Дмитрий Введенский, SHEN: Эволюция и возможности facility management для бизнеса

Как в Украине появился и развивался facility management, какие перспективы у этого направления и чем он может быть полезен украинским предпринимателям.

Как известно, любая организация состоит из трех структур: производственной, административной и системы обеспечения. Управление производством никогда не связывало напрямую создание хороших условий труда с экономическими выгодами, поэтому эти функции были закреплены за различными подразделениями. Обычно их делили между собой отделы главного энергетика, главного механика, хозяйственный, охраны труда, служба вневедомственной охраны.

Все эти службы, заметно различающиеся между собой, должны действовать не порознь, а как единый комплекс. Однако часто они функционируют автономно, без всякой координации. Вся сервисная часть организации в целом представляет собой механический набор служб, выполняющих свои узкие обязанности.

А это одна из причин того, что многие направления и сферы деятельности ускользают из поля зрения собственных сервисных служб.

Наряду с эволюцией технологий и связи вырос спрос на услуги по управлению недвижимостью. Многие корпорации стали приходить к новому решению в организации своего производства – facility management. Ведь значительно рациональнее концентрироваться на ведении своего бизнеса и не отвлекаться на сопутствующие процессы.

Так что же такое facility management? Это анализ, документирование и оптимизация всех, значимых с точки зрения затрат, процессов, протекающих в зданиях, сооружениях и других объектах предприятия.

При этом речь идет не столько о кратковременном снижении затрат, сколько о выработке предпосылок для уменьшения их в будущем.

Существует достаточно много определений и толкований термина facility management, которые по содержанию лишь частично отличаются друг от друга. Приведем вначале четыре наиболее известных:

• практика координации реальных рабочих мест с людьми, с работой организации. При этом ФМ объединяет в себе основы экономики предприятия, архитектуры, инженерии и управления персоналом (американский подход);
• цельная стратегическая программа по поддержанию в постоянной готовности всех систем и подсистем здания и соответствия их изменяющимся требованиям (европейский подход);
• рассмотрение, анализ и оптимизация всех значимых в смысле затрат процессов вокруг здания, которые не относятся к основной деятельности организации (немецкий союз facility management);
• совокупность всех работ (услуг) для оптимального использования производственной инфраструктуры объекта на основе единой стратегии (ассоциация менеджеров Германии).

Обобщая эти формулировки, можно сказать, что facility management — это направление, которое базируется на следующих понятиях: цельность, четкость и жизненный цикл.

Таким образом, можно трактовать facility management как стратегическую концепцию для организации, управления и эффективного использования всех материальных ресурсов внутри здания.

Существенный аспект facility management — рассмотрение и учет всех материальных ресурсов с различных позиций. Если раньше, например, для решения вопросов внутри отдельных служб предприятия информация использовалась и была достаточной только в пределах их собственных полномочий и компетенции, то сейчас в центре внимания находится глобальный ресурс, который рассматривается всеми с различных точек зрения.

Facility management соединяет в себе не только технические или экономические задачи, но и практически координирует их между собой, что является самым важным.

Следующий аспект — взаимоотношения между собственником и пользователем здания. Они оба совершенно по-разному смотрят и относятся к недвижимости. Собственник (инвестор) рассматривает ее как объект инвестиций и держит в фокусе ожидаемую ренту. Пользователь, напротив, — ожидает оптимальной поддержки процессов, а главное – низких затрат.

Отсюда становится понятно, почему жизненный цикл является немаловажной составляющей facility management. Он принимает во внимание каждую отдельную фазу жизненного цикла. Например, если это здание, то оно рассматривается от момента его замысла, через проектирование, строительство, передачу пользователю, эксплуатацию, до реконструкции или сноса. Известно, что затраты, возникающие при эксплуатации здания, могут быть предусмотрены уже на стадии проектирования и приблизительно равны сметной стоимости строительства через семь лет после начала эксплуатации.

Кроме того, при среднем сроке жизни здания 50 лет, период его эксплуатации равен 45 лет и затраты на содержание и эксплуатацию составляют 80-90% всех затрат.

Третья составляющая facility management — четкость, ясность всех процессов внутри предприятия. Цель – кристально прозрачное предприятие, в котором постоянно имеется вся информация о материальных ресурсах и их использовании.

Цели facility management:

Первая – экономия средств при эксплуатации здания. Достигается двумя путями: сокращением затрат на потребляемые зданием ресурсы, в первую очередь энергетические, и оптимальным размещением оборудования и персонала.

