Как выбрать зал для мероприятия: советы организаторам от UBI Конференц Холл

Площадка для проведения мероприятия – залог успеха всего события. Во-первых, это первое впечатление о торжестве, во-вторых, удобство и комфорт участников мероприятия.

Попробуем разобраться, как же не прогадать и выбрать самое подходящее помещение для конкретного события.

1. Где?

При выборе площадки для проведения мероприятий в Киеве, подумайте, где проводить свое событие? Как участникам проще добраться до места назначения? Если организовываете, например, корпоративную вечеринку, логичным будет арендовать зал неподалеку от офиса. Если вы — организатор крупного симпозиума или конференции с международным участием, стоит обратить внимание на помещения неподалеку от центра города, чтобы все гости с легкостью могли добраться до места назначения.

2. Зачем?

Зачем вы ищете площадку? Вам нужно организовать лекцию? Или, возможно, банкет? Совет: четко определитесь с целью мероприятия. Если раньше все площадки выглядели приблизительно одинаково, то сейчас под каждое конкретное событие можно подобрать зал с определенным дизайном, мебелью, цветовой гаммой, который подойдет именно под ваш ивент. Компания UBI Конференц Холл предлагает своим клиентам площадки с кардинально отличающимися характеристиками для разных форматов мероприятий:

• «SHOW» (концерты, дефиле, выставки, презентации и т.д.);
• «SPACE» (выставки, конференции, форумы, конгрессы и т.д.);
• «CO-WORKING» (рабочее место, место для встреч и переговоров и т.д.);
• «STUDY» (семинары, тренинги, мастер-классы и другие образовательные мероприятия);
• «BUSINESS» (собрания, конференции, симпозиумы и т.д.).

Такое деление площадок помогает подобрать помещение максимально точно для конкретного мероприятия.

3. Сколько?

Какое количество гостей и участников вы ожидаете? Естественно, чем больше присутствующих, тем большей площади должен быть зал. Если нужно организовать небольшой корпоративный тренинг, маленького учебного класса будет вполне достаточно, но если речь идет о крупной конференции, стоит задуматься о конференц-холле, который сможет разместить всех присутствующих. Именно поэтому, большим преимуществом будет, если помещение под мероприятие будет поделено на залы разной вместительности, для того, чтобы каждый организатор нашел для себя именно то, что искал. Наши площадки имеют такую общую площадь: «SHOW» (700 кв. м), «SPACE» (900 кв. м), «CO-WORKING» (125 кв. м), «STUDY» (500 кв. м), «BUSINESS» (1000 кв. м). При этом каждый из холлов разделен минимум на три зоны, что позволяет разнообразить мероприятие и выбрать именно то помещение, которое сможет разместить всех участников и сделать времяпровождение максимально комфортным.

4. Оборудование

После ответа на три предыдущих вопроса, вполне логичным будет подумать об оснащении помещения. Организатор должен четко понимать, какое оборудование для мероприятий ему необходимо. Проектор, флип-чарты, конференц-системы, экраны, световое и звуковое оборудование… В зависимости от потребностей, нужно четко осознавать, какой зал вам нужен, и может ли он обеспечить вас всем необходимым.

5. Дополнительные услуги

Для того чтобы гости мероприятия чувствовали себя комфортно, нужно позаботиться о дополнительных услугах. Например, UBI Конференц Холл берет на себя все заботы об организации трансфера, кейтеринга, технического обеспечения, услуг переводчика, рекламного сопровождения и проживания.

Комплексное обслуживание мероприятия значительно уменьшает нагрузку организатора события, позволяя потратить время на более важные задачи, например, работу с гостями мероприятия.

Кроме подбора зала, вас проконсультируют по ряду других, интересующих вас вопросов, предложат целый спектр услуг, что поможет в организации мероприятия любого формата и масштаба.

UBI Конференц Холл

Тел. (044) 451-92-74

info@ubi-hall.com.ua