Досвід ABM Cloud і Пчелка маркет: як вибудувати систему управління запасами та підвищити продажі

У нинішній ситуації, коли конкуренція за гаманці споживачів посилюється з кожним місяцем, навіть незначні втрати можуть зробити бізнес нерентабельним. Впровадження сучасних програмних комплексів допоможе впоратися з цими проблемами.

Цей матеріал також доступний російською мовою

Пандемія, жорсткий карантин, закриття бізнесів і падіння платоспроможного попиту, прийдешня економічна криза – всі ці фактори ставлять перед українським рітейлом нові, раніше невідомі виклики. Якщо до цього часу значну частину сил торгові мережі направляли на маркетингову активність і конкурентну боротьбу, то тепер вже на порядку денному стоїть питання банального виживання бізнесу.

І в такому випадку з’являється нова стратегія рітейлу: боремося не з конкурентами, а зі своїми проблемами. Що під нею розуміється і як в рішенні таких труднощів допоможуть технології – розглядаємо на прикладі впровадження системи управління запасами ABM Inventory в мережі магазинів Пчелка маркет, що працює в Київському регіоні.

Коротка довідка про мережу Пчелка маркет:

• більше 30-ти магазинів (Київ та Київська область)
• спеціалізується на продажі продуктів харчування і супутніх товарів за доступними цінами
• пропонує більше 7000 SKU, в тому числі товари власної торгової марки

Незважаючи ні на що, сильні компанії підстроюються під нинішні реалії та продовжують розвиватися, зосередившись на поліпшенні ключових бізнес-процесів. Один з них – управління товарними запасами. Мережам доводиться пристосовуватися до нових патернів поведінки покупців, і заново аналізувати попит, щоб:

1. не допустити затарювання магазину;
2. не залишитися з порожніми полицями;
3. не перетворити товар в надлишки і неліквіди;
4. забезпечити попит при мінімальних витратах, щоб вивільнити кошти для інвестицій в інші активи.

Максимально систематизувавши й автоматизувавши процеси, можна уникнути хаосу. Прикладом успішного досвіду в даному напрямку може вважатися кейс мережі Пчелка маркет, яка не так давно успішно запустила роботу трьох нових торгових точок (без розширення штату відділу закупівель) і в короткі терміни збільшила продажі через мережу на 7%.

Як показує практика, більшість помилок в управлінні запасами трапляється через людський фактор. Керівники Пчелка  маркет розповідають, що найкращим рішенням стало уникнути ручного управління і довіритися сучасним технологіям. Так запустився проект по автоматизації процесу управління запасами, яким займалися експерти міжнародної компанії ABM Cloud.

Прибрати людський фактор

«Коли ми запитали клієнта про головні цілі, він відповів: збільшення продажів і скорочення зайвих запасів. При цьому стратегічною метою було розширення мережі та оптимізація процесу закупівель без збільшення персоналу. Автоматизація – це не просто алгоритми для формування замовлень і зменшення операційних витрат, а завжди конкретні ефекти. Серед них: поліпшення оборотності, а, отже, і прибутковості мережі. Наша система управління запасами ABM Inventory вирішила все ті завдання, на які люди витрачали багато часу і все одно не досягали потрібних показників», – розповідає Алла Кличко, експерт компанії ABM Cloud.

Які завдання вирішують системи з управління запасами:

• Автоматична відправка замовлень постачальнику, без участі менеджерів. Це виключає помилки, пов’язані з людським фактором, і допомагає скоротити кількість персоналу для обробки замовлень.
• При формуванні замовлень враховуються дані про попит, і те, з якою частотою товар повинен надходити в магазин.
• Можливість оптимізації людських ресурсів, зокрема при розширенні мережі. На прикладі Пчелка маркет: при масштабуванні бізнесу не потрібен був додатковий персонал (тільки на етапі налагодження роботи на новому складі).
• Розрахунок необхідної кількості товару під акції.
• Візуалізація проблемних зон (надлишки товару, втрачені продажу та інші) з можливістю оперативно оцінювати ситуацію і приймати відповідні заходи.
• Можливість формувати замовлення через розподільний центр.
• Управління запасами здійснюється за фактичним попитом на товар, а не за прогнозом продажів.

