Закупівлі під час війни – нові виклики для бізнесу. Кейс компанії WOG

Директор департаменту закупівель WOG Денис П’ятигорець розповів, як компанія в умовах високої волатильності імпортних товарів змогла робити закупки по ринковій ціні, не мати проблем з поставками та страхуватися від форс-мажорів одного постачальника.

Без перебільшення кожен бізнес зіштовхнувся з величезною кількістю проблем з початком повномасштабного вторгнення. Але це нікого не зупинило. Українці почали підлаштовуватись під нові реалії, а ділова активність почала впевнене зростання, чим ми сильно здивували наших західних сусідів. Вони були переконані, що в таких умовах, в яких опинилася наша країна, мало зупинитися все – пусті вулиці, зачинені заправки, пограбовані магазини. Проте українці, напевне, вже звикли працювати в умовах постійного стресу. Особливо останні 10 років. Тому нові проблеми для нас – це не лише нові випробування, але і нові можливості.

 Як змінилися закупівлі під час великої війни

На початку березня 2022 році майже всі великі компанії практично відмовились від тендерних процедур в тому обсязі, в якому їх проводили до війни. Релокація персоналу, релокація чи закриття контрагентів, перекритий кордон, закрите море, постійні непередбачувані витрати, пов’язані з бойовими діями – все це вносило певний хаос в планування роботи компанії та в плани закупівель.

Але, завдяки героїчним зусиллям Сил оборони України вже ближче до осені 2022 року активність менеджерів із закупівель на тендерних площадках почала зростати. Потім були блекаути. Закупка генераторів. Відбудова енергосистеми і знову зростання активності. У IV кварталі 2023 року деякі компанії за кількістю тендерів на тендерних площадках вже вийшли на довоєнні показники.

За блекаутами прийшла ще одна проблема – перекриття кордонів в Польщі. Це дуже сильно вдарило по тих компаніях, які працюють з імпортним товаром. Окрім затримки у поставках, вартість логістики подекуди зростала від в 5-10 разів. Як наслідок – невчасні поставки, відмови у поставках, зростання договірної ціни.

Яке рішення знайшла компанія WOG

 В таких нестабільних умовах ми мали знайти рішення для цілого ряду проблем. А саме:

• закупівельник не може підписувати річний контракт на поставку будь-якого імпортного товару, та бути переконаний, що ціна не зміниться, і що постачальник виконає всі поставки. Хоч і по підвищених цінах, але виконає;
• продавець не може правильно сформулювати ціну, бо боїться додаткових витрат через чергові «пригоди» на кордонах. Тому закладає додаткові ризики в ціну;
• закупівельник боїться підписуватися за завищеною ціною, бо раптом станеться диво, кордони розблокують, а він до кінця року має контракт з ціною вище ринку – і до побачення, річна премія. Плюс доведеться швидко розривати контракти, або змушувати постачальника на додаткову угоду та перегляд ціни.

Тому єдиним правильним рішенням цієї проблеми для всіх груп імпортних товарів, які не є критичними (пальне для АЗК, руда чи вугілля для промислових підприємств тощо), було розбиття річної закупівлі на місячні або квартальні об’єми із залученням більшої кількості постачальників.

 За допомогою Zakupivli.pro ми проаналізували закупівлі інших компаній та отримали інформацію про:

• чередню ринкову ціну товару в розрізі місяця, та як вона змінювалась з місяця в місяць;
• перелік постачальників, про яких раніше ми навіть і не знали.

Зручний інтерфейс Zakupivli.pro допоміг уніфікувати технічне завдання на тендери, які постійно повторюються. Рейтинги постачальників допомогли швидко приймати рішення по переможцю тендеру та по запасному постачальнику.

Так, кількість тендерів значно зросла. Але завдяки уніфікації та порталу Zakupivli.pro, не треба залучати додатковий персонал. Один менеджер з закупівель легко впорається з цим. Бо десять різних закупівель з різним техзавданням, різними умовами поставки та оплати – це не одне й те саме, що десять однакових закупівель, рознесених у часі.

Результат – в умовах високої волатильності імпортних товарів, ми змогли робити закупки по ринковій ціні, не мали проблем з поставками, страхувалися від форс-мажорів одного постачальника.

В цифрах це виглядає так – за I квартал 2024 року на порталі Zakupivli.pro ми мали середній показник економії 24%. Відсоток – це відношення суми закупівлі після проведення тендеру, до суми, яка була закладена в бюджет компанії на цю закупівлю. 

Довідка. Zakupivli.Pro — найбільший майданчик для державних і комерційних закупівель та аукціонів. Офіційний учасник системи Prozorro та Prozorro.Продажі. Засновник найбільшого галузевого заходу у сфері закупівель Forum Zakupivli та премії Zakupivli.Кращі. Серед клієнтів майданчика: Національний банк України, Фармак, Нова пошта, WOG, Watsons, МАУ, Асканія та ін.