Кейс Metro Cash&Carry Украина: как выиграть тендер на поставку продуктов для армии

Международные компании подключаются к поставкам товаров и услуг государству. Почему Metro на это решилось и как можно побеждать.

Долгое время международные компании крайне настороженно относились к участию в тендерах на поставку товаров и услуг государству. Это объяснимо: как правило, без взяток и откатов побеждать в конкурсах не получалось. Тем примечательней, что после смены власти в стране и начала реформы сферы публичных закупок западные корпорации заинтересовались открывшимися возможностями. Во многом благодаря началу работы системы ProZorro, резко снизившей коррупционные риски. На встрече представителей власти и бизнеса, организованной RAU и прошедшей 19 апреля в конгресс-холле Космополитъ, об опыте участия в гостендерах и составляющих успеха рассказала начальник управления по развитию каналов доставки и организации полевых продаж ключевым клиентам Metro Cash&Carry Украина Галина Джандан.

Сейчас в моем управлении появилось целое подразделение, занимающееся вопросами участия в тендерах, в том числе и государственных. История развития этого подразделения началась в марте прошлого года, когда к нашей компании впервые обратилось Министерство обороны Украины и предложило участвовать в конкурсах на подставки продуктов в армию. Мы решили, что это достаточно хорошая возможность увеличить продажи, и подготовили документацию для участия в тендерах. Metro

Читайте также Макс Нефьодов: государство — крупнейший партнер для ритейла

Первые аукционы были объявлены на поставку продукции в две воинские части –проводился эксперимент по привлечению частных подрядчиков для снабжения армии на открытом конкурсе. Самый первый тендер, в котором мы участвовали, проиграли с треском. Тогда еще не понимали, как именно работает система ProZorro, принципы проведения онлайн аукционов, отличия от старой неэффективной схемы. Неудача на конкурсе подтолкнула к мысли махнуть на госзакупки рукой и сосредоточиться на привычной работе.

Но после встречи с одним из активистов команды ProZorro – Юрием Бугаем – решили еще раз поучаствовать в тендерах. Внимательно изучили возможности, которые предоставляет новая система, механизм ее работы, и с октября прошлого года снова стали принимать участие в конкурсах. Сначала допустили немало ошибок, изучая нюансы ProZorro, но в итоге смогли адаптироваться.

Государство –не самый страшный заказчик, который может быть. Система ProZorro предоставляет отличные возможности для честной конкурентной борьбы

Начали с маленьких тендеров на сравнительно небольшие суммы: первый конкурс, который мы выиграли, предусматривал поставку продуктов в детские сады. Хотя сумма закупки была небольшая – всего 10 000 гривень – победе на аукционе мы очень обрадовались, и поняли, что в новых условиях участие в госзакупках оправдано и перспективно. Поэтому к декабрю мы уже сформировали команду из четырех человек, занимающихся исключительно подготовкой и участием в государственных тендерах. Metro

Приложенные усилия оправдались: в январе мы выиграли тендер на поставку продовольствия в две воинские части — во Львове и Одессе.

Тут началось самое интересное. Мы столкнулись с определенными трудностями при выполнении заказа. По нашему опыту, нужно четко проговаривать с заказчиком когда, что и в каком виде он хочет получить. Возьмем простой пример: заказ на 300 кг зеленого горошка. Исполнитель воспринимает это как поставку фасованного зеленого горошка, общим  весом нетто 300 килограмм, в то время как заказчик хочет получить 300 кг сухого веса. Но сухой вес на банках не пишется: указана масса брутто и нетто. Metro

Или другой пример: поставка сока. Сок государство закупает не в литрах, а в килограммах. Стандартная литровая пэт-упаковка сока весит меньше килограмма, то есть исполнитель вынужден увеличивать объем поставки, хотя литраж вполне соответствует оговоренным условиям.

Есть еще вопрос соблюдения ГСТУ. Мы, как европейская компания, соблюдаем высокие стандарты качества. Перед тем, как выставить товар на полку, его качество тщательно проверяется. Более того – при выполнении армейских контрактов мы специально выбирали самые лучшие продукты. Но Минобороны – очень зарегулированная структура со множеством внутренних инструкций. Они должны принимать только тот товар, который четко указан в их документации, даже если требования к продукции разрабатывались 50 лет назад, и явно устарели. Это ничего не меняло: поставщик обязан привезти товар, полностью отвечающий требованиям документации.

Уделяйте много внимания деталям. Есть разница между тем, как привыкли работать частные компании, и тем, по каким принципам работает госаппарат

Другая сторона этой же проблемы: раньше в тендерах Минобороны побеждали только «свои» поставщики, и требования в нормативке выписывались специально под товар, который они могли предложить. Мой любимый пример – чай. Наша компания долго не могла понять, почему заказчик отказывается принимать высококачественный чай. Оказалось, что в руководящих документах было прописано: «чай черный в мешках по 10 кг». Поэтому принять современные упаковки по 350 грамм они не могли, как не отвечающие требованиям.

Так что периодически возникали недоразумения, которые приходилось решать в процессе работы. Этот процесс продолжается, вместе исправляем недостатки и упущения, меняем неактуальные стандарты и нормативы.

Читайте также — Репортаж со встречи ритейлеров с командой Минэкономики и ProZorro

Мы продолжаем участвовать, бороться и побеждать в тендерах. Для нас ProZorro – инструмент правильного ведения бизнеса, дающий возможность выхода на рынок с колоссальным потенциалом: столовые, больницы, армия, детские сады и школы. По самым скромным подсчетам, объем этого рынка составляет около 10 млрд грн в год. Нам интересны любые тендеры – и маленькие на 10-20 тысяч, и на миллионы, на одноразовую поставку или контракт на год. Возможности есть у всех. Metro

Что я могу порекомендовать другим компаниям, заинтересованным в выходе на этот рынок? В первую очередь — не бояться. Государство –не самый страшный заказчик, который может быть. Система ProZorro предоставляет отличные возможности для честной конкурентной борьбы, в чем заинтересованы все участники рынка.

Вторая рекомендация: уделять много внимания деталям. Есть разница между тем, как привыкли работать мы – частные компании, и тем, по каким принципам работает госаппарат. Поэтому чтобы не столкнуться с неприятностями в виде отказа от подписания договора или потери части прибыли, лучше заранее детально обговорить все с заказчиком. И тогда все получится.