Опыт ABM Cloud и Пчелка маркет: как выстроить систему управления запасами и повысить продажи

В нынешней ситуации, когда конкуренция за кошельки потребителей усиливается с каждым месяцем, даже незначительные потери могут сделать бизнес нерентабельным. Внедрение современных программных комплексов поможет справиться с этими проблемами.

Читайте українською

Пандемия, жесткий карантин, закрытие бизнесов и падение платежеспособного спроса, грядущий экономический кризис – все эти факторы ставят перед украинским ритейлом новые, ранее неизвестные вызовы. Если раньше значительную часть сил торговые сети направляли на маркетинговую активность и конкурентную борьбу, то теперь уже на повестке дня стоит вопрос банального выживания бизнеса.

И в таком случае появляется новая стратегия ритейла: боремся не с конкурентами, а со своими проблемами. Что под ней понимается и как в решении таких трудностей помогут технологии – рассматриваем на примере внедрения системы управления запасами ABM Inventory в сети магазинов Пчелка маркет, работающей в Киевском регионе.

Краткая справка о сети Пчелка маркет:

• более 30-ти магазинов (Киев и Киевская область)
• специализируется на продаже продуктов питания и сопутствующих товаров по доступным ценам
• предлагает более 7000 SKU, в том числе товары собственной торговой марки

Несмотря ни на что, сильные компании подстраиваются под нынешние реалии и продолжают развиваться, сосредоточившись на улучшении ключевых бизнес-процессов. Один из них — управление товарными запасами. Сетям приходится приспосабливаться к новым паттернам поведения покупателей и заново анализировать спрос, чтобы:

1. не допустить затаривание магазина;
2. не остаться с пустыми полками;
3. не превратить товар в излишки и неликвиды;
4. обеспечить спрос при минимальных затратах, чтобы высвободить средства для инвестиций в другие активы.

Максимально систематизировав и автоматизировав процессы, можно избежать хаоса. Примером успешного опыта в данном направлении может считаться кейс сети Пчелка маркет, которая не так давно успешно запустила работу трех новых торговых точек (без расширения штата отдела закупок) и в краткие сроки увеличила продажи по сети на 7%.

Как показывает практика, большинство ошибок в управлении запасами случается из-за человеческого фактора. Руководители Пчелка маркет рассказывают, что лучшим решением стало уйти от ручного управления и довериться современным технологиям. Так запустился проект по автоматизации процесса управления запасами, которым занимались эксперты международной компании ABM Cloud.

Убрать человеческий фактор

«Когда мы спросили клиента о главных целях, он ответил: увеличение продаж и сокращение излишних запасов. При этом стратегической целью было расширение сети и оптимизация процесса закупок без увеличения персонала. Автоматизация — это не просто алгоритмы для формирования заказов и уменьшения операционных затрат, а всегда конкретные эффекты. Среди них: улучшение оборачиваемости, а, следовательно, и прибыльности сети. Наша система управления запасами ABM Inventory решила все те задачи, на которые люди тратили много времени и все равно не достигали нужных показателей», — рассказывает Алла Кличко, эксперт компании ABM Cloud.

Какие задачи решают системы по управлению запасами:

• Автоматическая отправка заказов поставщику, без участия менеджеров. Это исключает ошибки, связанные с человеческим фактором, и помогает сократить количество персонала для обработки заказов.
• При формировании заказов учитываются данные о недавнем спросе и то, с какой частотой товар должен поступать в магазин.
• Возможность оптимизации человеческих ресурсов, в частности при расширении сети. На примере Пчелка маркет: при масштабировании бизнеса не потребовался дополнительный персонал (только на этапе наладки работы на новом складе).
• Расчет необходимого количества товара под акции.
• Визуализация проблемных зон (излишки товара, упущенные продажи и другие) с возможностью оперативно оценивать ситуацию и принимать соответствующие меры.
• Возможность формировать заказы через распределительный центр.
• Управление запасами осуществляется по фактическому спросу на товар, а не по прогнозу продаж.

Для того, чтобы система заработала стала эффективной, необходимо пройти три важных этапа. Эксперты компании ABM Cloud условно делят их на:

1. интеграцию данных, когда обсуждаются бизнес-процессы компании; и непосредственно данные, которые необходимо будет получать системе ABM Inventory на ежедневной основе.
2. обучение персонала, работающего с системой.
3. составление отчетности и масштабирование.

«На всех этапах мы зачастую старались присутствовать лично, чтобы уделить время каждому менеджеру, посмотреть вместе с ним первые заказы и разобрать их», — уточняет Алла Кличко, эксперт компании ABM Cloud. Но при этом опыт компании позволяет экспертам проводить внедрение системы удаленно. Даже карантин не станет помехой для автоматизации, если команда со стороны заказчика обладает высоким уровнем самоорганизации, открыта к диалогу и привлекает квалифицированного специалиста.

Проблемы и решения

Опираясь на успешный опыт сети Пчелка маркет можно выделить основные проблемы в управлении запасами и их решения:

1. Целевые уровни запаса

Когда заказы формируются вручную, менеджер полагается на собственные расчеты. В итоге количество заказанного товара оказывается намного большим, чем спрос. Чаще всего такая ситуация возникает после акций, когда маркетинговое мероприятие заканчивается, а магазин остается с запасом не меньше, чем еще на две-три такие акции. Не менее распространенной проблемой является то, что менеджер регулярно заказывает больше, чтобы перестраховаться.

Да, изначально при внедрении системы, у сотрудников Пчелка маркет были опасения, что товара может оказаться недостаточно. Но уже при формировании заказов они убедились, что система автоматически подстраивает буферы под фактическое потребление товара, график поставок и упаковку. При необходимости она увеличивает буферы, а соответственно — заказываемое количество.

