Как сэкономить время и деньги при организации непрямых закупок. Кейсы JYSK, MTI и Watsons

Благодаря внедрению автоматизированных систем можно значительно ускорить процессы формирования и выполнения заказов на расходники и прочее. А значит – сэкономить деньги. JYSK

Многие украинские компании, в том числе и из сферы ритейла, основное внимание уделяют своей профильной деятельности: работе с клиентами, персоналом, партнерами и поставщиками. Что вполне оправданно и логично. В то же время вспомогательные направления, такие как, например, организация непрямых закупок (расходные и комплектующие, бумага, канцелярия и так далее), зачастую остаются без должного внимания, а то и вообще пускаются на самотек. В итоге у развитых сетей тратится неоправданно много времени и ресурсов на второстепенные вещи, что в итоге оборачивается потерей времени и денег.

RAU совместно с международной IT-компанией Precoro, разработчиком облачных решений для контроля и автоматизации процесса закупок, подобрало несколько кейсов, как компании ритейла сумели сократить издержки благодаря грамотной организации процесса непрямых закупок.

Читайте также — Опыт EVA: как обеспечить магазины персоналом при постоянном росте сети

JYSK

Результат: Время на формирование заказа сократилось в 3 раза —  с 21 к 7 рабочим  дням

Время на обработку заказа сократилось в 4 раза — с 12 к 3 рабочим дням.

В сумме, инструмент помог cэкономить компании больше 2000 рабочих часов за год.

Внедрение инструмента

Если говорить в цифрах, сотрудники 38 магазинов по Украине совместно тратили 21 рабочий день в месяц на формирование запросов на закупку и еще 12 — на его обработку. Это крайне неэффективный показатель. Инструментом, которым JYSK пользовался для формирования и обработки заказов был Excel.

JYSK принял решение автоматизировать процесс закупок с помощью SaaS-технологии, разработанной под их потребности. SaaS (программное обеспечение как услуга) — технология, при которой заказчику предоставляют облачное программное обеспечение, нацеленное на удовлетворение главных потребностей его бизнеса.

Решение компании — разработка специального каталога для формирования и обработки запроса на закупку.

Каталог значительно сократил время на размещение заказа, поскольку при наличии фильтров инициатору закупки требуется минимум времени для того что бы найти нужное наименование; время отдела снабжения, необходимое на обработку каждого запроса на закупку, так как с помощью каталога компания перестала тратить время на выгрузку запроса с Excel.

«Главной проблемой был долгий процесс формирования и обработки запроса на закупку нашими сотрудниками», — резюмирует Владимир Мовчан, финансовый директор JYSK в Украине.

Читайте также — Топ-20 ритейлеров в Facebook за июнь

MTI

Результат: время на создания отчета сведено с 15 рабочих дней в месяц к нулю

Внедрение инструмента

Главная проблема, с которой столкнулась MTI — сложность в формировании отчета по закупкам:

1. Долгий процесс создания отчета — бухгалтерами вручную с помощью Excel;
2. Высокая вероятность ошибки;
3. Отсутствие прозрачности (в таблицах Excel можно легко изменить информацию, но, при этом, трудно отследить кто именно внес правки). Как результат — невозможно определить, насколько точными являются отчеты, составленные на основе  электронных таблиц.

Инструмент, который сейчас использует MTI, создает отчеты автоматически, и компания получает их дважды в месяц. В сумме, бухгалтера MTI на 84 локациях по Украине сократили время на создания отчета с 15 рабочих дней в месяц к нулю. Преимуществом для руководства стал своевременный и абсолютно достоверный отчет.

«Сотрудники поначалу настороженно относились к новой программе, но вскоре признали, что это одна из лучших инноваций, из когда либо используемых в компании», — комментируют в MTI.

Читайте также — Как увеличить заказы он-лайн магазина в пять раз

WATSONS

Результат: система подтверждения заказов и единая база поставщиков объединили в один инструмент. Прозрачность процесса закупки заметно повысилась. Упростилась работа задача персонала при формировании и контроле выполнения заказов.

Внедрение инструмента

Отсутствие контроля над совершаемыми закупками — главная проблема, которую директор по закупкам Watsons хотел устранить. И смог это сделать путем внедрения специального инструмента для повышения прозрачности P2P-процесса.

Решение проблемы было двухступенчатым:

1. Создание иерархии подтверждения заказов — запрос на закупку от инициатора к поставщику отправляется только после утверждения его руководством.
2. Создание системы единых поставщиков для всей сети Watsons по Украине, к которым отправляются запросы за закупку.

Для внедрения инструмента и обучения сотрудников компании потребовалось всего два месяца.