Як за 15 хвилин почати підписувати електронні договори. Кейс маркетплейса Епіцентр і сервісу Вчасно

Дмитро Хорунжий, керівник операційного підрозділу компанії Епіцентр М, розповів про процес переходу на безпаперовий обіг, причини і наслідки відмови від паперу.

Цей матеріал доступний російською мовою

Про причини і наслідки відмови від паперу

Компанія Епіцентр розвиває свій онлайн-напрям з 2016 року, маркетплейс – з початку 2020 року. Зараз на ньому працюють близько 1500 продавців. І з кожним із них ми підписуємо основний договір, додаткові угоди, рахунки на оплату, акти-звіти про продані товари, тощо. Розуміючи, що кількість паперу буде тільки рости, компанія в липні 2020-го перейшла на електронний документообіг.

Тепер всі документи, що безпосередньо стосуються взаємодії з продавцями, електронні – майже 95% від загальної кількості. На папері залишилися тільки внутрішні документи. Щодня в компанії підписують до 20-ти договорів, плюс акти, тому загальна кількість документів в день може перевищувати 100 одиниць. У лютому відправили на підпис продавцям близько 300 договорів.

Онлайн-обмін істотно скоротив час руху документів і дозволив нам швидко залучати нових партнерів до співпраці. Також стало легше контролювати статус підписання як основного договору, так і додатків, актів тощо. Утворюється єдина база для централізованого зберігання всіх документів, виключаючи їх дублювання. В процесі роботи легко знайти конкретний документ.

Ще один важливий для нас фактор – це екологічність електронного документообігу. Ми економимо тонни паперу в нашій взаємодії з продавцями. І тішимося з того, скільки дерев змогли врятувати таким чином.

Про процес переходу в digital

При виборі рішення для нас було важливим поєднати безпеку сервісу і простий для сприйняття інтерфейс. Ми розуміли, що наше бажання відмовитися від паперових договорів не повинно ускладнювати життя продавцям, а навпаки – має бути додатковою перевагою роботи з нами.

Тому нам підійшов сервіс “Вчасно”. Він дає можливість легко зареєструватися і одразу почати роботу. Навіть тим, хто ще не мав ніякого досвіду використання електронних документів. Досить мати лише доступ до інтернету. До того ж, як виявилося, більшість контрагентів вже хоча б раз працювали з цим сервісом. І це дало нам змогу уникнути додаткових пояснень і прискорити роботу. Плюсом для нас також є можливість здійснення інтеграції сервісу з іншими системами компанії, такими як Бітрікс 24 і 1С. Адже в планах – подальша автоматизація і переведення всіх документів в електронну форму.

На те, щоб почати підписувати та надсилати документи онлайн, ми витратили максимум 15 хвилин – до цього вже отримали електронний підпис і печатку.

Спочатку сервісом почали користуватися бухгалтери, а далі ми додавали співробітників і розширювали коло процесів, в яких задіяний електронний документообіг.

Про роботу з електронними документами

Сьогодні підписанням договорів з продавцями у нас займається одна людина. І це також перевага електронного обміну. З аналогічним рухом папірців ми повинні були б мати цілий штат діловодів.

Ми завантажуємо документ, підписаний з нашої сторони електронним підписом і накладеною печаткою, в сервіс. Контрагент має можливість з ним ознайомитися, в разі неточностей залишити коментар. Далі відбувається підписання з його боку. Всі подальші документи, пов’язані з роботою з конкретним продавцем, ми завантажуємо як дочірні до основного договору. Таким чином, по найменуванню контрагента, ми можемо бачити всі документи щодо співпраці з ним. Створюється своєрідна «історія» документообігу з кожним окремим партнером, по якій легко зрозуміти, на якому етапі співпраці ми знаходимося.

Якщо у нового партнера виникають питання по роботі в сервісі, ми посилаємо йому інструкцію з поясненнями. Але такі випадки дуже рідкісні. Ринок уже добре знайомий з сервісами електронного документообігу, тому ніхто не дивується.

Про труднощі

Єдина складність, яка виникала при взаємодії з “новачками”, які ще не працювали з електронними документами – це необхідність пояснити, як отримати цифровий підпис (КЕП). Ми створили відповідну інструкцію і допомагаємо продавцям розібратися.

Сам же сервіс має інтуїтивний інтерфейс і легко сприймається. Тому всі процеси налаштували швидко і без проблем. І тепер це допомагає нам підписувати 300 договорів щомісяця, а згодом зможемо і більше.

Про подальші наміри

Ми плануємо побудувати абсолютно автоматичний процес реєстрації продавця на маркетплейсі. Тобто щоб договір відразу формувався під “Вчасно” і його там можна було б і підписати. Для цього нам потрібно, зокрема, налаштувати інтеграцію наших облікових систем з сервісом.

Також в планах перевести в електронну форму і внутрішні документи. Також хочемо мати можливість погоджувати документи всередині компанії між співробітниками.

Ми настільки задоволені результатом першого етапу впровадження електронних документів, що готові йти далі.

Читайте також –

Без паперу: як впровадження електронної ТТН вплине на рітейл і логістику