Вторая – обеспечение комфортного выполнения протекающих в здании бизнес-процессов, в первую очередь поддержание в помещениях оптимальных параметров окружающей среды.

Третья, но далеко не последняя по значению задача, — способность служб и подсистем здания предотвращать возникновение экстремальных ситуаций, а при их появлении – предотвращать или сокращать до минимума материальные потери.

С технической точки зрения все три задачи связаны между собой. В то же время организационно они могут в определенной степени вступать в противоречие друг с другом. Например, требования безопасности могут вступить в конфликт с требованием простоты перемещения. Таким образом, необходимо взвесить все «за» и «против» для нахождения разумного баланса.

Есть три направления facility management.

I. Техническое управление:

• Управление энергоснабжением и энергосбережением;
• Управление техническим обслуживанием сантехники, лифтов, систем вентиляции и кондиционирования, освещения сигнализации;
• Управление сетями;
• Управление отходами.

Одна из важнейших проблем — сокращение расходов за счет экономии энергоресурсов. Из-за многократного удорожания энергоресурсов их доля в себестоимости продукции промпредприятий, а также в затратах по эксплуатации зданий резко возросла. Говорить об экономии средств без их учета бессмысленно. Разумеется, любая организация знает, сколько она тратит в месяц на электричество или отопление, но знание это основывается на приходящих от коммунальных служб счетах. Как показывает практика, большинство организаций далеко не уверены в том, что они платят именно за то, что получают как в смысле количества, так и в смысле качества.

Управление энергоресурсами – это комплекс по сбору, обработке, и анализу всех потребляемых зданием энергоресурсов таких как:

• анализ всех потребляемых энергоресурсов по подразделениям (площадям);
• определение потенциала для оптимизации;
• планирование энергосберегающих мероприятий и их реализация;
• расчет рентабельности и доказательство экономии.

Также одной из важных проблемой технического управления зданием является его состояние. Если здание построено давно, то ему необходима реконструкция или модернизация. Для решения этой проблемы возможны следующие варианты:

• Установка приборов учета тепла;
• Установка устройств регулирования систем отопления;
• Совершенствования теплозащиты здания;
• Совершенствование систем электроснабжения;

II. Управление инфраструктурой здания:

• организацией рабочих мест;
• системой безопасности;
• отдыхом и системой питания;
• средствами связи;
• эвакуацией и переездами;
• уборкой помещений.

Одной из важных проблем управления инфраструктурой здания является управление охраной и безопасностью здания – комплекс мероприятий по обеспечению безопасности зданий и их пользователей от проникновения посторонних лиц путем обмана или взлома, таких как:

• контроль входа и выхода в здание;
• система внутреннего видеонаблюдения;
• охрана объектов в ночное время;
• особые наблюдения.

Вторая основная проблема, которую можно выделить — управление системой питания и отдыха персонала. Эта проблема включает совокупность работ по обеспечению общественного питания персонала здания, а также организация мест отдыха:

• доставка и приготовления продуктов питания;
• оборудование и содержание помещений в соответствии с нормами;
• оборудование и содержание помещений для отдыха.

III. Коммерческое управление:

• проектами ремонтам реконструкции;
• договорами по эксплуатации;
• арендой;
• закупками и использования инвентаря;
• сметы, расчеты, контроль финансов.

Управление площадями и аренда – комплекс работ по рациональному использованию и управлению имеющимися площадями и объемами здания:

• учет всех имеющихся площадей и объемов;
• разделение площадей по затратам на их использование;
• документирование сведений об использовании площадей;
• расчет арендной платы;
• поиск арендаторов;
• организация переездов.

Управление недвижимостью —  сложная и многозадачная сфера, требующая комплексного подхода и внимания к деталям, отдельного штата квалифицированных специалистов с большим опытом работы, поэтому логичным решением может стать использование facility management на предприятии. Facility management как вид бизнеса призван обеспечить оптимизацию бизнес-процессов по управлению объектом недвижимости и дать возможность компании сфокусироваться на основном бизнесе. Компания SHEN предлагает своим клиентам высокопрофессиональную поддержку в решении задач связанных с эксплуатацией недвижимого имущества. В результате такого сотрудничества компания сможет существенно снизить затраты и повысить привлекательность своих товаров и услуг на рынке.

Автор – Дмитрий Введенский, операционный директор SHEN

Не отвлекаться на мелочи: как сэкономить, передав обслуживание офиса facility-компании