Всегда вовремя: как Rozetka внедряла электронный документооборот

Директор по развитию и поддержке ERP в Rozetka.ua Сергей Кондратенко рассказал, как электронный документооборот меняет привычные процессы внутри компании.

Читайте українською

Потребность в переходе на электронный документооборот Rozetka почувствовала несколько лет назад, когда одно из ее предприятий проходило налоговую проверку. Чтобы предоставить документальное подтверждение проведенных операций, налоговикам отправили 12 кубометров бумаги, то есть целый грузовик. Это стало последним толчком для внедрения электронного документооборота в работе с поставщиками. О том, как электронный документооборот меняет привычные процессы внутри компании RAU рассказал Сергей Кондратенко, руководитель отдела развития и поддержки ERP в Rozetka.ua.

О выборе сервиса

Для себя мы решили, что нужен инновационный продукт. Мы хотели, чтобы он был прост и удобен в использовании, не ограничивался только стандартом EDI (англ. Electronic data interchange, обмен стандартизированными электронными сообщениями между заказчиком и поставщиком — прим. ред.) И легко интегрировался с процессами партнеров. Хорошим решением для нас стал сервис «Вчасно». После регистрации на сайте мы только проинформировали об этом своих контрагентов и начали работать. Для нас было важным то, что мы имели возможность не только обмениваться необходимыми документами с поставщиками на всех этапах обработки заказов (EDI) , но и подписывать, отправлять, получать и хранить онлайн в личном облачном архиве другие юридически значимые документы (договоры, акты выполненных работ и т.д.).

Об аргументах для партнеров

В основном контрагенты сразу соглашались использовать электронные документы, ведь это существенно экономит время сотрудников. Мы подсчитали, например, что на одном заказе мы экономим более 50 минут, а это 83 часа при 100 заказах в день. Учитывая наши большие объемы, для создания, отслеживания и регистрации документов необходимо было нанимать персонал низкой квалификации. Сегодня на такие позиции все труднее найти людей. А с помощью электронного документооборота простые операции выполняются автоматически.

Об изменениях в компании

Благодаря электронному документообороту наши бизнес-процессы значительно ускорились. Также нам было скорее и проще привлечь к работе через систему EDI небольших поставщиков, которые ранее не обменивались электронными документами. За полгода процент партнеров с электронными процессами у нас увеличился с 50% до 98,5%. Почти все поставщики Rozetka уже передают свои заказы, подтверждения заказа, подтверждение отгрузки, расходные накладные и т. п. исключительно в электронном виде. За полгода увеличилось и количество тех, кто работает с другими юридически значимыми документами без бумаги — с 8% до 60%. Сейчас все поставщики маркетплейса, а их более 10 000, оформляют свои договора и акты выполненных работ онлайн.

О готовности рынка

Мы нацелены на полную диджитализацию документооборота везде, где позволяет законодательство. То есть мы хотим оцифровать все первичные бухгалтерские документы, а также договоры, приложения, пролонгации.

Мечтаем еще сделать электронным гарантийный талон, когда это станет возможным на законодательном уровне. В будущем это позволит убрать бумажный документооборот по всем процессам компании.

Но пока рынок не готов. Если рассматривать наших партнеров — юридических лиц, то у каждого из них есть квалифицированная цифровая подпись, они понимают, что такое электронный документооборот, и у них этот процесс настроен. В то же время с партнерами-физлицами все гораздо сложнее. Для большинства из них такие документы, как электронная расходная накладная, электронная гарантия, электронный сертификат качества, электронный чек для конечного потребителя пока является чем-то чрезвычайным. И они хотят видеть их в бумажном виде.

О выгоде

Экономический эффект от перехода на электронный документооборот мы почувствовали прежде всего в том, что смогли сэкономить на доставке, распечатках, затратах времени сотрудников, что значительно ускорило все процессы. Однако в бизнесе меньшего размера, где не так много документов, и где один человек может быть и бухгалтером, и менеджером, и кладовщиком, экономия не будет столь существенной. Но электронный документооборот имеет кумулятивный эффект. Например, бумажный документ нужно подготовить, распечатать, подписать и направить. В среднем на проверку документа из 20 строк расходуется 3 минуты, а, соответственно, на 100 заказов — 300 минут. Для работы с таким же количеством электронных документов понадобится всего 2 минуты. При работе с одним документом эта разница незаметна. Но, обработав несколько заказов, хорошо понимаешь разницу и уже не согласишься на старые методы работы.

Читайте также —

Будущее сегодня: какие инновации скоро могут стать обыденностью для ритейла