Запас карман не тянет: как NOVUS оптимизировал управление складами

Меньше людей – больше эффективность. Доказано сетью NOVUS.
«Не может супермаркет, который хочет быть успешным, иметь пустые полки», – убежден Марат Торяник, руководитель департамента бизнес-анализа NOVUS Украина.

Пустые полки — отражение ошибок в системе управления запасами и если вовремя не принимать никаких шагов для улучшения, то вскоре проблемы не заставят себя ждать. Неэффективное управление запасами чревато как отсутствием товара, так и его излишками.

• Out—of—Stock. Нехватка товара выливается не только в упущенные продажи и пустые полки. В свою очередь это ведет к оттоку покупателей, уменьшению лояльности и соответственно к потере выручки.
• Overstock. Избыток товара: «замороженные» деньги на складах и на увеличение расходов на хранение. Все это ведет компанию к потере ликвидности и ограничению средств для работы.

Можно этот список продолжать и дальше, но необходимость внедрения изменений, пожалуй, более чем очевидна. Конечно, хорошо, если модернизация обусловлена пониманием и предусмотрительностью топ-менеджмента компании, немного хуже, если изменения проходят под давлением обстоятельств и уж совсем не хорошо, если под девизом «изменись или умри». От такого стимула к изменениям нелегко отмахнуться, но, увы, шансы на выживание совсем невелики.

Чтобы выяснить, почему возникли проблемы в управлении запасами, мы провели внутренний аудит. Это помогло выявить факторы, негативно влияющие на развитие компании, управление товарными запасами и эффективность в целом. В первую очередь решили максимально автоматизировать процесс управления запасами. На тот момент ответственными за запасы были товароведы, а все заказы поставщикам формировались вручную. Человеческий фактор сказывался на качестве работы.

Для начала нужно четко понимать, что вы хотите получить для компании. Сосредоточьтесь на пяти главных целях проекта:

• рост оборачиваемости имеющихся товарных запасов;
• уменьшение запасов при увеличении или сохранении лояльности клиентов;
• снижение расходов и различных издержек за счет централизации основных функций управления товарными запасами;
• уменьшение out-of-stock, а также минимизация over-stock;
• минимизация влияния человеческого фактора при формировании заказа.

Итак, цели поставлены, необходимость очевидна, осталось найти подходящий инструмент для оптимизации и автоматизации процессов управления запасами. Анализ показал, что существует несколько методов управления запасами и формирования автозаказа:

• Метод, основанный на прогнозировании;
• Самостоятельно выведенная формула для расчета необходимого объема заказа (возможна при наличии сильной аналитически подкованной команды);
• Формирование заказов и управление запасами на основе фактического потребления;
• Метод, основанный на теории ограничений.

Первые две методики были исключены, поскольку имели ряд недостатков.

Основные негативные моменты управления по прогнозу:

— «точность полученного прогноза» — невысокая, наиболее вероятный прогноз дает вероятность <90%;
— «колебания и шумы» — в данный перечень входят акции, скидки, распродажи, конкуренты, пиковые распродажи и сезон;
— «страховой запас» — хранение дополнительных запасов «на всякий случай».

Основные негативные моменты самостоятельно разработанной формулы:

— «изобретение велосипеда» — выведение формулы заключается в выражении полученного опыта и возможности его реализовать на практике;
— «кажущаяся простота» — воплотить на практике примитивную формулу не составит труда. Тем не менее, ее дальнейшее совершенствование непременно приведет к росту трудозатрат и может сложно реализовываться.

В итоге был выбран метод управления запасами, основанный на методологии теории ограничений, так как он позволяет:

• ориентироваться на ежедневное потребление;
• отказаться от желания «изобретать велосипед»;
• отказаться проводить ежедневные прогнозы;
• отказаться от неаргументированного страхового запаса;
• что самое важное – обеспечивает достижение поставленных перед проектом целей.

Для автоматизации управления запасами сети NOVUS выбрали решение от ABM Cloud, работающее по теории ограничений.

В качестве пилотного проекта был выбран один из супермаркетов сети. Для его реализации была сформирована проектная группа, в ее состав вошли:

— Эксперты со стороны компании-партнера;
— Предметные специалисты со стороны NOVUS;
— Управляющий магазином, который непосредственно участвовал в процессах заказа.

В первую очередь оптимизировали и автоматизировали процесс формирования запасов поставщикам. Если ранее товароведы вручную формировали заказы – теперь эта функция выполнялась системой автоматически.

Результаты первого этапа были впечатляющими.

Результаты проекта:

1. Снижение упущенных продаж, запасов, а, следовательно, излишков на 20%.
2. Минимизация человеческого фактора, что дало возможность уменьшить ошибки на 99%. Заказы формируются строго согласно данным, введенных в систему.
3. Оптимизация расходов на персонал магазинов. Теперь для 35 магазинов нет необходимости держать штат количеством 80 человек, достаточно 5 менеджеров.
4. Централизация управления заказами в рамках одного отдела из 5 человек, которые полностью ограничены от контактов с поставщиками.
5. Внедрение функционального аналитического модуля, который за 15-20 мин. вычисляет причины отсутствия товара на полках либо причины переизбытка.
6. Скачки продаж на магазинах в проекте стали более сглажены и находятся под контролем системы.

На сегодня продолжается переход магазинов на новую систему.

Следующим этапом оптимизации розничной сети будет автоматизация логистики. Очень перспективная отрасль, которая позволит оптимизировать управление складом, улучшить ежедневную своевременную отгрузку.