Як обрати надійного провайдера ПРРО і не боятися змін: поради мережі сімейного шопінгу Yuki

Як мережа магазинів для сімейного шопінгу Yuki обирали провайдера ПРРО, і чому потім вирішили його змінити, розповідає головна бухгалтерка компанії Альона Зігора.

Компанія почала впровадження ПРРО в жовтні 2020 року. Основною причиною цього рішення було зростання компанії та необхідність автоматизації процесів. Класичні касові апарати мали багато обмежень, зокрема, складність обслуговування, необхідність проходження реєстраційних процедур та ведення паперової документації. Зміни в законодавстві, що дозволили використання програмного РРО, надали можливість значно спростити ці процеси та забезпечити зручність для наших працівників.

На момент початку проєкту ринок постачальників ПРРО в Україні розвивався, кількість провайдерів була досить обмеженою, їх пропозиції не завжди відповідали нашим технічним вимогам. Основні труднощі полягали в забезпеченні якості інтеграції та забезпеченні стабільності роботи.Ключовим фактором вибору провайдера було збереження даних у хмарному сервері, можливість віддаленого адміністрування, проста інтеграція із нашим програмним забезпеченням та швидкість процедури реєстрації.

Після впровадження компанія почала стикатися з проблемою переходу кас в офлайн-режим. Це дуже негативно сприймали клієнти, адже їм потрібно було очікувати свій чек протягом 1-5 хвилин. Затримки викликали невдоволення, негативно впливали на користувацький досвід та лояльність до компанії. Основною причиною виникнення проблем були збої в роботі протоколів інтеграції із серверами ДПС. Ми доклали максимум часу та зусиль для вирішення цих проблем, але, на жаль, вони залишалися невирішеними до моменту зміни провайдера. 

Пошук альтернативного рішення ми почали влітку 2023 року. Основні критерії були незмінними, але тепер ми хотіли мати можливість розміщувати ПРРО на нашому сервері та хотіли мати можливість на одному пристрої адмініструвати одразу всі торгові точки. 

За три роки кількість пропозицій збільшилася, функціональність рішень покращилась й після ретельного вивчення ринку ми вирішили обрати пропозицію сервісу  “Вчасно.Каса”.

Після підписання угоди ми протягом місяця вивчали новий продукт, переписували наше програмне забезпечення під нове АРІ. Паралельно із цією роботою почали впровадження ПРРО в наш інтернет-магазин. Протягом другого місяця реалізації проєкту всі магазини перемкнули на одного провайдера. Загалом ми впровадили ПРРО у 13 офлайн-магазинах із 47 касами.

Перехід на нового провайдера дуже позитивно сприйняли як клієнти, так і співробітники. Бухгалтери адаптувалися до нових умов. У їхній роботі змінилося небагато, окрім інтерфейсу нової системи. ІТ-департамент зосередився на налаштуванні та підтримці нової системи. Касири відзначили підвищення швидкості роботи кас та зменшення кількості технічних збоїв, що сприяло більш ефективному обслуговуванню клієнтів.

Основний ефект, який отримала компанія, – це своєчасна видача фіскального чека клієнту без затримки його на касі. Ми задоволені цим результатом, адже тепер можемо спрямувати свої зусилля на інші покращення для задоволення клієнтів.

Аналізуючи отриманий досвід, рекомендую ретельно вибирати провайдера, вивчати досвід попередніх клієнтів. Важливо створити детальний план впровадження, включаючи поетапне тестування і підготовку графіку для всіх торгових точок. Необхідно забезпечити всебічне навчання персоналу та постійну технічну підтримку від провайдера, щоб швидко вирішувати будь-які проблеми.

В подальших планах –  реалізація проєкту із надання клієнтам електронних чеків та проєкту електронного документообігу. Це повністю відповідає бізнес-моделі компанії, що орієнтована на операційну ефективність та інноваційний розвиток.

Ми впевнені, що впровадження електронних чеків допоможе зменшити витрати на папір та зберігання документів, а також покращити зручність для клієнтів, які зможуть отримувати чеки в електронному вигляді на мобільні телефони. Повний перехід на електронний документообіг дозволить нам ще більше оптимізувати внутрішні процеси, підвищити швидкість обробки інформації та забезпечити більш високий рівень безпеки даних.

Ці ініціативи значно підвищать операційну ефективність нашої компанії, дозволяючи скоротити час на обробку та архівування документів, зменшити витрати на обслуговування системи документообігу та підвищити продуктивність працівників. Швидкість обробки інформації забезпечить оперативне прийняття рішень та більш ефективне управління бізнес-процесами.

Ми прагнемо постійно вдосконалювати наші послуги та пропонувати клієнтам найкращі рішення, які відповідають сучасним вимогам ринку