Решение: целевые уровни запаса были рассчитаны на каждой точке хранения по каждому SKU-буферу. При формировании заказов система никогда не заказывает количество выше зоны буфера и не допускает излишков. Запасы товаров «OUT». Данный отчет используется категорийными менеджерами по товарам, которые выводятся из сети. Процедура освобождает менеджера от заботы отслеживать остатки товара, а отчет позволяет обратить внимание на проблемные зоны.

2. Товары категории Fresh

Эти товары требуют более точного расчета заказа — здесь не обойтись без учета специфической информации: срока остаточной годности товара в момент его поставки, среднедневной продажи товара, неравномерности спроса в течение недели и уровня списаний товара в случае его порчи и истечения срока годности.

Решение: был настроен отдельный алгоритм «Fresh» в системе ABM Inventory. В результате обработки большого количества данных у программы есть возможность эффективно управлять данной группой товаров, не допуская упущенных продаж и минимизируя списание просроченных товаров.

3. Работа с поставщиками

Одной из самых распространенных ошибок при работе с поставщиками является ошибочная логика менеджера, что чем больше партия — тем больше скидка, а следовательно, и выгода для сети. Однако это не 100% гарантия прибыли для ритейлера и может повлечь за собой много неприятных последствий:

• дополнительные затраты на содержание товара
• продажа других товаров игнорируется, поскольку менеджеры работают с одной категорией, стараясь избежать излишков
• количество товара превышает спрос, а показатель оборачиваемости уменьшается
• невозможно расширить ассортимент из-за наличия излишних запасов
• средства замораживаются в излишках
• товар портится.

Не менее важный фактор — оптимизация поставщиков, у которых присутствуют требования по минимальному заказу. В этом случае важно сначала добавлять в заказ самые ходовые товары, и в последнюю очередь — слабо продающиеся. А менеджер не всегда способен проанализировать это самостоятельно.

Решение: отчет с помощью системы ABM Inventory позволил быстро оценить долю закупок и продаж, которую занимает поставщик в компании, проследить динамику продаж его товаров, остатков и оборачиваемости. Также данный отчет позволил категорийным менеджерам эффективно вести контроль взаимодействия с поставщиками. С помощью оптимизации не только минимизируются ненужные излишки, но и уменьшается риск упущенных продаж по данным поставщикам.

4. Отчетность

Самый лучший способ быть успешнее конкурентов — отслеживать все свои показатели в режиме реального времени. Например, количество отчетов, которые ежедневно формируются системой для сети Пчелка маркет — около 20-ти! Достаточно развернутая отчетность позволяет высвободить время для менеджеров по закупкам, категорийных менеджеров и топ-менеджеров на более стратегические задачи.

Решения для менеджеров по закупкам:

• все данные удобно консолидированы и видны все проблемные зоны с заказами (это позволяет быстро увидеть и решить проблемы с заказами, избежать упущенных продаж или over-стоков);
• для расчета заказа система учитывает множество данных, текущий спрос, график поставок, предстоящие активности (это снижает вероятность ошибки, в отличии от заказов, рассчитанных вручную менеджером);
• предоставляется возможность быстро создать и отправить заказы большому количеству поставщиков по всем магазинам.

Решения для категорийных менеджеров:

• минимизация ручной работы (это позволяет больше времени посвятить анализу эффективности категории и разработке мероприятий по улучшению прибыльности);
• появляется больше времени для анализа рынка и поиска интересных решений для клиентов;
• работа с поставщиками становится более эффективной (анализируется надежность, эффективность и производительность поставщиков, что помогает отказаться от нечестных или медленных поставщиков и сократить потерянные продажи из-за задержек поставок).

Решения для топ-менеджеров:

• значительно сокращаются затраты за счет уменьшения излишков и улучшения оборачиваемости;
• уменьшается уровень упущенных продаж за счет минимизации ошибок при формировании заказов;
• оптимизируются затраты на персонал за счет автоматизации заказов;
• повышается уровень выполнения заказов с помощью дополнительных инструментов контроля поставщиков.

Результаты проекта

Итак, после внедрения технологий в бизнес-процессы сети Пчелка маркет можно выделить следующие положительные результаты:

• Автоматизирован процесс закупок – 80% заказов отправляется автоматически
• Во время внедрения открылось 3 новых магазина, при этом штат закупщиков не увеличился
• Оборачиваемость улучшилась на 8%
• Продажи выросли на 7% (за счет постоянного наличия необходимого товара на полке)
• Около 121 000 товарных позиций управляются системой
• В среднем в день автоматически отправляется 1100-1400 заказов

Возвращаясь к последним событиям в нашей стране, можно смело утверждать, что на рынке останутся самые “гибкие” и “дисциплинированные” ритейлеры. Только в условиях полного порядка внутри собственных процессов и с помощью глубокого анализа данных, можно выбрать правильный следующий шаг. Возможно, автоматизация не застрахует компанию от всех ударов рынка, но она точно поможет держаться на ногах крепче.

Сейчас многие ритейлеры больше занимаются текущими вопросами, сосредоточившись на решении сиюминутных задач. Вследствие такой концентрации на «операционке» есть риск упустить возможность изменить процессы и улучшить положение компании на рынке. Чтобы бизнес был конкурентоспособным и устойчивым — надо постоянно двигаться вперед и опережать других игроков сегмента. Предлагаемый чек-лист поможет определить сильные и слабые стороны компании, понять какие направления требуют улучшений и особого внимания:

Читайте также –

Кейс Добра Крамниця и ABM Cloud: как управлять запасами онлайн в условиях удаленного режима