Как украинскому ритейлу преодолевать кризис нехватки работников (+презентация)

Весь украинский ритейл имеет общую проблему в полномасштабное вторжение – дефицит кадров. Из-за нехватки людей, существующие работники перегружены. И в сети Аврора нашли решение, которое помогло перейти на почасовой формат работы с учетом КЗоТ и добиться прироста эффективности по товарной нагрузке.

Игорь Федорюк, руководитель отдела автоматизации бизнес-процессов Consulting for Retail и Елена Скляренко, эксперт по HR и организационному развитию, партнер svoe.agency во время своего выступления на RAU Summit 2024 рассказали, как сервис Tweekly автоматизирует планирование рабочих графиков и тем самым помогает уменьшить текучесть кадров. А Виктор Горбунов, проектный менеджер Аврора рассказал кейс, как внедрили Tweekly в сети мультимаркетов и каких результатов достигли.  RAU выбрала основные тезисы.

Как компании компенсируют нехватку работников

Три составляющие организации работы компании – люди, процессы и технологии. Если какой-нибудь пункт выпадает из этой тройки, нужно усиливать двумя другими.

Так что украинские компании могут пойти следующими путями:

• Упрощать процессы, где это возможно, и разделять на более мелкие операции, для которых требуется разная квалификация;
• Что касается технологий, внедрять самокассы, Price checkers, электронные ценники и в целом работать над роботизацией;
• Также есть определенные HR подходы, в частности расширение круга поиска кандидатов, укрепление процессов адаптации и удержания и гибкость управления рабочим временем.

Об управлении рабочим временем работников

Исследования показывают, что люди, которые чувствуют, что могут хотя бы частично влиять на свой график, обычно имеют меньшую эмоциональную усталость. И примерно 65% работников с гибкими графиками работы сообщили, что они очень довольны своей жизнью, тогда как среди работающих по традиционным графикам этот показатель составлял 59%.

К тому же, 87% работников и 70% менеджеров заявили, что гибкие рабочие условия положительно влияют на их производительность. Это и возможность видеть в реальном времени процент использования бюджета рабочих часов, что помогает руководителям быстро реагировать.

И компании, которые поддерживают гибкие рабочие условия, имеют на 25% более низкую текучесть персонала, чем те, кто этого не делает.

Об инструменте удобного планирования и администрирования графиков работы

Tweekly позволяет компаниям быть по-настоящему гибкими в работе с сотрудниками. У работников есть возможность создавать графики с учетом своих потребностей и потребностей розничных точек, обмениваться сменами между магазинами и при этом правильно распределять бюджет, затраченный на фонд оплаты труда, между магазинами контролировать обмен сменами и нанимать сотрудников с разными компетенциями и расставлять смены в соответствии с навыками и доступом к работе.

Если говорить о программном продукте, его можно разделить на три основных блока:

1. Определение необходимого присутствия персонала за счет минимального количества работников, необходимых на каждый момент времени для обеспечения операционной деятельности определенной точки. Здесь есть два варианта. Если в определенной компании есть отдел, который может спрогнозировать и создать прогноз потребности, то принимаем их в систему. Если такого отдела нет и нужна помощь с прогнозированием, то определяем факторы, влияющие на потребность, добавляем постоянные требования присутствия и разрабатываем прогнозную модель под определенный бизнес.

2. Получив это, переходим к следующему блоку – математическое создание графиков, которое с помощью сложных скриптов с использованием технологий M.I.L.P. На выходе имеем готовое расписание, которое создано автоматически с назначенными на него сотрудниками.

3. И третья часть – портал работников, где каждый может посмотреть свое собственное расписание, открыть смены всего магазина и других точек и вносить отсутствия, обмен изменениями или предлагать себя на те смены, которые пока никому не предназначены.

И все это доступно 24 часа и 7 дней в неделю без привязки к рабочему месяцу. Да и доступ работники могут получить на собственные девайсы.

Кейс сети мультимаркетов Аврора

Сеть Аврора насчитывает более 1600 магазинов. Сделать график на подобное количество точек – достаточно емкий процесс. В сети была основная цель – перейти на почасовой формат работы с учетом КЗоТ, снизить фонд оплаты труда и получить прирост эффективности по товарной нагрузке на человека.

При этом хотели получить дополнительные выгоды: уменьшение времени формирования графиков и их утверждения, снятие пиков погрузки в торговых точках, автоматизировать системы табелирования и автоматизировать выполнение КЗоТ (почасовая оплата требует дополнительных моментов, которые должна учесть система).

Внедрять следующим образом:

И всего через неделю запустили систему и смогли научить руководителей ею пользоваться.

С помощью инструмента по планированию графиков получили дополнительные выгоды: