Как подготовить бизнес к внедрению е-ТТН? Рекомендации аккредитованного провайдера в EDIN

С 1 августа 2023 года планируется, что электронная товарно-транспортная накладная (е-ТТН) станет обязательной для всех грузоперевозок в Украине. Об этом сообщило Министерство развития громад, территорий и инфраструктуры Украины, которое вместе с Министерством цифровой трансформации и при участии ОО «Институт аналитики и адвокации», реализует проект по внедрению е-ТТН. Недавно EDIN успешно завершил тестирование 3 -й версии электронной ТТН и сегодня является аккредитованным провайдером от государственного регулирования по проекту е-ТТН.

С введением электронных товарно-транспортных накладных (е-ТТН) на украинском рынке многие компании сталкиваются с необходимостью подготовки своего бизнеса к использованию этого электронного документа. Внедрение е-ТТН позволит упростить и нормировать процесс перевозки товаров, уменьшить риск нарушения законодательства и улучшить эффективность логистических процессов.

Аккредитованный провайдер EDIN разработал некоторые рекомендации для того, чтобы подготовить бизнес к использованию е-ТТН:

1. Анализ текущих процессов

Логистика в каждой компании – это черный ящик, процессы выстроены по-разному. Необходимо провести предпроектное исследование для описания и анализа текущих бумажных процессов компании (поставки без использования распределительного центра, внутренние перемещения, кросс-докинг и др.).

2. Подготовка вариантов адаптации текущих процессов в электронном документообороте

Проанализировав текущие бумажные процессы, провайдер готовит проект внедрения е-ТТН в необходимые бизнес-процессы.

3. Согласование процессов в электронном документообороте

Необходимо принять решение среди внутренних департаментов относительно будущих изменений в логистических процессах при внедрении е-ТТН.

4. Выбор контрагентов для пилотных поставок по каждому процессу

Если вы, например, грузоотправитель, то необходимо подключить перевозчика, водителя и грузополучателя для проведения пилотной поставки (для текущего документооборота добавляется ТТН в электронном виде).

5. Обучение контрагентов перед пилотной поставкой

Провайдер проводит обучение выбранных контрагентов.

6. Проведение пилотных поставок по каждому процессу

Зачастую после этого этапа вы уже самостоятельно видите преимущества от перехода на электронную ТТН и узкие места, которые необходимо закрыть.

7. Подготовка дополнительного соглашения о работе по е-ТТН для своих партнеров

Использование е-ТТН и сопутствующих документов по процессу (электронная заявка на транспортировку, доверенность на водителя, маршрутное письмо и др.) должно быть закреплено в договорах поставки и о транспортно-экспедиторском обслуживании.

8. Настройки интеграции: е-ТТН + корректирующие акты + дополнительные документы в рамках процессов (1С-модуль/самостоятельно)

Если количество ТТН в день больше 5, то обычно компании задумываются об интеграции и работе с е-ТТН в своей привычной учетной системе.

9. Поэтапное масштабирование процессов

На примере одного из ритейлеров – запуск процесса по использованию е-ТТН в Киеве и Киевской области. Затем подключение к другим регионам.

Многие компании уже успешно внедрили е-ТТН через EDIN и поделились своим опытом. Далее мы рассмотрим реальные отзывы клиентов EDIN: ООО «Три Медведя», ООО «ОЛИС», ЧАО «Монделис Украина» и «L’Oréal» о внедрении е-ТТН.

ООО «Три Медведя» : Как цифровые документы облегчают жизнь перевозчиков и грузоотправителей

Электронные документы становятся все более популярны среди перевозчиков и грузоотправителей, и компания Три Медведя — не исключение. Она успешно использует электронные товарно-транспортные накладные (е-ТТН), что позволяет снизить затраты на обработку и хранение бумажных накладных.

“Одним из главных преимуществ использования Е-ТТН является скорость передачи подписанных документов. По сравнению с бумажными накладными, где заказчик оплачивает перевозку после получения оригиналов товаросопроводительных документов, которые могут занимать более недели, Е-ТТН позволяют получить оригиналы документов всем сторонам перевозки в течение нескольких часов после выгрузки, что позволяет осуществлять оплату перевозки в день выгрузки.

Еще одним важным преимуществом является документальное подтверждение получения продукции сразу после выгрузки, что позволяет вовремя выявить недостаток или другие проблемы, которые могут возникнуть при разгрузке. Это уменьшает рискполучение штрафов и выкупа недостающей продукции. Также использование е-ТТН обеспечивает экономию времени на проработку и архивирование бумажных документов”, — говорят в компании Три Медведя.

