Как за 15 минут начать подписывать электронные договоры. Кейс маркетплейса Эпицентр и сервиса Вчасно

Дмитрий Хорунжий, руководитель операционного подразделения компании Эпицентр М, рассказал о процессе перехода на безбумажный оборот, причинах и последствиях отказа от бумаги.

Читайте українською

О причинах и последствиях отказа от бумаги

Компания Эпицентр развивает свой онлайн-направление с 2016 года, маркетплейс — с начала 2020 года. Сейчас на нем работают около 1500 продавцов. И с каждым из них мы подписываем основной договор, дополнительные соглашения, счета на оплату, акты-отчеты о проданных товарах, и тому подобное. Понимая, что количество бумаги будет только расти, компания в июле 2020-го перешла на электронный документооборот.

Теперь все документы, непосредственно касающиеся взаимодействия с продавцами, электронные — почти 95% от общего количества. На бумаге остались только внутренние документы. Ежедневно в компании подписывают до 20-ти договоров, плюс акты, поэтому общее количество документов в день может превышать 100 единиц. В феврале отправили на подпись продавцам около 300 договоров.

Онлайн-обмен существенно сократил время движения документов и позволил нам быстро привлекать новых партнеров к сотрудничеству. Также стало легче контролировать статус подписания как основного договора, так и приложений, актов и тому подобное. Образуется единая база для централизованного хранения всех документов, исключая их дублирование. В процессе работы легко найти конкретный документ.

Еще один важный для нас фактор — это экологичность электронного документооборота. Мы экономим тонны бумаги в нашем взаимодействия с продавцами. И радуемся тому, сколько деревьев смогли спасти таким образом.

О процессе перехода в digital

При выборе решения для нас было важным совместить безопасность сервиса и простой для восприятия интерфейс. Мы понимали, что наше желание отказаться от бумажных договоров не должно усложнять жизнь продавцам, а наоборот — должно быть дополнительным преимуществом работы с нами.

Поэтому нам подошел сервис «Вчасно». Он дает возможность легко зарегистрироваться и сразу начать работу. Даже тем, кто еще не имел никакого опыта использования электронных документов. Достаточно иметь лишь доступ к интернету. К тому же, как оказалось, большинство контрагентов уже хотя бы раз работали с этим сервисом. И это позволило нам избежать дополнительных объяснений и ускорить работу. Плюсом для нас также является возможность осуществления интеграции сервиса с другими системами компании, такими как Битрикс 24 и 1С. Ведь в планах — дальнейшая автоматизация и перевод всех документов в электронную форму.

На то, чтобы начать подписывать и отправлять документы онлайн, мы потратили максимум 15 минут — до этого уже получили электронную подпись и печать.

Сначала сервисом начали пользоваться бухгалтеры, а дальше мы добавляли сотрудников и расширяли круг процессов, в которых задействован электронный документооборот.

О работе с электронными документами

Сегодня подписанием договоров с продавцами у нас занимается один человек. И это также преимущество электронного обмена. С аналогичным движением бумажек мы должны были бы содержать целый штат делопроизводителей.

Мы загружаем документ, подписанный с нашей стороны электронной подписью и наложенной печатью, в сервис. Контрагент имеет возможность с ним ознакомиться, в случае неточностей оставить комментарий. Далее происходит подписание с его стороны. Все дальнейшие документы, связанные с работой с конкретным продавцом, мы загружаем как дочерние к основному договору. Таким образом, по наименованию контрагента, мы можем видеть все документы по сотрудничеству с ним. Создается своеобразная «история» документооборота с каждым отдельным партнером, по которой легко понять, на каком этапе сотрудничества мы находимся.

Если у нового партнера возникают вопросы по работе в сервисе, мы посылаем ему инструкцию с пояснениями. Но такие случаи очень редки. Рынок уже хорошо знаком с сервисами электронного документооборота, поэтому никто не удивляется.

О трудностях

Единственная сложность, которая возникала при взаимодействии с «новичками», которые еще не работали с электронными документами — это необходимость объяснить, как получить цифровую подпись (КЭП). Мы создали соответствующую инструкцию и помогаем продавцам разобраться.

Сам же сервис имеет интуитивный интерфейс и легко воспринимается. Поэтому все процессы настроили быстро и без проблем. И теперь это помогает нам подписывать 300 договоров ежемесячно, а впоследствии сможем и больше.

О дальнейших намерениях

Мы планируем построить абсолютно автоматический процесс регистрации продавца на маркетплейсе. То есть чтобы договор сразу формировался во «Вчасно» и его там можно было бы и подписать. Для этого нам нужно, в частности, настроить интеграцию наших учетных систем с сервисом.

Также в планах перевести в электронную форму и внутренние документы. Также хотим иметь возможность согласовывать документы внутри компании между сотрудниками.

Мы настолько довольны результатом первого этапа внедрения электронных документов, что готовы идти дальше.

Читайте также —

Без бумаги: как внедрение электронной ТТН повлияет на ритейл и логистику