Кейс Добра Крамниця и ABM Cloud: как управлять запасами онлайн в условиях удаленного режима

Сеть магазинов Добра Крамниця поделилась тем, как можно сделать свой ассортимент максимально сбалансированным и построить современную систему управления запасами.

Читайте українською

Запорожская сеть продуктовых магазинов формата «супермаркет» и «у дома» Добра крамниця отличается несколькими особенностями, которые позволяют ей успешно работать на высококонкурентном рынке продуктового ритейла. Во-первых, это сеть клиентоориентированных магазинов с высоким уровнем сервиса. В-вторых, в супермаркетах внедрена система самообслуживания — покупатель может сам выбрать все, что ему нужно. В-третьих и в-четвертых, в торговых точках продается кулинарная продукция собственного производства, а также имеются склады собственного производства, откуда поставляется готовая продукция для других магазинов.

Выбираем цель: превышать ожидания покупателей

Найти баланс в запасах — непросто. Особенно обеспечивать наличие в магазине достаточного, но не избыточного количества товаров, обеспечив клиентов всем необходимым. Приходится все время ломать голову над тем, как это сделать при наличии разного рода проблем:

• нельзя анализировать ключевые параметры формирования и выполнения заказов, т.к. этого не позволяет функционал существующей учетной системы;
• нет четкого алгоритма по созданию заказов, а упущенных продаж и излишков — много;
• процесс закупки занимает так много времени, что сотрудники не уделяют должного внимания стратегическим вопросам;
• работа с поставщиками больше похожа на зависимость от них, чем на плодотворное сотрудничество.

С последней проблемой особенно остро столкнулось руководство сети Добра крамниця. Зачастую поставщики либо не вовремя привозили товар, либо вообще не привозили. Из-за этого уровень упущенных продаж постоянно рос. Но оценить влияние недобросовестных поставщиков на финансовые показатели сети смогли не сразу. На помощь пришли современные информационные технологии.

«Чтобы повысить эффективность работы и улучшить показатели сети, решили автоматизировать часть процессов. В частности, установили систему управления запасами ABM Inventory. Она составляет детальный отчет, который помогает отслеживать и получать информацию о качестве работы поставщиков. Например, ранее поставщик сам мог предлагать товары вне зависимости от того, хорошо ли они будут продаваться в конкретных магазинах. С помощью ABCD-анализа, мы предоставили Добра крамниця информацию о том, какие позиции продаются хорошо, а какие — плохо. Теперь у сети появился инструмент влияния на поставщиков и менеджеры сети сами указывают, что нужно везти, а что — нет», — объясняет Марина Макарчук, эксперт компании ABM Cloud.

Правильный товарный запас — инструкция по применению

Специалисты ABM Cloud уточняют, что проект был реализован полностью удаленно. Если обычно сотрудники компании выезжают к партнеру лично, то в данном случае все проблемы разбирали в режиме “скайп-коллов”. «Это говорит о том, что со стороны руководства и менеджеров сети было много приложенных усилий и самоконтроля. Наверное, это хороший пример для тех сетей, которые откладывают все на потом из-за карантина или других обстоятельств», — считает Марина Макарчук.

По словам IТ-специалистов, правильно налаженная работа с поставщиками стала одной из причин роста продаж на 4%. Но кроме этого, с помощью программы менеджменту сети удалось добиться решения следующих задач:

• улучшение оборачиваемости
• сокращение упущенных продаж
• высвобождение оборотного капитала путем сокращения излишнего запаса
• контроль качества выполнения поставок
• централизация закупок

Обеспечить постоянное наличие товара при минимальных запасах в системе — основной принцип методологии, которую используют успешные ритейлеры. Специалисты ABM Cloud выделили основные этапы, которые проходят компании при оптимизации автоматизации.

1. Изучение внутренних бизнес-процессов компании на текущий момент и актуализация данные (матрица, информация о поставщиках).

2. Формирование истории движения товаров по каждому магазину.

3. Подключение товаром к системе по ранее составленному списку поставщиков. После этого для каждой SKU автоматически рассчитываются буферы, т.е. целевой уровень запаса на каждой точке хранения. Система начинает управлять товарами и через несколько циклов пополнения сама корректирует целевой уровень запасов в соответствии с фактическим потреблением товара. Таким образом минимизируется влияние человеческого фактора, а следовательно — ошибки.

4. Система становится основным инструментом для отдела логистики и вспомогательным для руководителя компании. Они ежедневно получают обновленную информацию:

• успешность обменов
• задачи, которые нужно выполнить
• в какой зоне буфера находятся остатки подключенных товаров
• излишки, упущенные продажи и оборачиваемость запасов по отдельной группе товаров и по всей сети.

5. Правильно распределяются запасы, опираясь на индикатор действия акции, который указывает на маркетинговые активности по тому или другому товару.

6. Использование модуля гибкой отчетности: отчеты становятся удобной системой контроля, которая позволяет отследить ключевые показатели эффективности управления запасами, процесс работы с заказами и поставщиками. Это предполагает непрерывный контроль запасов и другие показатели на разных уровнях детализации.

Как определить узкие места с помощью отчетов

Оперативно реагировать на проблемы можно с помощью регулярного анализа данных и всех показателей. Ниже приведены несколько примеров отчетов, которые активно использует сеть Добрая крамниця.

Отчет №1: “Упущенные продажи за прошлую и четыре предшествующие недели”

С помощью этого отчета менеджеры сети оценивают, какие именно товарные группы/позиции находятся в упущенных продажах, сколько дней были упущенные продажи, и какая сумма потенциально была потеряна. В соответствии с полученной информацией они принимают меры по исправлению ситуации.

