведет к еще большей автоматизации процессов, снижению издержек и повышению эффективности бизнеса.