Топ-менеджер EVO: цифрова трансформація – завдання №1 для українського бізнесу

Керівник бізнес-напрямку EVO Group Оксана Ферчук поділилася досвідом компанії, і розповіла про те, як діджиталізація допомагає бізнесу стати ефективніше.

Цей текст доступний російською мовою

Багато бізнесів в нашій країні все ще живуть в “аналоговій” ері, тоді як є “digitally-born” компанії, які спочатку будують свій бізнес з широким застосуванням цифрових технологій. Одним з яскравих представників ери діджитал в Україні є група компаній EVO. Оксана Ферчук, керівник бізнес-напрямку компанії EVO (торгова площадка Zakupki.Prom.ua і сервіс електронного документообігу “Вчасно”) розповіла про досвід роботи компанії в інтерв’ю на delo.ua. RAU наводить витяги з інтерв’ю.

Про діджіталізацію бізнесу

Діджіталізація – це можливість за допомогою нових технологій розвивати бізнес, створювати нові продукти і покращувати клієнтський досвід, а також удосконалювати внутрішні бізнес-процеси, працювати над витратною частиною. Цифрові інструменти можут бути застосовані практично у будь-якій сфері.

Крім того, діджіталізація – вимога часу. Компанії, які раніше інших почали використовувати технології, отримують конкурентну перевагу.

Є компанії, які народилися в ері діджитал, так звані “digitally-born”. А є ті, які жили в аналоговому процесі, але побачили можливості, які дають нові технології, і свідомо прийшли до використання цих інструментів – digitally transformed. Ми відносимося до перших, тому нам спочатку було легше.

Про сервіси для себе та інших

У нас є продукти, які ми спочатку створили для себе. Один з таких прикладів – сервіс електронного документообігу “Вчасно”. У нашого майданчика Zakupki.Prom.ua велика кількість клієнтів, юросіб, з якими нам потрібно раз на місяць обмінюватися актами виконаних робіт. Ми почали з того, що перевели в електронний вигляд документи з нашими клієнтами. Перша реакція від бухгалтерії була дуже насторожена. Але коли вони попрацювали з цим півроку і побачили, наскільки це зручно – вони змінили думку.

Ми намагаємося так спростити продукт, щоб, скориставшись їм, людина не захотіла повертатися до старого способу. Не забуваємо і про економію: ми порахували, що тільки за 2018 рік “без паперу” ми заощадили понад 6 млн грн.

Основні сервіси, звичайно ж, робили відразу для ринку, але тестували на своїй компанії і отримували прямий оперативний зворотний зв’язок. Наприклад, кожен бізнес стикається із закупівлями товарів, послуг та обладнання. Ми пропонуємо сервіс, що дозволяє цей процес оптимізувати і перевести в електронний вигляд. Тендер публікується автоматично, постачальники бачать конкретну закупівлю і можуть брати в ній участь.

Цей інструмент доступний для всіх компаній. У EVO є, по суті, два види сервісів. Перший – ми допомагаємо людям щось купувати або продавати в інтернеті. Це наш споживчий сервіс. Другий – ми створюємо онлайн-інструменти для ведення бізнесу. Щоб почати їх використовувати, не потрібно довго вибирати, купувати, укладати контракт, встановлювати софт. Клієнт заходить на сайт сервісу, читає умови, за кілька хвилин реєструється і може зразу користуватися.

Чому in house продукти

Що стосується електронного документообігу “Вчасно” – нас просто не влаштовували готові продукти. Найвідоміше рішення, яке допомагало відправляти документи в електронному вигляді, на той момент було “коробочним», не SaaS-сервісом. Його потрібно вибрати, купити, інсталювати, навчитися використовувати – і головне, переконатися, що всі твої клієнти теж його купили і навчилися з ним працювати. Це старий, аналоговий і складний процес, незважаючи на те, що рішення начебто зі сфери ІТ.

У нас принципово інший підхід. Все, що ми робимо – має бути легким і простим у використанні. Але ми з задоволенням працюємо з простими рішеннями, які вже є на ринку.

Це всі інструменти G-suit – це Google-таблиці, Google-документи, календарі, презентації та ін. Використання G-suit дозволило нам масово відмовитися від Microsoft Office, а це величезна економія.

Оксана Ферчук

Як поштовий сервіс ми використовуємо Gmail. Але поштою ми користуємося в основному для зовнішніх комунікацій. У компанії ми використовуємо корпоративний месенджер Slack. Крім оперативних повідомлень між членами команди і групових чатів, через Slack у нас, наприклад, можна відіслати заявку на відпустку (тобто не потрібно писати заяву, йти до відділу кадрів, збирати підписи), замовити напій в нашій кав’ярні або пропуск на стоянку для машини для своїх гостей.

Такі деталі – елементи цифрової культури. На перший погляд, вони не змінюють щось в компанії кардинально, як наприклад CRM-система, але вони формують особливу культуру і спосіб мислення команди. А це приваблює таких же “цифрових” людей, які приносять з собою нові навички та знання.

В хмарах від Amazon

Ми давно не зберігаємо великі обсяги даних у себе на серверах, як було прийнято для компаній IT-сектора. Ми користуємося хмарними рішеннями Amazon. Звичайно, у нас є якісь елементи сервісів в наших дата-центрах, тому що деякі дані по закону необхідно зберігати в Україні. Але для більшості – ми використовуємо “хмари”. Такої якості і надійності, які надає Amazon, практично неможливо домогтися, якщо ти будуєш свою інфраструктуру і рахуєш витрати.

