АТБ внедряет электронный документооборот юридически значимых документов по поставкам товара

АТБ-маркет планирует перевести документооборот в электронный вид, там, где это позволяет сделать наше законодательство.

Как сообщили RAU в пресс-службе компании, в общем объеме внешнего документооборота с контрагентами значительную долю составляют документы по поставке товаров на магазины и РЦ. Это около 300 000 документов в магазинах и около 200 000 на РЦ в месяц.

Каждый документ должен пройти проверку на корректность его заполнения и если документ составлен некорректно, тогда нужно проконтролировать его исправление и замену. Все эти операции требуют больших трудозатрат, и с ростом сети требуется привлечение все большего количества сотрудников.

Кроме этого, нужно также учитывать вероятность ошибок при проверке документов из-за человеческого фактора, потерю документов, затраты на хранение огромного архива бумажных документов, трудозатраты на поиск нужных документов в архиве.

Простая замена документов с бумажного на электронный вид позволит решить ряд проблем, которые указаны выше, но не все. К примеру, остается необходимость проверять документы. Поэтому ритейлер решил извлечь максимум выгоды от применения электронного документооборота. Это удалось сделать благодаря возможностям, которые дает ERP система на базе платформы Oracle Retail и технологии обмена данными EDI (Electronic Data Interchange).

Система ERP содержит полную информацию о реквизитах поставщиков, договорных условиях с ними, цены закупки, даты поставки товара по заказу и т.д. Соответственно, интеграция ERP c EDI дала возможность осуществлять автоматическую проверку входящих документов на базе унифицированных справочников и строго структурированных документов в формате XML.

«Мы начали проект по переводу юридически значимых документов по поставке товара в конце 2020 года совместно с провайдером услуг EDI компанией EDIN», — говорят в компании.

В ходе проекта, совместно с компанией EDIN, рассмотрели все возможные практические кейсы при работе с документами, с учетом потребностей всех участников процесса поставки товара. Согласовали структуру электронных документов. Выполнили интеграцию платформы EDI с ERP системой ритиейлера.

Реализовали также автоматические проверки документов на соблюдение законодательства:

• Подпись должна быть на защищенном носителе (КЭП);
• ТТН заполняется согласно принятых правил грузоперевозок;
• Контролируется полнота пакета документов, которые нужны для приемки товара, согласно договору и требований законодательства;
• Проверяются бухгалтерские реквизиты документов;
• Проверяется корректность цены, дат и т.д.

ERP-система автоматически генерирует сообщения об ошибке, если проверка документов прошла неудачно. Этим сообщением уведомляют поставщика об ошибке в документах через провайдера EDI. После исправления ошибок поставщик снова отправляет исправленные документы, которые также проходят проверку.

Приемка товара начинается только после того, как все документы прошли проверку успешно.

После окончания приемки товара ERP-система автоматически сопоставляет факт приемки с электронными документами. При наличии расхождений автоматически создаются корректировочные документы.

В начале 2022 года в АТБ начали пилотный проект с поставщиками, но с началом военных действий пришлось его остановить. Пилотный проект был возобновлен в августе 2022 года. Во время пилотного проекта электронные документы дублировались бумажными, чтобы не останавливать процесс приемки товара, если будут обнаружены какие-то недостатки.

«Тепер мы видим удовлетворительные результаты, которые дают нам возможность отказаться от дублирования бумажными документами и подключать новых поставщиков к электронному документообороту. В дальнейшем останется только один экземпляр ТТН в бумажном виде, который необходим водителю для перевозки», — говорят в компании.

В компании видят реальные перспективы достижения своих целей:

• Оптимизация трудозатрат и ускорение процессов приемки и подтверждения счетов-фактур за счет автоматизации проверок документов
• Экономия огромного количества мест для хранения документов
• Быстрый и простой поиск нужных документов, с возможностью их печати
• Исключена вероятность потери документов
• Высокий уровень безопасности и конфиденциальности
• Экономия средств на бумаге, печати документов

Для поставщиков также очевидны выгоды от применения электронного документооборота. Весь цикл обмена сообщениями и документооборот, от заказа до приемки товара, проходит в электронном виде. Это позволяет ускорить документооборот, вовремя узнать об ошибках в документах и исправить их, сэкономить время и средства на закупку бумаги, печать, администрирование и хранение документов.