ООО «ОЛИС» : преимущества и вызовы внедрения е-ТТН

В мире, где электронные процессы становятся все более распространенными, подключение перевозчиков к электронным товарно-транспортным накладным (е-ТТН) является неотъемлемой частью эффективного и современного бизнеса. Процесс подключения может казаться вызовом, но по словам ОЛИС, он не только помогает экономить время и средства, но и позволяет быть в шаге со временем и быть современным.

Согласно отзыву компании, процесс подключения к е-ТТН состоялся успешно благодаря слаженной работе между отделами и сотрудниками. Компания ОЛИС искренне благодарна компании EDIN и разработчикам со стороны сети АТБ-Маркет за их помощь в решении всех вопросов подключения.

“Одним из главных преимуществ е-ТТН является экономия бумаги, поскольку нет необходимости печатать расходные накладные и товарно-транспортные. Кроме того, наличие документов в день отгрузки важно для бухгалтерии, что позволяет избежать задержек и увеличить эффективность работы. Интеграция е-ТТН со складской программой позволяет автоматически подтягивать все данные, что уменьшает время, которое отдел сбыта тратит на первоначальную документацию.

Неудивительно, что все больше компаний присоединяются к электронным процессам и переходят на е-ТТН. Они позволяют быть более эффективными, современными и экологически ориентированными”, — комментируют в компании ОЛИС.

ЧАО «Монделис Украина» : переход на е-ТТН для повышения эффективности и качества обслуживания

Компания Монделис Украина готовится к внедрению электронных товарно-транспортных накладных (е-ТТН) со своими партнерами. Они обратились в транспортные компании с предложением совместной работы и синхронизации действий.

В настоящее время компания активно работает над обеспечением водителей и персонала транспортных компаний КЭПами, а также над тестированием мобильного приложения «EDIN Driver» для подписания электронных товарно-транспортных накладных водителями.

“С внедрением е-ТТН видим получение существенных преимуществ, в частности для транспортных компаний:

• ускорение формирования пакета документов на оплату транспортных услуг — фактически сразу после наложения крайнего КЭП грузополучателем;
• нивелирование ошибок из-за человеческого фактора в работе с документами путем автоматического последовательного создания и наполнения пакета электронных документов;
• высвобождение рабочего времени за счет комплектности пакета первичных товаросопроводительных документов”, — отметили в компании Монделис Украина.

Монделис Украина видит значительный потенциал использования электронных товарно-транспортных накладных для своего бизнеса и готова сотрудничать с партнерами в этом направлении. Компания верит, что совместная работа с транспортными компаниями и использование современных технологий поможет повысить эффективность и быстроту обработки документации, а также поможет улучшить качество обслуживания.

L’Oréal: преимущества использования е-ТТН для компании

Лидер косметического рынка, компания L’Oréal, проявила себя как передовой пользователь электронных товарно-транспортных накладных. Основные преимущества внедрения е-ТТН, которые видит себе L’Oréal:

“Оперативность создания электронных документов, позволяющая уменьшить время, которое раньше уходило на формирование пакета документов на оплату транспортных услуг. Благодаря внедрению электронных накладных этот процесс стал намного быстрее и эффективнее. Кроме того, отсутствие распечатанной копии электронного документа уменьшает расход компании на бумагу и хранение документов. Теперь всю необходимую информацию можно найти онлайн в электронном виде.

Еще одним преимуществом электронных накладных является онлайн контроль выполнения перевозки. Это позволяет нашей компании в режиме реального времени получать информацию о местонахождении товара и контролировать сроки доставки. Наиболее значимым преимуществом электронных товарно-транспортных накладных является уменьшение времени обработки документов. Автоматическое создание и наполнение пакета электронных документов позволяет нивелировать ошибки, возникающие из-за человеческого фактора в работе с документами”, — говорят в компании L’Oréal.

Программное обеспечение для создания е-ТТН от EDIN

Е-ТТН является одним из проектов компании EDIN, который направлен на внедрение электронной формынакладных вместо бумажных. С помощью е-ТТН было осуществлено более 5 000 реальных перевозок, что позволило подтвердить эффективность этой системы.

Преимущества EDIN-e-ТТН:

• контроль всего процесса доставки и подписания е-документов;
• экономия средств на каждом этапе поставки и согласования;
• исключение ошибок человеческого фактора или потери ТТН;
• работа с сервисом интегрирована, а также используя WEB-интерфейс;
• электронная ТТН имеет такую же юридическую силу, как и бумажная версия;
• использование облачных архивов документов;
• удобный способ подписания (токены, облачное подписание, Mobile ID);
• до 80% экономии средств на расходных материалах;
• 25 – 50% роста производительности труда водителей, подписантов;
• в 4,5 раза сокращение просрочок по оплате.

Чтобы быть готовым к полному переходу на е-ТТН, рекомендуем выбрать провайдера EDIN для сотрудничества уже сейчас. Оставляйте запрос на консультацию и присоединяйтесь к тестированию системы по ссылке .