Електронні тендери: навіщо бізнесу модернізувати систему закупівель в компанії

Наталія Ковальова, керівник департаменту комерційних закупівель і продажів торгового майданчика Zakupki.Prom.ua, про те, як бізнес може оптимізувати процес і заощадити ресурси на закупівлі.

Сучасні технології проникають в усі сфери життя. А між тим, в деяких галузях вітчизняного бізнесу застарілі методи досі в ходу. Наприклад, не менше 50% українських компаній все ще проводять закупівлі “вручну”, хоча це можна робити набагато швидше, ефективніше – за допомогою спеціальних IT-продуктів. Наприклад, онлайн-системи для автоматизації закупівель.

Які проблеми вирішить автоматизація закупівель

Керівники профільних департаментів не з чуток знайомі з проблемами, які виникають в процесі закупівель.

По-перше, часові витрати. При закупівлях “вручну” вони колосальні. Адже потрібно знайти постачальників, відправити їм свій запит, дочекатися їх пропозицій – в кращому випадку – на e-mail, а то і зовсім паперовим листом в конверті. Так, буває і таке.

По-друге, немає ніяких гарантій, що при пошуку постачальників будуть враховані всі пропозиції на ринку. Можна просто через недогляд втратити самого вигідного контрагента. Особливо це актуально для новачків в закупівлях.

По-третє, громіздка схема проведення торгів – багаторазові дзвінки, обмін листами з ціновими пропозиціями… Знову трата часу, нервів, ресурсів.

Автоматизація – це, звичайно, не чарівна пігулка, яка вирішить всі проблеми бізнесу і конкретно процесу закупівель. Але, як показує досвід, спеціальні електронні системи, створені для оптимізації закупівель, допомагають значно оптимізувати роботу компанії, налагодити чітку систему поставок.

Наведемо приклад, як з цими завданнями справляється система електронних комерційних закупівель RIALTO.

Економія часу та оптимізація процесу. Оголошуючи тендер через сервіс онлайн-закупівель, компанія буквально передає на аутсорс пошук постачальників. Не потрібно більше робити сотні дзвінків і розсилати тисячі листів – це зроблять фахівці електронних майданчиків.

Розширення кола постачальників і максимальна конкуренція. Залученням учасників тендера займуться фахівці з глибоким знанням необхідного сегмента ринку. В системі RIALTO працюють п’ять майданчиків, в базі зареєстровано 60 000 постачальників, 75% з яких – учасники системи ProZorro, тобто, ті, хто всерйоз зацікавлений в постачаннях, має досвід участі в тендерах.

Середня конкуренція на торгах в системі RIALTO становить 3,02 пропозиції на тендер, максимальна – 23 учасники.

Замовник за бажанням, може запросити і своїх постійних партнерів взяти участь в торгах на загальних підставах.

Автоматичне проведення торгів. Функціонал системи RIALTO забезпечує автоматичне проведення аукціону. При цьому, участь замовника необов’язково: переможцем стане постачальник з кращою ціною.

Замовника ніхто не буде примушувати підписувати договір з автоматично визначеним переможцем, якщо виникнуть якісь складнощі.

Крім вирішення проблем, система електронних торгів дає додаткові вигоди. Наприклад, це економія коштів. В середньому цей показник становить 3-10% при збереженні якості товарів, що поставляються і послуг.

Ще один бонус онлайн-системи – її доступність. Немає необхідності встановлювати спеціальне програмне забезпечення: RIALTO працює за принципом хмарних технологій, тому для використання досить комп’ютера (планшета, смартфона) і виходу в інтернет. Для замовників використання тендерів в системі RIALTO безкоштовне.

Найуспішніше на онлайн-торгах проходять закупівлі витратних матеріалів, обладнання, різноманітних послуг.

Досвід клієнтів

Система електронних торгів RIALTO функціонує другий рік. За цей час тут почали проводити закупівлі такі гіганти ринку, як Фармак, МАУ, Брокард, Нова пошта, Roshen, Watsons, Воля-кабель і багато інших.

Природно, одним з плюсів використання електронних тендерів називають оптимізацію витрат. Наприклад, директор Нової пошта Олександр Бульба поділився, що тільки за три місяці пілотного використання системи електронних закупівель вдалося заощадити 3 млн грн. Тому компанія продовжила працювати за цим алгоритмом. «На наш погляд, у використанні сучасних онлайн-інструментів є багато переваг: відкриті і прозорі торги, розширення бази постачальників і підвищення конкуренції між ними. Ми також бачимо цінові тенденції ринку товарів і послуг, що дає орієнтири для довгострокового планування», – говорить Олександр Бульба.

Крім того, клієнти відзначають прозорість системи, і можливість оптимізувати не тільки витрати, але і робочий час персоналу.

«З переваг системи електронних закупівель RIALTO можу відзначити, по-перше, її відкритість. Це великий плюс для позиціонування компанії на ринку і відповідає цінностям компанії – відкритості, чесності, прозорості. Крім того, система подобається тим, що дає можливість по нескладному предмету закупівлі досить оперативно провести торги. Таким чином, вивільняється час і людський ресурс для більш пріоритетних, стратегічних завдань», – розповідає Юрій Діденко, начальник відділу закупівель компанії Воля-Кабель.

Показовим буде досвід IT-компанії EVO, яка зовсім недавно перейшла на електронні тендери і абсолютно несподівано для себе модернізувала всю систему закупівель в компанії. Крім економії, обсяг якої досяг 1 млн грн за півроку, система електронних закупівель дозволила досягти ще ряду позитивних результатів.

«З помітних плюсів автоматизації закупівель відразу можу відзначити збільшення кількості постачальників: в середньому на одних торгах їх п’ять. А недавно в тендер на поставку футболок для співробітників подали пропозиції 20 учасників. Автоматизація закупівель приносить ще системну перевагу: відділи звикають планувати свою роботу. Адже без організації тендера закупівлі можна було робити з сьогодні на завтра», – розповідає головний закупник EVO Анна Боць.

В окремих випадках використання системи онлайн-закупівель допомагає вирішувати специфічні запити. Причина – знову-таки, в обширній базі постачальників і глибокому розумінні менеджерами майданчиків ринку постачальників. Наприклад, авіакомпанія МАУ – один з “досвідчених” замовників – організувала тендер на кейтеринг для корпоративного заходу з обов’язковим проведенням дегустації. Торгуватися за поставки для авіаторів на електронні торги прийшли 10 учасників. В результаті постачальник був знайдений, замовнику вдалося заощадити 10% від очікуваної суми закупівлі.

Ще одна історія з тим же клієнтом – пошук послуг колл-центрів в США і Канаді. У тендері, крім вартості, також враховувалися нецінові показники. На торги подали заявки троє учасників, і вона теж завершилася успішно.

Одним словом, використання компаніями системи електронних закупівель – це не тільки можливість економити або збільшувати конкуренцію в тендерах. Це набагато більші, концептуальні зміни, які дозволяють переходити на нові стандарти ведення бізнесу.

Автор – Наталія Ковальова, керівник департаменту комерційних закупівель і продажів торгового майданчика Zakupki.Prom.ua

Читайте також –

ТОП-5 трендів e-commerce в Україні в 2018 році