Для того, щоб система запрацювала і стала ефективною, необхідно пройти три важливих етапи. Експерти компанії ABM Cloud умовно ділять їх на:

1. інтеграцію даних, коли обговорюються бізнес-процеси компанії; і безпосередньо дані, які необхідно буде отримувати системі ABM Inventory на щоденній основі.
2. навчання персоналу, що працює з системою.
3. складання звітності та масштабування.

«На всіх етапах ми часто намагалися бути присутніми особисто, щоб приділити час кожному менеджеру, подивитися разом з ним перші замовлення і розібрати їх», – уточнює Алла Кличко, експерт компанії ABM Cloud. Але при цьому досвід компанії дозволяє експертам проводити впровадження системи віддалено. Навіть карантин не стане перешкодою для автоматизації, якщо команда з боку замовника має високий рівень самоорганізації, відкрита до діалогу та залучає кваліфікованого фахівця.

Проблеми та рішення

Спираючись на успішний досвід мережі Пчелка маркет можна виділити основні проблеми в управлінні запасами та їх рішення:

1. Цільові рівні запасу

Коли замовлення формуються вручну, менеджер покладається на власні розрахунки. В результаті кількість замовленого товару виявляється набагато більшою, ніж попит. Найчастіше така ситуація виникає після акцій, коли маркетинговий захід закінчується, а магазин залишається із запасом не менше, аніж ще на дві-три такі акції. Не менш поширеною проблемою є те, що менеджер регулярно замовляє більше, щоб перестрахуватися.

Так, спочатку при впровадженні системи, у співробітників Пчелка маркет були побоювання, що товару може виявитися недостатньо. Але вже при формуванні замовлень вони переконалися, що система автоматично підлаштовує буфери під фактичне споживання товару, графік поставок і упаковку. При необхідності вона збільшує буфери, а відповідно – замовлення.

Рішення: цільові рівні запасу були розраховані на кожній точці зберігання по кожному SKU-буферу. При формуванні замовлень система ніколи не замовляє кількість вище зони буфера, тому не допускає надлишків. Запаси товарів «OUT». Даний звіт використовується категорійними менеджерами по товарах, які виводяться з мережі. Процедура звільняє менеджера від турботи відстежувати залишки товару, а звіт дозволяє звернути увагу на проблемні зони.

2. Товари категорії Fresh

Ці товари вимагають більш точного розрахунку замовлення – тут не обійтися без урахування специфічної інформації: терміну придатності товару в момент його поставки, середньоденні продажі товару, нерівномірність попиту протягом тижня і рівень списань товару в разі його псування і закінчення терміну придатності.

Рішення: був налаштований окремий алгоритм «Fresh» в системі ABM Inventory. В результаті обробки великої кількості даних у програми є можливість ефективно управляти цією групою товарів, не допускаючи втрачених продажів і мінімізуючи списання прострочених товарів.

3. Робота з постачальниками

Однією з найпоширеніших помилок при роботі з постачальниками є хибна логіка менеджера, що чим більше партія – тим більша знижка, а отже, і вигода для мережі. Однак це не 100% гарантія прибутку для рітейлера, і може спричинити за собою багато неприємних наслідків:

• додаткові витрати на утримання товару
• продаж інших товарів ігнорується, оскільки менеджери працюють з однією категорією, намагаючись уникнути надлишків
• кількість товару перевищує попит, а показник оборотності зменшується
• неможливо розширити асортимент через наявність зайвих запасів
• кошти заморожуються в надлишки
• товар псується

Не менш важливий фактор – оптимізація постачальників, у яких присутні вимоги щодо мінімального замовлення. У цьому випадку важливо спочатку додавати в замовлення самі ходові товари, а в останню чергу – ті, що слабо продаються. А менеджер не завжди здатний проаналізувати це самостійно.

