Цифровізація допомагає: результати за рік впровадження електронного документообігу в компанії TAS Agro

За рік впровадження цифрових рішень компанія TAS Agro залучила до ЕДО (електронний документообіг) більшість співробітників та половину контрагентів. Як організувати цей процес ефективно та при цьому заощадити час і гроші, розповідає керівниця проєкту проекту ЕДО ТОВ “ТАС АГРО” Ірина Яблонська.

Цифровізація забезпечує можливість встигати все

Проєкт впровадження ЕДО стартував у TAS Agro у березні 2023 року. Ми розуміли, що повинні автоматизувати процеси, щоб позбавити наших співробітників рутинних задач та звільнити час для інтелектуальної праці. До того ж цифрові сервіси дозволяють працювати з документами 24 години на добу та економити чимало коштів.

Інтеграція з внутрішньою системою: складнощі та переваги

Ми підписуємо у “Вчасно” понад 500 документів щомісяця. Це договори, додаткові угоди, специфікації, протоколи розбіжностей, видаткові накладні, коригуючі накладні, акти, рахунки, внутрішні розпорядження та накази. Також в TAS Agro інтегрували Вчасно з нашою внутрішньою системою електронного документообігу, а після цього –  з обліковою системою.

Загалом процес інтеграції тривав три місяці. Але  потім ще півроку пішло на автоматизацію всіх процесів, щоб мінімізувати участь користувача в процесі. Сьогодні ми отримуємо документи із сервісу в різних форматах.

За рік на ЕДО перейшли 80% співробітників та понад 50% контрагентів

На початку впровадження ЕДО був невеликий спротив. Але, коли ми розуміємо всі плюси, які нам дає новизна, – ми починаємо нею активно користуватися. Зараз у нас з ЕДО працює понад 80% співробітників, які підписують документи. До того ж працівники вже самі ініціюють перехід контрагентів на ЕДО, адже так набагато швидше та простіше.

В цілому партнери реагували на зміни позитивно, адже здебільшого – це достатньо великі компанії. Вони вже або працюють в ЕДО, або й самі ініціюють цей процес. А от ФОП в деяких регіонах підхопили інновації не з таким ентузіазмом, і була величезна проблема переконати їх користуватися сучасними цифровими сервісами.

Бували ситуації, коли бухгалтери на місцях роздруковували документи, які вже підписані в ЕДО. Коли ми це виявили і запитали, навіщо так робити, відповідь була така: тому що потрібні папірці, як ми пройдемо податкову перевірку без папірців? І тоді ми пояснювали, що були кейси, коли податкову перевірку проходили з наданням інформації на флешці. Втім, повністю користуватися ЕДО іноді ще заважають стереотипи чи відсутність інформації. Але за рік вже більше половини наших контрагентів повністю перейшли на ЕДО.

Що ми отримали завдяки ЕДО

Швидкість. ЕДО економить більше 50% часу для ініціатора та отримувача документів завдяки спрощеному процесу погодження та електронному підписанню і нашій автоматизації процесів.

Доступність. Цифрові сервіси дають змогу працювати з документами 24 години на добу, 7 днів на тиждень.

Економія коштів. Коли ми підрахували прямі та непрямі витрати, то зʼясувалося, що за цей рік завдяки ЕДО компанія заощадила понад 1 мільйон гривень.

В нас глобальні плани на цифровізацію процесів в компанії. В сфері ЕДО хочемо впровадити внутрішні нормативні документи та кадрове діловодство. Також будемо запускати Е-ТТН.

Втім, ми не обмежуємося цим – вже почали впровадження роботизації та автоматизації на всіх стадіях виробництва. Рутинні процеси передамо роботам, а співробітників залучатимемо в більш інтелектуальну та творчу роботу.

Цифровізація та автоматизація впливає на зниження витрат, підвищення продуктивності праці і можливість сконцентруватись на виробництві, а не на операційній діяльності. А ще за допомогою цього бізнес стає більш конкурентоспроможним та привабливим для інвестицій.