Підсумки RAU Workshop “Як ритейлерам бути ефективними в умовах економічної нестабільності” (+фото)

Асоціація ритейлерів України спільно з сервісом цифрових рішень для бізнесу Вчасно 12 вересня провела спеціалізовану офлайн-зустріч, в ході якої учасники поділилися досвідом автоматизації основних бізнес-задач та на конкретних цифрах і кейсах показали економічну вигоду від такої цифровізації рутинних процесів.

Подія відбулася в Києві за адресою вул. Хрещатик, 25 в просторі Kyiv Hall. Спікерами заходу стали керівники кількох напрямків сервісу Вчасно та представник харківської мережі магазинів Рост. Серед гостей були представники таких компаній як Аврора, Фора, Епіцентр, Lacoste, Fozzy Group, Алло, Auchan, Moyo, Люксоптика, Агромат, Материк, Територія мінімальних цін, Yuki, Pandora, Respublika Park, Metro, KFC, Yves Rocher Ukraine, Антошка, Ukrnafta, мережа аптек «Бажаємо здоровʼя» та інші.

Спочатку з вітальним словом до учасників звернулася CEO Асоціації ритейлерів України Оксана Приходько.

Надалі слово взяв team lead команди Вчасно Вадим Дерюгін, який одразу встановив контакт із залом, налаштовуючи присутніх на справжній інтерактив в обговоренні нагальних проблем покращення роботи ритейлу. Він представляв спікерів та допомагав підтримувати легку та невимушену атмосферу спілкування, аби присутні на заході могли буквально «на пальцях» зрозуміти складнощі та перспективи автоматизації будь-якої компанії.

Першим виступив комерційний директор Вчасно Костянтин Юрченко з презентацією “Інструменти та лайфхаки в умовах віддаленої роботи та  у боротьбі з кадровим дефіцитом”. Але перш ніж розповідати про те, як автоматизація рутинних задач звільняє час керівників та не потребує наймати додаткових співробітників, він поцікавився у присутніх головною метою їхнього візиту на захід. Це допомогло надалі отримати цікаві побажання від бізнесу для майбутнього вдосконалення цифрового документообігу.

На власному прикладі сервісу Вчасно та завдяки активному підключенню до розмови директора департаменту правового забезпечення та бухгалтерського обліку мережі магазинів Рост Олега Чубаренко, присутні дізналися багато важливих нюансів про особливості автоматизації підписання контрактів та кадрової роботи.

Як з’ясувалося на практиці, завдяки автоматизації підписання контрактів та різноманітних кадрових документів можна зекономити до 95% часу CEO компанії й використати його власне на управління бізнесом. Так само на 80% скорочується навантаження на відділ кадрів. Окрім того, ІТ-рішення можуть підвищувати лояльність співробітників та приносити економічну вигоду для бізнесу. Наприклад, за підрахунками Костянтина Юрченко, скорочення в середньому до трьох днів терміну погодження та підписання контрактів з новими клієнтами сервісу Вчасно дозволяє компанії збільшити щомісячний дохід на 10%. Просто за рахунок того, що менше часу проходить між наміром підписати угоду та отриманням оплати згідно контракту. Через активне спілкування із залом вийшла справжня колективна робота, коли виступ спікера доповнювався відповідями на запитання із залу.

Наступним спікером став керівник “Вчасно.Каса” Євген Кушнірчук, який в своїй презентації під назвою “Недостатність кадрових ресурсів як стимул для розробки нових рішень” на прикладах торгових мереж показав, як можна винаходити нові підходи до стандартних процесів. А також розповів про те, як кадровий голод виступає “драйвером” інновацій та оптимізації процесів. Зокрема, про те, що для мережі з 2000 касових апаратів наразі просто не знайти необхідної кількості айтівців. Відповідно, ефективним рішенням є система централізованого керування касами.

Далі спікери та учасники зробили перерву на каву. Через велику кількість питань учасники були дуже активні й під час кава-брейку продовжували ділитися один з одним досвідом.

Обговорення та активний обмін досвідом продовжувалися до самого початку другої частини, яку відкрили директор департаменту правового забезпечення та бухгалтерського обліку мережі магазинів Рост Олег Чубаренко, та керівниця відділу продажу “Вчасно.EDI” Алла Литвинченко. Тема їх презентації: “Як зменшити помилки та збільшити ефективність процесів, коли ваші ресурси обмежені”.

Зокрема, Олег Чубаренко поділився проблемами, які змусили ритейлера шукати нові рішення: девальвація, небажання логістичних компаній везти товари у прифронтову Харківську область, виїзд 40% персоналу за кордон у перші місяці повномасштабної війни тощо. В мережі порахували, що вартість створення одного паперового документа виходить на рівні 45 грн (папір, витрати на амортизацію оргтехніки та інші складові). Це стало одним із стимулів для переходу на електронний документообіг, в тому числі для партнерів мережі магазинів, адже їм пропонувалося оплатити цю суму за кожен документ, який вони вимагали в паперовому вигляді. Проте не варто затівати процес переходу на EDI (електронний обмін даними), якщо в компанії немає єдиного керівника впровадження такого проєкту. Він має бути мотивованим та зацікавленим у кінцевому результаті, бо наполовину реалізувати автоматизацію не вийде – це будуть марно витрачені гроші. Інша річ, що можуть бути окремі етапи автоматизації – спочатку кадрові питання, потім пРРО, електронна ТТН і т. д.

Завершальний виступ на workshop від продакт-менеджерки “Вчасно.ТТН” Оксани Вус був присвячений саме тому, як зменшити помилки та зберегти високі стандарти роботи компанії, коли ресурси обмежені. А також як забезпечити безперервність процесів при мінімальних кадрових ресурсах. В своїй презентації під назвою “Обов’язкові кроки, які потрібно зробити при впровадженні електронної ТТН. Практичний досвід” вона звернула увагу на обов’язковість застосування еТТН після завершення воєнного стану.

Оскільки нині це один із найскладніших паперових документів, де присутні три сторони (відправник, перевізник, отримувач) та ще дев’ять окремих додаткових (коригуючих) документів, варто починати тестування електронного варіанту ТТН вже зараз. Поки є така можливість варто провести аудит поточних бізнес-процесів, визначити матеріально-відповідальні осіб та спосіб отримання електронних підписів (КЕП). Як показує досвід, також часто доводиться підлаштовувати бізнес процеси для еТТН, є певні нюанси інтеграції з обліковими системами і головна проблема – підготовка водіїв до введення електронної накладної. Бо без оволодіння водієм смартфона та роботи з електронним підписом вантажівка просто не зможе виїхати зі складу.

Завершився захід традиційним нетворкінгом за чашкою кави. Але перед тим стався ще один цікавий інтерактив від команди Вчасно, коли серед учасників розіграли круті брендовані призи.