Використання хмарної інфраструктури Amazon – це економія і надійність. У нашому випадку це вже підтверджено багаторічним досвідом роботи компанії, яка обслуговує 27% всіх споживчих інтернет-транзакцій в Україні.

Чек-лист цифрової трансформації

Плануючи цифрову трансформацію, я б розділяла завдання на два сектори: цифрові бізнес-процеси і цифрова культура. І радила для початку пройтися по стандартному чек-листу.

• Перше: чи можу я як бізнес продавати через інтернет. Інструментів для цього маса: агрегатори, маркетплейси, соціальні мережі або самостійні продажі. Ринок інтернет-продажів росте в Україні на 35% рік до року.
• Друге: промо своїх продуктів. У минулому році витрати на рекламу через інтернет перевищили витрати на телевізійну рекламу. В “телеку” споживач знеособлений, а інтернет дає унікальну можливість дізнатися про клієнта набагато більше і підстроїти пропозицію конкретно під нього.
• Третє: діджіталізація процесів продажів. Більшість компаній знають, що таке CRM-система, ведуть облік клієнтів в електронному вигляді і будують так звану воронку продажів. Це допомагає розуміти, яка кількість “лідів” (потенційних клієнтів) прийшла, розрахувати конверсію, оцінити, як довго ці клієнти використовують сервіси і розрахувати ефективність своїх вкладень.
• Четверте: оцінити, як бізнес отримує зворотний зв’язок від своїх клієнтів і як його використовує. Чи збирає компанія дані про клієнтів (Big Data) або системно вимірює рівень задоволеності клієнтів сервісом (наприклад, NPS). Цей список можна продовжувати.

Комунікації майбутнього

Дуже важливо піти від наказів, розпоряджень і навіть e-mail в сторону месенджерів і оперативних інструментів, які дозволяють командам швидше взаємодіяти.

Ще один важливий елемент – комунікація з клієнтом. Наші клієнти вже мігрували в цифрову середу, тому їм зручно спілкуватися і в соцмережах, і в месенджерах, і на форумах. Бізнес повинен йти за своїм клієнтом або навіть передбачати його очікування.

Важка ділянка, через яку більшість компаній в Україні ще не пройшли, – це якраз цифрова трансформація внутрішніх бізнес-процесів. У питаннях, що стосуються клієнтів, продажів, бізнес реагує швидко. Ми бачимо моментальну користь і моментальний ефект. А ось усвідомити, що внутрішні процеси можна теж оцифрувати, зробити їх набагато ефективнішими – складно.

Найпростіший варіант, доступний будь-якому підприємству, щоб почати цей процес – це так звані “кращі практики”. Уже можна орієнтуватися навіть на бізнеси в Україні. Ще цікавіше орієнтуватися на бізнес, який працює у вашому ж сегменті, але, наприклад, на більш цифровому ринку. І тут цікаво дивитися на Сполучені Штати або Азію. Більш тактичний підхід – порівнювати себе з бізнесом в сусідніх країнах і розуміти, які найближчі кроки можна було б зробити.

Вчитися на чужому досвіді – це один з найдієвіших способів зрозуміти, що необхідно робити.

Ще дуже допомагає запрошення в свою команду людей, які знають, що таке цифрові бізнес-процеси. А краще, якщо вони взагалі не сприймають аналогові інструменти. Такі люди здатні змінювати культуру, а значить трансформувати мислення команди.

Не звільняти – міняти

При такій цифровий трансформації я б говорила радше не про скорочення штату, а про мінімізацію процесів, які можуть бути автоматизовані. І далі вже кожне підприємство вирішує для себе. Хтось скорочує персонал, а хтось перекваліфіковує і надає іншу роботу, яка буде мати більшу цінність для компанії і для співробітника. Важливий ще зустрічний процес. При спробі розширити штат рекомендую обов’язково ставити собі питання: “А чи можна цю роботу автоматизувати, не привертаючи додатковий персонал?”

Але це неодмінно має статися. Інакше підприємство працює з низькою ефективністю і не може конкурувати з іншими гравцями ринку. Світ глобалізується, і конкуренція вже не всередині України, а з іншими країнами.

Цифрові тренди найближчого майбутнього

Ми б дуже хотіли донести до українських компаній той факт, що оцифровуватися не страшно і потрібно робити це вже зараз. У цьому Україна вже відстає від більшості європейських країн. CRM-системи, взаємодія з клієнтом, внутрішня комунікація, інтернет-продажі – для багатьох ринків це вже минуле. А ми ще не приміряли його для більшості середніх бізнесів в Україні. На мій погляд, потрібно фокусуватися саме на тому, що вже випробувано і довело свою ефективність в таких країнах, як Швеція, Південна Корея або Естонія.

Поки український бізнес не почне масово використовувати нові технології, він буде втрачати конкурентоспроможність. Що, власне, і відбувається. У рейтингу цифрової конкурентоспроможності з 63 країн ми в 2014 році були на 56 місці, а в 2018-м опустилися вже на 58.

І це не тільки про конкурентоспроможність українського бізнесу, це про наше спільне майбутнє. Про те, що сучасне покоління обирає не підписання паперових наказів і перекладання папірців з місця на місце в українських компаніях, а сучасні роботизовані виробництва в Німеччині або дослідні лабораторії у Франції.

Тому я впевнена, цифрова трансформація – це не майбутнє, а сьогодення для українського бізнесу. Це завдання №1 для кожного, якщо ми хочемо впевнено дивитися по сторонах і розвиватися як українське суспільство далі.

Читайте також –

Електронні закупівлі: практичні кейси – як заощадити на проведенні тендерів