Кейс сети маразинов игрушек BeSmart.ua: как ритейлер автоматизировал бизнес и увеличил прибыли

Директор по развитию сети BeSmart.ua Теодор Лещук о том, как компания меняла формат ведения учета торговли и бизнес-процессы это улучшило.

Читайте українською

BeSmart.ua — сеть магазинов развивающих игрушек, в которую входит пять магазинов в разных областях Украины. В колонке для RAU директор по развитию сети BeSmart Теодор Лещук рассказал, какие шаги предприняла компания в рамках автоматизации бизнеса и какие результаты это принесло.

По мере знакомства покупателей с продукцией, росли объемы продаж и сама компания. Мы задумались об изменении формата ведения учета торговли и о комплексном решении для всех задач. Пришли к выводу автоматизировать свой бизнес и для этого обратились в компанию «ХВОЯ Интегра», которая на протяжении длительного времени успешно занимается комплексной автоматизацией предприятий, разрабатывает и внедряет собственные программные продукты, обеспечивает их поддержку на всех этапах эксплуатации.

При выборе компании было важным, что компания специализируется на внедрении и адаптации типовых программных продуктов 1С под индивидуальные особенности клиентов.

Специалисты компании ознакомились со спецификой нашей деятельности, провели предпроектное обследование и составили поэтапный план работ. После проведения анализа задач решили организовать работу с помощью двух программ – «1С: Розница для Украины» и «1С: Управление небольшой фирмой для Украины», между которыми настроили синхронизацию данных.

Поскольку «1С: Управление» предназначено для ведения управленческого учета на предприятиях, то ее выбрали в качестве основной конфигурации для получения оперативной информации о продажах, постоянных клиентов, остатки товаров, взаиморасчеты с поставщиками, финансовой отчетности. Торговлю в магазинах организовали в «1С: Розничная торговля», поскольку это специализированная программа для учета розничной торговли, в которой реализован функционал для назначения розничных цен и возможность управления скидками в автоматическом режиме или ручном.

В ходе внедрения сотрудниками компании «ХВОЯ Интегра» проводились следующие работы: установка ПО, обучение пользователей, осуществление первичных настроек в программе и прав доступа пользователей, доработка функционала под специфику нашей компании, а также настройка различных отчетов для удобства использования.

Под нашу специфику и пожелания были доработаны следующие контуры:

• • Бонусная система лояльности в розничной торговле — прямая привязка бонусов к клиентов; начисление/списание и оплата бонусами по определенным правилам (настройки начислений процентов в зависимости от диапазона накопление, уточнение начислений процентов по клиентам/группам); анализ движения и остатков бонусных баллов за клиентами и магазинами.
  • Рабочее место «Управление скидками» для создания скидок различного типа (уточнение процентов начисление бонусов по группам номенклатуры и клиентами, уточнение процентов акций по группам номенклатуры, с клиентами и магазинами).
  • Обмен с сайтом — выгрузка остатков, фото и различных акций, загрузка заказов клиентов.
  • Оптимизация работы в РМК розничной торговли — выемка из кассы ККМ сразу в кассу одним документом, с указанием статьи РГК и комментария; изменение механизма возвратов товаров через документы «Приходная накладная» + кассовый ордер/эквайринговая операция с запретом редактирования определенных реквизитов формы; введение количества посетителей и последующий их анализ с помощью отчетности; быстрый поиск клиента по номеру телефона и др.
  • Обработка «переоценка себестоимости остатков товаров» в УНФ.
  • Новый партийный учет товаров согласно пожеланиям.

Длительное время успешно работали в двух базах, которые обменивались данными, но со временем потребностей в функционале стало больше. По программным продуктам также вышли различные обновления релизов, в которых появились новые возможности. Поэтому, вместе с компанией «ХВОЯ Интегра», пришли к выводу, что можно вести полноценный учет в одной программе «BAS Малый бизнес». Она позволяет вести оперативный учет текущей деятельности (оптовой и розничной торговли товарами и продукцией, оказания услуг), осуществлять контроль остатков запасов, взаиморасчетов с поставщиками/покупателями и работниками, анализировать результаты работы, планировать остатки товаров, использовать многофункциональную CRM — систему, бонусную систему и подарочные сертификаты, отчетность, которая имеет больше возможностей, загрузка данных из внешних файлов, платежный календарь.

Было проведено обновление текущей учетной системы и плавный переход сотрудников в единую базу. Также настроен обмен с «1С: Бухгалтерия» и подключили «FREDO Звіт», чем значительно облегчили работу бухгалтеров компании.

Результаты проекта внедрения в компании BeSmart:

• • быстрое взаимодействие интернет-магазина и розничных магазинов за подготовкой и отправкой заказов клиентам;
  • улучшились учет и продажи;
  • весь учет ведется в единой базе (розничная и оптовая торговля, интернет-магазин);
  • остатки на всех складах актуальны с точностью до минуты;
  • возможность контроля и планирования бюджета, и быстрое получение финансового результата компании;
  • простое взаимодействие управленческого и бухгалтерского учета.

Читайте также

Сергей Гуляев, Novus: Ритейл будущего — это роботизация и автоматизация процессов