Кейс SHEN: як автоматизувати процеси, зробити бізнес прозорим і звільнитися від рутини

SHEN автоматизувала свої бізнес-процеси на базі платформи Prengi. Що отримала компанія і чому це рішення ще більш актуально для українських рітейлерів і керуючих нерухомістю.

Компанія SHEN – один з лідерів українського ринку facility-менеджменту. Серед її клієнтів такі великі торговельні мережі як Сільпо і Фора, виробничі компанії Торговий дім «Щедро», Дельта Вільмар та інші. SHEN працює у всіх регіонах України, штат компанії – більше 3 500 чоловік. Одними зі своїх найважливіших завдань керівництво підприємства вважає розвиток національного ринку facility-менеджменту і культури використання послуг аутсорсу. Аналізуючи успішний міжнародний досвід, SHEN взяла курс на автоматизацію і більше року тому уклала договір з європейською IT-компанією V&A Solutions Estonia, яка вже зараз допомагає на базі платформи Prengi управляти бізнесом в режимі онлайн.

Універсальне рішення

Як розповідає співзасновник компанії-розробника Prengi Володимир Труш, одні з головних переваг системи – гнучкість, універсальність і швидкість налаштування. «Систему може інтегрувати в свою роботу як велика корпорація, так і стартап. При цьому, щоб зв’язати необхідні бізнес-процеси не потрібно купувати 20 різних програмних продуктів. Система і потрібні процеси налаштовуються в режимі онлайн всього за кілька годин», – каже Володимир Труш.

За його словами, метою розробників Prengi було вирішити проблеми, з якими стикається більшість підприємців: некерованість бізнесу, відсутність систематизації та якісної аналітики, а також ряд інших.

У випадку з SHEN, розробник адаптував систему відповідно до вимог специфіки facility-послуг, а саме інтегрував платформу Prengi в компанію, для управління обслуговування нерухомості та обладнання.

«Подібні системи ми вивчали на виставці в Німеччині, однак там вони були на порядок дорожче. Prengi стала для нас оптимальним рішенням у співвідношенні ціна/якість. Обслуговуючи провідні рітейл-компанії, промислові об’єкти і логістичні центри, SHEN використовує продукт Prengi», – повідомляє керуючий директор компанії SHEN Сергій Шульга.

Прозорість і ефективність

Головна перевага Prengi для клієнта – прозорість і можливість в онлайн-режимі відслідковувати стан справ на тому чи іншому об’єкті. Наприклад, топ-менеджер рітейл-компанії може прямо в системі подивитися: як обслуговуються магазини в регіонах, хто з підрядників погано справляється зі своїми обов’язками, а в яких точках найчастіше виникають проблеми. «У підсумку керівник отримує доступ до корисної статистики, на підставі якої він може прийняти рішення про зміну підрядника або керуючого магазином, а також усунути «вузькі місця» в бізнес-процесах компанії», – додає Володимир Труш.

За словами Сергія Шульги, керуючи процесами з надання послуг facility, замовник може в режимі онлайн контролювати як якість клінінгових послуг, охорони, так і обслуговування будівель, обладнання, мереж і комунікацій.

Повертаючись до переваг для торгових центрів, слід виділити наступні: управління всіма процесами єдиною системою в будь-який час з будь-якої точки світу, можливість інтеграції з діючими IT-рішеннями, гнучке управління організаційною структурою і персоналом, оцінка якості та оперативності послуг, що надаються підрядними організаціями, контроль витрат.

За словами співвласника IT-компанії Володимира Труша, українські торгові центри вже почали переходити на IT-рішення Prengi в своїй роботі, як приклад – столичний ТЦ Піраміда.

Цю ж систему девелопери за необхідності можуть використовувати для побудови бізнес-процесів усередині компанії або ж для ефективної комунікації та взаємодії з орендарями. «За допомогою системи Prengi можна побудувати абсолютно будь-які бізнес-процеси. Наприклад, якщо в торговому залі занадто жарко або холодно, орендар може в онлайн-режимі попросити девелопера відрегулювати температуру. Таким же чином можуть вирішуватися й інші питання взаємодії. Ця система дозволяє не тільки автоматизувати свої бізнес-процеси, а є й серйозною конкурентною перевагою і критерієм вибору підрядної організації. Адже за інших рівних умов клієнт завжди вибирає компанію, яка буде працювати відкрито і прозоро», – відзначає керуючий директор SHEN.

Автоматизація та безпека

Слід зазначити, що функціонал системи Prengi цим не обмежується. Система здатна повністю автоматизувати процеси компанії. В її функціонал також входить управління проектами, гнучке управління організаційною структурою, налаштування транзакцій, розподіл ролей і відповідальних, розсилка повідомлень і нагадувань, багатофункціональний менеджер завдань, розрахунок і контроль термінів їх виконання, а також багато іншого. Серед основних модулів Prengi автоматизація бізнес-процесів, управління алгоритмом роботи, підрядниками, обслуговуванням будинків, устаткування, мереж і комунікацій, управління витратами і командою, персональний «Prengi Dashbord» а також онлайн статистика.

За словами Сергія Шульги, в SHEN за допомогою системи Prengi автоматизували близько 10% всіх бізнес-процесів, однак в компанії всерйоз збираються довести цей показник мінімум до 70%. Втім, навіть нинішній рівень автоматизації дозволяє SHEN економити на адміністративних витратах. «Завдяки роботі з Prengi ми зробили структуру більш плоскою, прибравши директорів регіонів і директорів департаментів. Звичайно, з огляду на 3500 співробітників, це невелика частка. Але ми зменшили витрати на адміністративну частину, яка оплачується з прибутку, а не з коштів замовника, тому для нас це важливо», – пояснює Сергій Шульга.

Крім цього, Сергій звертає увагу на те, що Prengi дозволяє істотно спростити роботу з технічним обслуговуванням, так як система сама нагадує, коли необхідний ремонт того чи іншого обладнання. «Наприклад, після установки кондиціонера і занесення інформації про це в систему, ми можемо забути про нього до відповідного оповіщення. Через якийсь час система сама нагадає про необхідність провести технічне обслуговування та надасть перелік необхідних для виконання робіт», – відзначає керуючий директор SHEN.

Сміливо можна заявити, що розвиваючись у бік автоматизації, власник нерухомості або керуючий звільняється від щоденної рутини і може використовувати цей час для вирішення більш важливих завдань.

Як стверджує Володимир Труш, ще однією важливою перевагою IT-системи Prengi є безпека і захист персональних даних. «Багато компаній зберігають в системі дуже важливі дані, тому наші сервери знаходяться в Європі та Америці. У нас є сертифікати найвищого рівня захисту і ми даємо своїм клієнтам гарантію більше 100% захисту їх персональних даних», – каже Володимир Труш. За його словами, вже зараз IT-рішенням Prengi користується понад 500 компаній, і найближчим часом їх кількість буде тільки зростати.

Читайте також –

Як традиційному рітейлеру перебратися в онлайн і домогтися успіху – кейс АЛЛО