От рутины до полной автоматизации в ритейле. Кейс Ultramarket

Сеть супермаркетов Ultramarket начала цифровизацию по бухгалтерским и юридическим документам, затем автоматизировала ключевые процессы с поставщиками и перешла к подготовке внедрения ЕТТН. Как оптимизировать ресурсы и организовать эффективное взаимодействие с поставщиками, рассказывает ИТ-директор сети Ultramarket Сергей Галас.

С чего начали

Сначала с использованием «Вчасно.ЕДО» цифровизировали бухгалтерский и юридический департаменты еще в 2021 году. В частности, перевели в электронный формат договоры, акты сверки и другие документы.

Следующим шагом стала работа с сервисом «Вчасно.EDI». Первоначально сеть использовала веб-версию и ее функционал. Затем интегрировали модульное решение с собственной учетной системой и постепенно добавляли новые функции для оптимизации работы с поставщиками.

Ряд рутинных операций компания делегировала цифровому сервису. Таким образом, технологии EDI позволили менеджерам сосредоточиться на важных задачах, таких как проверка ассортимента, организация поставок и ведение переговоров с партнерами.

В дальнейших планах компании – перевести всех поставщиков в электронный формат и использовать “Вчасно.EDI” максимально эффективно. Это поможет высвободить до 20-30% времени работников и перенаправить его на другие задачи.

Сейчас сеть Ultramarket занимается переводом максимального количества поставщиков в EDO и EDI. А также приступила к подготовке к внедрению электронной ТТН. Компания пытается подготовить все необходимые документы в электронном формате к обязательному внедрению еТТН государством, а именно приход/расход товара, акты сверки и другие.

Главные вызовы

Сопротивление партнеров

Успех цифровизации сети заключается во внедрении контрагентами диджитал инструментов. В Ultramarket ощутимо наибольшее сопротивление со стороны поставщиков-ФЛП. Многие из них до сих пор относятся к технологиям скептически. Поэтому компания выбрала гибкий подход: с некоторыми партнёрами продолжает работать в бумажном формате, а с другими использует цифровые сервисы. Поскольку каждый поставщик имеет свою специфику работы, переход на электронный формат занимает разный промежуток времени. Потому сеть научилась договариваться с партнерами. Компания проводит консультации и поддерживает поставщиков на каждом этапе. Эта работа уже принесла результаты: большинство ФЛП перешли к внедрению электронных заказов, что стало важным шагом для бизнеса.

Настроить систему и создать новые функции помогает поддержка провайдера и обратная связь от партнеров. В ходе тестирования выяснилось, что некоторые из них нуждаются в двух накладных по одному заказу. Это требование актуально не для всех, но такая потребность предусмотрена в учетной системе. Ведь это способствует сотрудничеству и помогает другим в использовании цифровых инструментов.

Дефицит кадров и работа с сотрудниками

В сети Ultramarket дефицит кадров на 2025 год составляет около 30%. Только в одном из магазинов сменилось четыре оператора. Учеба одного такого специалиста основам работы в сети может занять до полугода. Однако автоматизация дает немаловажное преимущество, и в нее следует инвестировать. При открытии нового магазина не нужно дополнительно искать бухгалтера, поскольку все процессы уже интегрированы в единую систему. Это позволяет эффективно организовать работу в новых торговых точках. А работники не испытывают дополнительной нагрузки.

Преимущества для сети и поставщиков

• Единый стандарт обмена документами. Сети важно получать и обрабатывать документы от партнеров в единой системе. С помощью сервиса “Вчасно.EDI” организовали удобную цепочку поставки товаров, которая автоматически формирует все необходимые для этого электронные документы.
• Цифровые инструменты экономят время для сети и поставщиков. При отгрузке товара поставщик создает расходную накладную и отправляет ритейлеру. Далее ритейлер подписывает его со своей стороны. В случае разногласий сетью создается электронно соответствующий акт. Так что все документы готовы и подписаны, пока товар следует в магазин. А если документ требует редактирования, менеджер может быстро внести изменения онлайн. Не требуется дополнительно печатать и передавать контрагентам на подпись.
• Уменьшили и оптимизировали ошибки в логистике. Работники легко контролируют промежуточные документы, которые создаются при обмене: остатки на складе, отгрузка, принятие товара. На каждом этапе можно обнаружить сбой и решить его вовремя.

Автоматизация процессов необходима как сетям, так и поставщикам. Цифровые инструменты ускоряют обмен документами между партнерами, оптимизируют логистические процессы и позволяют товарам быстрее попасть на полки магазинов.

Однако цифровизация бизнеса всегда начинается изнутри. Невозможно эффективно автоматизировать внешние процессы, если сотрудники до сих пор работают с бумажными документами и выполняют рутинные задания вручную.