«Сокращение оборачиваемости сказывается на неликвидах — нам удалось их сократить. Таким образом мы высвободили средства, оптимизировали ассортимент и условно “выбросили мусор”. По ходовым товарам сократили упущенные продажи, а по неходовым — уменьшили запасы», — рассказывает Марина Макарчук.

Отчет №2: “Надежность поставщика”

Для обеспечения бесперебойной работы необходимо, чтобы заказы сети выполнялись в полном объеме и в срок. Невыполнение или недопоставка заказа неизбежно приведет к упущенным продажам. С помощью отчета Надежность поставщика менеджеры компании Добра крамниця отслеживают процент выполненных заказов с точностью до количества по определенной позиции в каждом конкретном магазине. Таким образом, они контролируют выполнимость заказов поставщиком и, при необходимости, за невыполнение договорных условий выставляют штрафы или ищут альтернативного поставщика.

Отчет №3: ABC(D)

Для продуктивной работы сети обязательное условие — обеспечение магазинов нужным товаром в нужном месте и постоянная актуализация ассортимента. Важно понять:

• какие товары и на каком складе пользуются самой большой популярностью и самым большим спросом у покупателей
• на какие товары необходимо обратить внимание
• какие товары стоит выводить из ассортимента

Проводить АВС(D)/XYZ-анализ можно с помощью разных критериев:

• интереса для бизнеса — по показателю маржи
• интереса для потребителя — по объему и частоте продаж

Что можно добиться с помощью автоматизации

Большой процент заработка для продуктовых ритейлеров приходится на fresh-товары. На практике же инвентаризация довольно часто проводится некачественно, а прием/выкладка/списание товаров — не вовремя. В 90% случаев актуальность остатков не соответствует действительности.

Основный подход, которым нужно руководствоваться при формировании запасов и заказов поставщику fresh-товаров– service level (уровень обслуживания). Целевой показатель в данном подходе — удовлетворение спроса с заданной точностью. Например, если service level 80%, то это означает, что из 100 покупателей, пришедших за конкретным товаром, 80 обнаружат его на полке и купят.

Проблема в том, что менеджерам свойственно “перестраховаться” и заказать побольше, исходя из собственных соображений. Подобный алгоритм приводит к тому, что всего лишь один испорченный товар может нивелировать прибыль от нескольких продаж.

Сейчас в компании Добра Крамниця внедрена централизованная система управления запасами ABM Inventory. Система отслеживает динамику спроса и регулирует целевой уровень запасов в соответствии с изменениями.

Система позволяет при расчете количества заказа учитывать эластичность спроса дней недели для каждой SKU на каждой локации. Ведь известно, что в разные дни недели покупательская активность отличается. Обычно в понедельник у всех еще есть продукты после выходных, а ближе к концу недели эта активность растет.

Более того, уровень спроса в торговой точке очень сильно зависит от ее месторасположения. Например, если магазин находится возле школы, то спрос на продукты в будние дни будет гораздо выше, нежели в выходные.

«Ввиду всех особенностей часто случались ошибки. Человек не способен все просчитать в уме. Мы доверили эту задачу IТ-системе, которая для 97% ассортимента формирует и отправляет заказы полностью автоматически, без какого-либо ручного вмешательства. При этом она учитывает все необходимые нюансы», — рассказывают менеджеры сети Добра крамниця.

Из видимых эффектов автоматизации они перечисляют следующие:

• Упущенные продажи уменьшились на 19%;
• Продажи выросли на 4%;
• Товарные запасы сократились на 23%;
• Оборачиваемость ускорилась на 22% (с 27-ми до 21-го дня).

На что ориентировалось руководство компании при выборе инструмента:

• Чтобы методология системы базировалась не на прогнозировании, а на пополнении склада в соответствии с потреблением. Такой подход позволяет избегать излишков и не наращивать упущенные продажи. В алгоритмах системы учитываются данные о недавнем спросе и то, как часто товар может поступать в магазин;
• Чтобы интерфейс был удобным и понятным;
• Должен быть отдельный блок по аналитике, который позволил бы отслеживать динамику ключевых показателей компании: упущенных продаж, излишков, оборачиваемости и надежности поставщиков;
• Функционал системы может постоянно дорабатываться исходя из текущих потребностей;
• Сопровождение и поддержка высокого качества при использовании системы.

«Также важным аргументом при выборе программы для нас была модель работы SaaS (Software as a Service), которая позволяет не вкладывать инвестиции в дополнительное оборудование (сервера) и поддержку системы. Нам удобнее производить оплату в виде ежемесячных арендных платежей по факту использования», — делится руководство сети Добра крамниця.

Внедренная система управления запасами ABM Inventory — это уже второй продукт для управления розничным бизнесом от компании ABM Cloud. Ранее разработчики презентовали кейс внедрения системы мерчандайзинга ABM Shelf и результаты использования это го продукта в сети магазинов Добра крамниця.

Информационные технологии продолжают набирать обороты, и помогают бизнесу справляться с новыми вызовами. Карантинные меры в связи с последними событиями — не единственная причина, по которой менеджмент научился удаленно решать проблемы и оптимизировать человеческие ресурсы. Таких подходов требует развитие технологий и потребность руководства, а также собственников бизнеса наблюдать за процессами в режиме реального времени и обращать внимание на малейшие детали. Иначе — ритейлеры навсегда останутся в плену собственных ошибок.

Как правило, большинство компаний слишком заняты операционной деятельностью, из-за этого упускают момент, когда пришло время что-то менять и нужно начать действовать. Хотите, чтобы ваш бизнес был конкурентоспособным и экономически устойчивым? Тогда нужно играть на опережение.  Этот чек-лист поможет вам определить свои сильные и слабые стороны, понять куда направить фокус вашего внимания:

Читайте также –

Кейс сети Добра Крамниця: как с помощью программ оптимизировать полочное пространство