Электронные закупки: практические кейсы — как сэкономить на проведении тендеров

Наталья Ковалева, руководитель проекта коммерческих торгов площадки Zakupki.Prom.ua, рассказывает о практических кейсах ритейлеров, которым удалось сэкономить миллионы гривень благодаря системе электронных торгов.

Читайте українською

Все больше украинских ритейлеров автоматизируют бизнес-процессы, чтобы сократить расходы, больше времени уделять стратегическим задачам и быть конкурентными на рынке. CRM/ERP-системы, облачные дата-центры, электронный документооборот — эти сервисы уже стали цифровым must have для многих компаний. Реформировалась и сфера закупок, в которой все активнее используется такой инструмент как электронные тендеры.

Нужно отдать должное розничным сетям, для части из них закупки с помощью тендера не стали чем-то новым. Тендеры для ритейлеров уже долгое время процедура привычная, а для некоторых — и вовсе обязательная.

Ключевое отличие электронной системы закупок — она минимизирует затраты со стороны закупщика. Ему больше не нужно самому искать поставщиков. Также появляется возможность упростить ряд операционных процессов.

Повышение конкуренции

Получить лучшее предложение на рынке возможно только если закупка будет интересна участникам. То есть основная рекомендация для заказчиков — выбирать для тендера популярные категории товаров или услуг, в которых работает много поставщиков и производителей. Среди таких: упаковочные материалы, торговое оборудование и ремонтные работы, рекламная и брендированная продукция, спецодежда для сотрудников, организация мероприятий. В вышеуказанных категориях средняя конкуренция в электронных торгах составляет 10-15 участников.

Удачный кейс: тендер на закупку швабр, который проводила сеть магазинов парфюмерии и косметики Watsons Украина. В нем участвовало 12 поставщиков, благодаря чему первоначальная цена упала более чем в 4 раза.

Экономия

Для популярных категорий в среднем экономия составляет до 15% от первоначальной цены, а в некоторых — и до 30%. Но многое зависит от объема закупки. Поэтому чем она будет больше, тем выгоднее для компании. Тем не менее, даже на небольшой закупке товара из популярной категории можно существенно сэкономить.

Удачный кейс: закупка светодиодного экрана от сети магазинов техники и электроники Алло. Самое высокое ценовое предложение составляло более 233 000 грн ($8300), в результате победителем стал участник со стоимостью 186 600 грн ($6500). Это позволило ритейлеру сэкономить более 44 000 грн ($1600).

Автоматизация процессов

Страшный сон любого специалиста по закупкам — незапланированный тендер на закупку какого-то нового товара, когда нужно потратить не один день на обзвон и приглашение поставщиков. Система упрощает этот процесс.

Удачный кейс: тендер компании Brocard Ukraine на изготовление L-образных подставок формата А5. Бюджет закупки составлял 87 000 грн, свои предложения подали 22 участника. Победитель предложил изготовить необходимый товар за 28 600 грн, в результате экономия составила 58 300 грн.

Качество товаров

Особенно это важно при работе с новым поставщиком, либо когда стоимость — не главный показатель релевантности товара или услуги. Обезопасить себя компания может с помощью проведения двухэтапного тендера. Благодаря этому у заказчика будет право на этапе преквалификации запросить тестовые образцы у участников, а затем уже проводить ценовой тендер.

Удачный кейс: закупка свитшотов компанией Intertop Ukraine. Ритейлеру необходимы были корпоративные свитшоты определенного качества, поэтому он запросил тестовые образцы. В результате сеть получила товар соответствующего качества по хорошей цене, сэкономив при этом более 687 000 грн.

Мониторинг цен на рынке

Для заказчиков, которые не готовы или не хотят проводить полноценный тендер, есть возможность использовать опцию — запрос ценовых предложений (request for proposal — RFP — ред.). Это позволяет провести мониторинг цен без обязательства выбора победителя. Такой инструмент удобен при работе с постоянными поставщиками. Если мониторинг показывает, что предложение конкурентов более выгодное, то это может стать поводом для диалога и пересмотра условий сотрудничества или же проведения полноценного тендера.

Удачный кейс: сеть Сільпо использовала запрос ценовых предложений, чтобы провести мониторинг цен на стартерные батареи. Ритейлер смог проанализировать ситуацию на рынке и получил ценовые предложения от 8 поставщиков.

Вместо заключения

Диджитализация операционных процессов с каждым днем становится все более весомым конкурентным преимуществом, позволяющим сохранить позицию на рынке. Скоро ни один из бизнесов не сможет обойтись без цифровых инструментов и сервисов. Разница лишь в том, что рынок отдает предпочтение тем, кто задает тренды. Другой вариант — пытаться за ними успеть, когда иначе «оставаться на плаву» уже невозможно. Но в таком случае придется разве что догонять лидера.

Автор — Наталья Ковалева, руководитель проекта коммерческих торгов площадки Zakupki.Prom.ua

Читайте также —

Дмитрий Логгинов, агентство Мичурин: как правильно организовать тендер на рекламные услуги