Праздник без забот: как организовать обслуживание на крупном публичном мероприятии

Менеджер по работе с ключевыми клиентами компании SHEN Марина Ходорковская о том, что нужно учитывать при подготовке и проведении фестивалей, выставок, презентаций и других мероприятий с большим количеством гостей.

Читайте українською

В Украине едва ли не ежедневно проходят различные события, собирающие сотни и тысячи гостей: разнообразные выставки и ярмарки, фестивали и праздники, презентации и показы. Каждое из них имеет свои особенности, но одно остается неизменным: в местах скопления большого количества людей крайне тяжело поддерживать чистоту. Особенно, если событие так или иначе связано с food-индустрией: тогда посетители фестивалей оставляют после себя впечатляющее количество разнообразных отходов. Однако на прошедшем недавно в Киеве празднике собственного импорта Сільпо – BeerMasterDay-2017 – организаторам удалось избежать подобных проблем: все время проведения мероприятия территория оставалась чистой и помогала создавать праздничное настроение. Порядок во время BeerMasterDay-2017 обеспечивал многолетний партнер Ассоциации ритейлеров Украины – ведущая facility-компания Украины SHEN. Что нужно учитывать организаторам подобных мероприятий и что требуется от исполнителя, RAU рассказала менеджер по работе с ключевым клиентами компании SHEN Марина Ходорковская.

В первую очередь, перед началом работ необходимо обсудить с заказчиком основные рабочие моменты и урегулировать ряд деталей. Во-первых, договориться о просмотре объекта обслуживания. При личном посещении нужно обратить внимание на наличие технического помещения для персонала, состояние помещения, обсудить предполагаемое количество гостей, детально проговорить все виды и специфику работ, количество административного персонала, которое должно контролировать и принимать работы, возможные форс-мажоры и регламент реагирования на них.

Во-вторых, нужно четко знать и получить в письменном виде информацию по:

• Площади помещения под мероприятие;
• Виды работ — детализировано, также зоны ответственности двух сторон;
• Количество дней, которое длится мероприятие, количество часов, которое должен проводить каждый работник, график смен;
• Какой расходный материал, инвентарь, профессиональная техника потребуется;
• Бюджет;
• Контакты куратора, отвечающего за коммуникацию.

Только когда эти предварительные условия согласованы, все детали оговорены и зафиксированы, можно приступать к детальному составлению плана и бюджеты обслуживания мероприятия.

Как рассчитать необходимое количество персонала?

Количество персонала зависит от площади помещения, которое обслуживается, видов работ, которые необходимо провести, количества времени, необходимое на объекте.

Если брать как пример BeerMasterDay-2017, то в комплекс услуг по его обслуживанию вошло:

1. Сопровождение во время мероприятий (уборка);
2. Сбор и вывоз мусора;
3. Уборка и мойка тентов и террасы;
4. Комплексная генеральная уборка до и после мероприятия;
5. Глубокая очистка различных поверхностей до или после мероприятия;
6. Поставка расходных материалов;
7. Обслуживание санузлов и биотуалетов

Исходя из поставленных перед SHEN задач, предполагаемого количества гостей, размеров помещения и прочих факторов, о которых говорилось ранее, мы посчитали минимально необходимое количество персонала, которое будет работать на мероприятии. В первый день (подготовка к празднику) работало два человека. Во второй – когда собственно и проходил BeerMasterDay, мы выделили пять сотрудников. На третий день – уборкой после мероприятия и сворачиванием оборудования занималось два специалиста. Кроме того, каждый день на территории присутствовал наш администратор, который контактировал с организаторами и координировал работу наших сотрудников.

К чему нужно быть готовым?

Организация праздника для многих тысяч гостей – всегда тяжелая и выматывающая работа. С одной стороны – нужно быть готовым к любым неожиданностям: от погодных катаклизмов до внезапного наплыва посетителей в значительно больших объемах, чем прогнозировалось. С другой – ко всему подготовиться все равно не получится, и практически наверняка появятся какие-то непредсказуемые факторы, которые могут быть как позитивными, так и негативными.

Практика показывает, что тесное взаимодействие организаторов и приглашенной facility-компании способно нивелировать большинство неприятных неожиданностей. Например, путем проведения неурочных работ, о необходимости которых никто не мог подозревать до мероприятия, с помощью привлечения дополнительного персонала или выделения необходимого вспомогательного оборудования. Грамотный исполнитель всегда страхуется, понимая, что проведение праздника для тысяч клиентов может потребовать дополнительных ресурсов.

Читайте также —

Пива і видовищ: як пройшов Сільпо BeerMasterDay — 2017 (фоторепортаж)