Электронные тендеры: зачем бизнесу модернизировать систему закупок в компании

Наталия Ковалева, руководитель департамента коммерческих закупок и продаж торговой площадки Zakupki.Prom.ua, о том, как бизнес может оптимизировать процесс и сэкономить ресурсы на закупках.

Читайте українською

Современные технологии проникают во все сферы жизни. А между тем, в некоторых отраслях отечественного бизнеса архаичные методы до сих пор в ходу. К примеру, не менее 50% украинских компаний все еще проводят закупки “вручную”, хотя это можно делать гораздо быстрее, эффективнее — с помощью специальных IT-продуктов. К примеру, онлайн-системы для автоматизации закупок.

Какие проблемы решит автоматизация закупок

Руководители профильных департаментов не понаслышке знакомы с проблемами, которые возникают в процессе закупок.

Во-первых, временные затраты. При закупках “вручную” они колоссальные. Ведь нужно найти поставщиков, отправить им свой запрос, дождаться их предложений — в лучшем случае — на e-mail, а то и вовсе бумажным письмом в конверте. Да, бывает и такое.

Во-вторых, нет никаких гарантий, что при поиске поставщиков будут учтены все предложения на рынке. Можно просто по недосмотру упустить самого выгодного контрагента. Особенно это актуально для новичков в закупках.

В-третьих, громоздкая схема проведения торгов — многократные звонки, обмен письмами с ценовыми предложениями… Снова трата времени, нервов, ресурсов.

Автоматизация — это, конечно, не волшебная пилюля, которая решит все проблемы бизнеса и конкретно процесса закупок. Но, как показывает опыт, специальные электронные системы, созданные для оптимизации закупок, помогают значительно оптимизировать работу компании, наладить четкую систему поставок.

Приведем пример, как с этими задачами справляется система электронных коммерческих закупок RIALTO.

Экономия времени и оптимизация процесса. Объявляя тендер через сервис онлайн-закупок, компания буквально передает на аутсорс поиск поставщиков. Не нужно больше делать сотни звонков и рассылать тысячи писем — это сделают специалисты электронных площадок.

Расширение круга поставщиков и максимальная конкуренция. Привлечением участников тендера займутся специалисты с глубоким знанием необходимого сегмента рынка. В системе RIALTO работают пять площадок, в базе зарегистрировано 60 000 поставщиков, 75% из которых — участники системы ProZorro, то есть, те, кто всерьез заинтересован в поставках, имеет опыт участия в тендерах.

Средняя конкуренция на торгах в системе RIALTO составляет 3,02 предложения на тендер, максимальная — 23 участника.

Закупщик по желанию, может пригласить и своих постоянных партнеров принять участие в торгах на общих основаниях.

Автоматическое проведение торгов. Функционал системы RIALTO обеспечивает автоматическое проведение аукциона. При этом, участие заказчика необязательно: победителем станет поставщик с лучшей ценой.

Заказчика никто не будет принуждать подписывать договор с автоматически определенным победителем, если возникнут какие-то сложности.

Помимо решения проблем, система электронных торгов дает дополнительные выгоды. Например, это экономия средств. В среднем этот показатель составляет 3-10% при сохранении качества поставляемых товаров и услуг.

Еще один бонус онлайн-системы — ее доступность. Нет необходимости устанавливать специальное ПО: RIALTO работает по принципу облачных технологий, поэтому для использования достаточно компьютера (планшета, смартфона) и выхода в интернет. Для заказчиков использование тендеров в системе RIALTO бесплатное.

Успешнее всего на онлайн-торгах проходят закупки расходных материалов, оборудования, разнообразных услуг.

Опыт клиентов

Система электронных торгов RIALTO функционирует второй год. За это время здесь начали проводить закупки такие гиганты рынка, как Фармак, МАУ, Брокард, Нова пошта, Roshen, Watsons, Воля-кабель и много других.

Естественно, одним из плюсов использования электронных тендеров называют оптимизацию расходов. Например, директор Новой пошта Александр Бульба поделился, что только за три месяца пилотного использования системы электронных закупок удалось сэкономить 3 млн грн. Потому компания продолжила работать по этому алгоритму. «На наш взгляд, в использовании современных онлайн-инструментов есть много преимуществ: открытые и прозрачные торги, расширение базы поставщиков и повышение конкуренции между ними. Мы также видим ценовые тенденции рынка товаров и услуг, это дает ориентиры для долгосрочного планирования», — говорит Александр Бульба.

Кроме того, клиенты отмечают прозрачности системы, и возможность оптимизировать не только расходы, но и рабочее время персонала.

«Из преимуществ системы электронных закупок RIALTO могу отметить, во-первых, ее открытость. Информация о тендере и о его результатах доступна широкому кругу поставщиков. Это большой плюс для позиционирования компании на рынке и соответствует ценностям компании — открытости, честности, прозрачности. Кроме того, система нравится тем, что дает возможность по несложному предмету закупки довольно оперативно провести торги. Таким образом, высвобождается время и человеческий ресурс для более приоритетных, стратегических задач», — рассказывает Юрий Диденко, начальник отдела закупок компании Воля-Кабель.

Показательным будет опыт IT-компании EVO, которая совсем недавно перешла на электронные тендеры и совершенно неожиданно для себя модернизировала всю систему закупок в компании. Кроме экономии, объемы которой достигли 1 млн грн за полгода, система электронных закупок позволила достичь еще ряда позитивных результатов.

«Из заметных плюсов автоматизации закупок сразу могу отметить увеличение количества поставщиков: в среднем на одних торгах их пять. А недавно в тендер на поставку футболок для сотрудников подали предложения 20 участников. Автоматизация закупок приносит еще системное преимущество: отделы привыкают планировать свою работу. Ведь без организации тендера закупки можно было делать с сегодня на завтра», — рассказывает главный закупщик EVO Анна Боць.

В отдельных случаях использование системы онлайн-закупок помогает решать специфические запросы. Причина — опять-таки, в обширной базе поставщиков и глубоком понимании менеджерами площадок рынка поставщиков. К примеру, авиакомпания МАУ — один из “искушенных” заказчиков — организовала тендер на кейтеринг для корпоративного мероприятия с обязательным проведением дегустации. Торговаться за поставки для авиаторов на электронные торги пришли 10 участников. В результате поставщик был найден, заказчику удалось сэкономить 10% от ожидаемой суммы закупки.

Еще одна история с тем же клиентом — поиск услуг колл-центров в США и Канаде. В тендере, помимо стоимости, также учитывались неценовые показатели. На торги подали заявки трое участников, и она тоже завершилась успешно.

Одним словом, использование компаниями системы электронных закупок – это не только возможность экономить или увеличивать конкуренцию в тендерах. Это гораздо большие, концептуальные изменения, которые позволяют переходить на новые стандарты ведения бизнеса.

Автор — Наталия Ковалева, руководитель департамента коммерческих закупок и продаж торговой площадки Zakupki.Prom.ua

Читайте также —

ТОП-5 трендів e-commerce в Україні в 2018 році