Кейс SHEN: как автоматизировать процессы, сделать бизнес прозрачным и уйти от рутины

SHEN автоматизировала свои бизнес-процессы на базе платформы Prengi. Что получила компания и почему это решение еще более актуально для украинских ритейлеров и управляющих недвижимостью.

Читайте українською

Компания SHEN – один из лидеров украинского рынка facility-менеджмента. Среди ее клиентов такие крупные торговые сети как Сільпо и Фора, производственные компании Торговый дом «Щедро», Дельта Вильмар и другие. SHEN работает во всех регионах Украины, штат компании — более 3 500 человек. Одной из своих важнейших задач руководство предприятия считает развитие национального рынка facility-менеджмента и культуры использования услуг аутсорса. Анализируя успешный международный опыт, SHEN взяла курс на автоматизацию и более года назад заключила контракт с европейской IT-компанией V&A Solutions Estonia, которая уже сейчас помогает на базе платформы Prengi управлять бизнесом в режиме онлайн.

Универсальное решение

Как рассказывает соучредитель компании-разработчика Prengi Владимир Труш, одно из главных преимуществ системы – гибкость, универсальность и скорость настройки. «Систему может интегрировать в свою работу как большая корпорация, так и стартап. При этом, чтобы связать необходимые бизнес-процессы не нужно покупать 20 разных программных продуктов. Система и нужные процессы настраиваются в режиме онлайн всего за несколько часов», — говорит Владимир Труш.

По его словам, целью разработчиков Prengi было решить проблемы, с которыми сталкивается большинство предпринимателей: неуправляемость бизнеса, отсутствие систематизации и качественной аналитики, а также ряд других.

В случае с SHEN, разработчик адаптировал систему в соответствии с требованиями специфики facility-услуг, а именно интегрировал платформу Prengi в компанию, для управления обслуживания недвижимости и оборудования.

«Подобные системы мы изучали на выставке в Германии, однако там они были на порядок дороже. Prengi стала для нас оптимальным решением в соотношении цена/качество. Обслуживая ведущие ритейл-компании, промышленные объекты и логистические центры, SHEN использует продукт Prengi», — сообщает управляющий директор компании SHEN Сергей Шульга.

Прозрачность и эффективность

Главное преимущество Prengi для клиента – прозрачность и возможность в онлайн-режиме отслеживать положение дел на том или ином объекте. К примеру, топ-менеджер ритейл-компании может прямо в системе посмотреть: как обслуживаются магазины в регионах, кто из подрядчиков плохо справляется со своими обязанностями, а в каких точках чаще всего возникают проблемы. «В конечном итоге руководитель получает доступ к полезной статистике, на основании которой он может принять решение о смене подрядчика или управляющего магазином, а также устранить «узкие места» в бизнес-процессах компании», — добавляет Владимир Труш.

По словам Сергея Шульги, управляя процессами по предоставлению услуг facility, заказчик может в режиме онлайн контролировать как качество клининговых услуг, охраны, так и обслуживания зданий, оборудования, сетей и коммуникаций.

Возвращаясь к преимуществам для торговых центров, следует выделить следующие: управление всеми процессами единой системой в любое время из любой точки мира, возможность интеграции с действующими IT-решениями, гибкое управление организационной структурой и персоналом, оценка качества и оперативности предоставляемых услуг подрядными организациями, контроль затрат.

По словам совладельца IT-компании Владимира Труша, украинские торговые центры уже начали переходить на IT-решения Prengi в своей работе, как пример — столичный ТЦ Пирамида.

Эту же систему девелоперы при необходимости могут использовать для построения бизнес-процессов внутри компании или же для эффективной коммуникации и взаимодействия с арендаторами. «С помощью системы Prengi можно построить абсолютно любые бизнес-процессы. К примеру, если в торговом зале слишком жарко или холодно, арендатор может в онлайн-режиме попросить девелопера отрегулировать температуру. Таким же образом могут решаться и другие вопросы взаимодействия. Эта система позволяет не только автоматизировать свои бизнес-процессы, но является серьезным конкурентным преимуществом и критерием выбора подрядной организации. Ведь при прочих равных условиях клиент всегда выбирает компанию, которая будет работать открыто и прозрачно», — отмечает управляющий директор SHEN.

Автоматизация и безопасность

Следует отметить, что функционал системы Prengi этим не ограничивается. Система способна полностью автоматизировать процессы компании. В ее функционал также входит управление проектами компании, гибкое управление организационной структурой, настройка транзакций, распределение ролей и ответственных, рассылка уведомлений и напоминаний, многофункциональный менеджер задач, расчет и контроль сроков их выполнения, а также многое другое. Среди основных модулей Prengi автоматизация бизнес-процессов, управление алгоритмом работы, подрядчиками, обслуживанием зданий, оборудования, сетей и коммуникаций, управление затратами и командой, персональный «Prengi Dashbord» а также онлайн статистика.

По словам Сергея Шульги, в SHEN с помощью системы Prengi автоматизировали около 10% всех бизнес-процессов, однако в компании всерьез намерены довести этот показатель минимум до 70%. Впрочем, даже нынешний уровень автоматизации позволяет SHEN экономить на административных расходах. «Благодаря работе с Prengi мы сделали структуру более плоской, убрав директоров регионов и директоров департаментов. Конечно, учитывая 3500 сотрудников, это небольшая доля. Но мы уменьшили затраты на административную часть, которая оплачивается с прибыли, а не из средств заказчика, поэтому для нас это важно», — объясняет Сергей Шульга.

Помимо этого, Сергей обращает внимание на то, что Prengi позволяет существенно упростить работу с техническим обслуживанием, так как система сама напоминает, когда необходим ремонт того или иного оборудования. «К примеру, после установки кондиционера и занесения информации об этом в систему, мы можем забыть о нем до соответствующего оповещения. Спустя какое-то время система сама напомнит о необходимости провести техническое обслуживание и предоставит перечень необходимых для выполнения работ», — отмечает управляющий директор SHEN.

Смело можно заявить, что развиваясь в сторону автоматизации, собственник недвижимости или управленец освобождается от ежедневной рутины и может использовать это время для решения более важных задач.

Как утверждает Владимир Труш, еще одним важным преимуществом IT-системы Prengi является безопасность и защита персональных данных. «Многие компании хранят в системе очень важные данные, поэтому наши сервера находятся в Европе и Америке. У нас есть сертификаты самого высшего уровня защиты и мы даем своим клиентам гарантию более 100% защиты их персональных данных», — говорит Владимир Труш. По его словам, уже сейчас IT-решением Prengi пользуется более 500 компаний, и в ближайшее время их количество будет только увеличиваться.

Читайте также — 

Як традиційному рітейлеру перебратися в онлайн і домогтися успіху — кейс АЛЛО