Рішення: звіт за допомогою системи ABM Inventory дозволив швидко оцінити частку закупівель і продажів, яку займає постачальник в компанії, простежити динаміку продажів його товарів, залишків та оборотності. Також даний звіт дозволив категорійним менеджерам ефективно вести контроль взаємодії з постачальниками. За допомогою оптимізації не тільки мінімізуються непотрібні надлишки, а й зменшується ризик втрачених продажів за даними постачальникам.

4. Звітність

Найкращий спосіб бути успішнішим за конкурентів – відстежувати всі свої показники в режимі реального часу. Наприклад, кількість звітів, які щодня формуються системою для мережі Пчелка маркет – близько 20-ти! Досить розгорнута звітність дозволяє вивільнити час для менеджерів із закупівель, категорійних менеджерів і топ-менеджерів на більш стратегічні завдання.

Рішення для менеджерів із закупівель:

• всі дані зручно консолідовані, тому видно всі проблемні зони із замовленнями (це дозволяє швидко побачити і вирішити проблеми із замовленнями, уникнути втрачених продажів або over-стоків);
• для розрахунку замовлення система враховує безліч даних, поточний попит, графік поставок, майбутні активності (це знижує ймовірність помилки, на відміну від замовлень, розрахованих вручну менеджером);
• надається можливість швидко створити і відправити замовлення великої кількості постачальників по всіх магазинах.

Рішення для категорійних менеджерів:

• мінімізація ручної роботи (це дозволяє більше часу присвятити аналізу ефективності категорії та розробці заходів щодо поліпшення прибутковості);
• з’являється більше часу для аналізу ринку та пошуку цікавих рішень для клієнтів;
• робота з постачальниками стає більш ефективною (аналізується надійність, ефективність і продуктивність постачальників, що допомагає відмовитися від нечесних або повільних постачальників і скоротити втрачені продажі через затримки поставок).

Рішення для топ-менеджерів:

• значно скорочуються витрати за рахунок зменшення надлишків і поліпшення оборотності;
• зменшується рівень втрачених продажів за рахунок мінімізації помилок при формуванні замовлень;
• оптимізуються витрати на персонал за рахунок автоматизації замовлень;
• підвищується рівень виконання замовлень за допомогою додаткових інструментів контролю постачальників.

Результати проекту

Отже, після впровадження технологій в бізнес-процеси мережі Пчелка маркет можна виділити наступні позитивні результати:

• Автоматизований процес закупівель – 80% замовлень відправляється автоматично
• Під час впровадження відкрилося 3 нових магазини, при цьому штат закупівельників не збільшився
• Оборотність покращилася на 8%
• Продажі зросли на 7% (за рахунок постійної наявності необхідного товару на полиці)
• Близько 121 000 товарних позицій управляються системою
• В середньому в день автоматично відправляється 1100-1400 замовлень

Повертаючись до останніх подій в нашій країні, можна сміливо стверджувати, що на ринку залишаться самі “гнучкі” та “дисципліновані” рітейлери. Тільки в умовах повного порядку всередині власних процесів і за допомогою глибокого аналізу даних, можна вибрати правильний наступний крок. Можливо, автоматизація не застрахує компанію від усіх ударів ринку, але вона точно допоможе триматися на ногах міцніше.

Зараз багато хто з рітейлерів більше займається поточними питаннями, зосередившись на вирішенні нагальних завдань. Внаслідок такої концентрації на “операціонці” є ризик втратити можливість змінити процеси та поліпшити становище компанії на ринку. Щоб бізнес був конкурентоспроможним і стійким – треба постійно рухатися вперед і випереджати інших гравців сегмента. Пропонований чек-лист допоможе визначити сильні та слабкі сторони компанії, зрозуміти, які напрямки вимагають поліпшень і особливої ​​уваги:

Читайте також –

Кейс Добра Крамниця і ABM Cloud: як управляти запасами онлайн в умовах віддаленого режиму