Без паперу: як впровадження електронної ТТН вплине на рітейл і логістику

Наприкінці 2019 року Мінінфраструктури оголосило про старт експериментального проекту створення єдиної бази даних електронних товарно-транспортних накладних (е-ТТН). Антон Скоков, керівник сервісу обміну електронними документами “Вчасно” розповів, яка мета експерименту та на які зміни слід очікувати бізнесу.

Цей матеріал також доступний російською мовою

Перший етап реформи — запровадження е-ТТН

Офіційно переведення товарно-транспортних накладних в електронний вигляд розпочалося в липні 2019 року, коли Міністерство інфраструктури наказом №413 дозволило використовувати е-ТТН.

Бізнес вкрай зацікавлений у відмові від паперових ТТН: цей документ засвідчує право на здійснення вантажних перевезень, а без нього перевізник не може отримати оплату за свої послуги. ТТН мають підписати всі сторони процесу: вантажовідправник, перевізник (та/або експедиторська служба) та отримувач вантажу. Отже вона подорожує разом із водієм.

Допоки замовник перевезення не отримає цей підписаний папірець від вантажоодержувача, він не оплачує послуги перевізнику. Часто бувають затримки з поверненням документу або він губиться в дорозі.

Оптимальним рішенням для швидкого підписання та отримання ТТН є електронний варіант. Наказ №413 надав можливість відправляти ТТН та супутні документи (акти недостачі, сертифікати, деталізації товарного переліку, тощо) в електронному вигляді, але все одно залишив необхідність друкувати один екземпляр водію в дорогу для можливих перевірок. Це, по-перше, не стимулювало компанії використовувати е-ТТН. Адже навіщо щось змінювати, якщо й старий метод працює. По-друге, практично зводило нанівець економічний ефект, який міг би бути від е-ТТН, оскільки все одно залишалися витрати на паперовий екземпляр.

Другий етап — створення ЦБД та повна відмова від паперових ТТН

Щоб повністю перевести обіг ТТН в електронний формат, Міністерство інфраструктури розпочало другий етап реформування. З 1 січня 2020 року міністерство разом із провайдерами електронного документообігу розпочали пілотний проект із використання єдиної центральної бази даних e-ТТН (ЦБД). Це своєрідний реєстр, мета якого уніфікувати та зібрати всі е-ТТН в єдиному для всіх учасників просторі. Відповідно до планів міністерства, ЦБД буде сумісною з різними системами електронного документообігу, і з кожної з них вантажовідправники зможуть реєструвати е-ТТН, а перевізники та вантажоотримувачі — підписувати.

Як це працює? Відправник вантажу за допомогою провайдера електронного документообігу підписує е-ТТН кваліфікованим електронним підписом (КЕП) та реєструє у ЦБД, де накладна отримує реєстраційний номер (ідентифікатор). За цим номером співробітники поліції або Державної служби безпеки на транспорті можуть дізнатися основні дані про перевезення: населені пункти відвантаження та призначення, вага, інформація про авто та учасників перевезення, тощо.

Після того, як вантаж буде доставлено, і одержувач “поставить” свій КЕП на е-ТТН, всі учасники перевезення миттєво отримають підписаний документ, а отже – зможуть проводити взаєморозрахунки.

До 31 липня міністерство і провайдери-учасники проекту тестуватимуть нову систему. Чотири з них вже зареєстрували перші е-ТТН в ЦБД разом із своїми клієнтами. Перші результати свідчать про значне скорочення часу на адміністрування документу — до 1-3 днів (включно з часом перевезення), тоді як із паперовими ТТН процес займав іноді й 21 день. Щодо заощадження коштів (на кур’єрській доставці), то в середньому витрати скоротилися в 5-30 разів.

Мета пілоту — побачити, як працює система, і які можливості ще необхідно додати. Не виключено, що після його завершення міністерство повністю скасує паперові ТТН та зробить обов’язковим реєстрацію ТТН в електронному вигляді.

Вчасно підготуватися до змін

Повноцінне переведення товарно-транспортних накладних в електронну форму матиме суттєвий вплив на ринок вантажних перевезень та рітейл. За розрахунками Міністерства інфраструктури, в Україні щомісяця на ТТН компанії витрачають до 200 млн аркушів А4. Використання електронних документів означатиме величезну економію паперу та значне скорочення витрат.

Але справжню вигоду бізнес отримає від прискорення та спрощення взаємодії між учасниками перевезення вантажів. Адже компанії зможуть швидше розраховуватися одна з одною, і кошти швидше повертатимуться у обіг. А це, зокрема, підвищить конкурентоздатність української логістики серед країн, які вже використовують е-ТТН.

Держава зацікавлена в запровадженні централізованої системи електронного обігу ТТН, тому що це створить більше можливостей для контролю та обліку на ринку вантажних перевезень. В міністерстві впевнені, що перехід на е-ТТН пришвидшить інтеграцію України до єдиної транспортної мережі, що об’єднує Європу з Азією.

Тому скасування паперових ТТН є лише питанням часу. Пілотний проект міністерства є своєрідним перехідним періодом для того, щоб бізнес встиг підготуватися. Якщо компанія не почне використовувати е-ТТН вже зараз, вона втратить свої позиції серед конкурентів на момент, коли цей електронний документ стане загальним стандартом на ринку.

Читайте також –

Больові точки українського рітейлу та виробників FMCG