Діджіталізація рітейлу і FMCG: як реорганізувати бізнес-процеси компанії в цифровий формат в умовах карантину

Впровадження інноваційних рішень – єдиний шлях для збереження та зміцнення позицій компанії на ринку в умовах пандемії COVID-19.

Цей матеріал також доступний російською мовою

Згідно з прогнозами Інституту міжнародних фінансів, глобальне зростання світового ВВП в цьому році може скласти всього 1%. Під ударом опиниться не тільки держсектор, але й вся світова комерція, що зробить питання трансформації галузевого бізнесу питанням виживання. Аналітики все ще не готові твердо заявити, що на нас чекає післязавтра, але в одному вони сходяться на всі 100% – компанії врятує діджіталізація.

Необхідність повної реорганізації бізнес-процесів в цифровий формат – не єдиний наслідок пандемії COVID-19. На шлях змін компанії також штовхають зміни в consumer behavior: клієнти чекають від бізнесу нових рішень, здатних забезпечити швидкість і безпеку задоволення їх потреб.

Адаптуватися під нові реалії бізнесу допомагають інноваційні системи. Хто першим їх освоїть – зможе зберегти і зміцнити позиції на ринку.

Трансформація рітейлу

Один з найбільш значущих показників, який допоможе компаніям в галузі FMCG вистояти в період стресу і кризи – оптимізація статей витрат. Грамотний підхід до цього процесу не тільки збільшить ефективність компанії в складний для неї період, але і збереже необхідний обсяг виробництва та рівень продажів.

Скорочення витрат – нова необхідність. За попередніми прогнозами дослідницької компанії Coresight Research, до кінця 2020 року в одних тільки США назавжди закриється більше 15 000 магазинів. Масштаби в українських реаліях можуть бути куди катастрофічнішими. Уряд вже продовжив дію адаптивного карантину до 31 липня і це не межа.

У ситуації, що склалася, скорочення витрат можливе тільки за допомогою впроваджень спеціалізованих IТ-рішень, які  перевірені роками та призначені для полегшення і деталізації процесів, контролю за операційною діяльністю компаній і зменшення витрат саме в галузі Retail і FMCG.

Таким чином на перший план виходить правильний вибір як підрядника та виконавця, так і самого рішення, комплексу рішень або ж сервісів, які будуть компатебільни один з одним.

Надійність партнера і досвід впровадження у період всесвітньої рецесії особливо важливі. Одна з компаній, що володіють необхідними компетенціями – Comarch. На її рахунку тисячі успішно реалізованих проектів на 6-ти континентах майже в 100-та країнах.

Компанія Comarch пропонує безліч сервісів і рішень IТ, які допоможуть під час кризи оптимізувати і оцифрувати свої внутрішні процеси і взаємодію із зовнішнім світом. Серед таких інструментів – електронний документообіг EDI, управління електронними накладними та/або рахунками фактурами Comarch e-invoicing, Trade Promotion management, Online Distribution та Online Sales Support.

Електронний документообіг

Рано чи пізно перед будь-яким бізнесом виникає питання про необхідність впровадження електронного обміну документацією. До такого рішення підштовхують зростання кількості помилок і витрат, уповільнення процесів, затримки з ухваленням бізнес-рішень, і, елементарно, недостатнє взаєморозуміння через низьку якість даних.

Система EDI Comarch дозволяє вирішити ці проблеми. Обмін комерційної документації між компаніями в електронному форматі через систему EDI повністю автоматизований, що робить ручну працю непотрібною. Хмарна платформа забезпечує високу надійність обміну даними між компанією та її бізнес-партнерами.

EDI дозволяє отримати цілий ряд значущих переваг для компанії:

• Скорочення витрат на управління документацією. 83% компаній говорять про більш ніж 50% економії завдяки впровадженню EDI
• Зниження кількості помилок. Більшість респондентів вказують на зменшення кількості помилок на 60-70%, а кожен шостий повідомив про повне їх усунення
• Більш швидка оплата рахунків-фактур. 90% респондентів підтвердили збільшення швидкості виконання процесів, пов’язаних з виставленням електронних рахунків-фактур
• Прискорення логістичних процесів. Практично 90% учасників опитування зазначили, що тривалість логістичних процесів знизилася більш ніж на 50%.

Серед відомих роздрібних гравців системою EDI скористалися всі лідери галузі: компанія Fozzy Group і все її торгові мережі, Metro Cash & Carry, Велика кишеня, АТБ, Novus, Космо, Rozetka, Епіцентр і Нова лінія, Leroy Merlin, Billa, Рукавичка, Таврія тощо. Якщо ж говорити про виробників і дистриб’юторів, то таких вже більше 3000 компаній, ось тільки деякі з них: Сандора, Бакарді, компанія ІДС, Carlsberg, Sun InBev, Procter & Gambel, Вінфорт і так далі.

Юридично значимий документообіг

Ще одне необхідне рішення – оборот первинними документами, а перш за все – електронними накладними, актами виконаних робіт, актами взаєморозрахунків та іншими, не менш важливими документами. За даними дослідження, проведеного компанією Comarch, більшість організацій як і раніше отримують основну частину накладних в паперовому або відсканованому вигляді (77% учасників із середньою або значною часткою) або вводять їх вручну в форматі повідомлень електронної пошти або PDF (68% учасників).

Більше половини компаній відзначили проблеми з відповідністю вимогам у сфері розрахунку податків і ПДВ (63%) і забезпечення цілісності вмісту накладних (54%). Кожна п’ята компанія повідомляє про численні проблеми, пов’язані з правилами архівації (22%) і прогнозування конфіденційних даних (21%).

Комплексне інтегроване рішення Comarch E-invoicing дозволяє забезпечувати оптимізацію й автоматизацію всіх процесів, пов’язаних зі рахунок-фактурами. Система включає в себе верифіковані документи, їх підпис, шифрування, взаємодію з місцевими податковими органами, підтримку різних комунікаційних каналів, вони адаптуються відповідно до вимог постачальників (веб-портал, API, операційна сумісність), а також різних форматів повідомлень (наприклад, XML, IDOC, EDIFACT).

За допомогою Comarch E-invoicing компанія може повністю впровадити у себе обмін юридично значущими документами і підключити до цього обміну своїх бізнес партнерів: постачальників послуг або сировини, а також постачальників чи покупців товару в різних каналах.

Comarch E-invoicing – це безпечне рішення, яке дозволяє візуалізацію вже підписаних документів у читабельному вигляді, запис і збереження оригінального документа. Особливо зручні та затребувані функції з пошуку вже раніше створених, підписаних і переданих в архів документів – це займає кілька секунд, а кількість доступних параметрів задовольнить навіть найвимогливіших користувачів.

Юридично значимий документообіг в Україні дуже затребуваний і впроваджується на масової основі між торговими мережами та їх постачальниками, а так само на лінії співробітництва виробник – дистриб’ютор. Варто відзначити в даному напрямку такі компанії як Metro Cash & Carry Ukraine, Rozetka, Велика кишеня, Таврія, Novus і Leroy Merlin Ukraine.

Онлайн-дистрибуція

Щоб виробники могли оптимізувати процеси роботи з роздрібними й оптовими мережами, компанія Comarch створила інноваційну платформу для ведення звітності та забезпечення взаємодії – Online Distribution. Платформа щодня створює звіти на підставі даних, що генеруються спеціальним комунікаційним інтерфейсом, який встановлюються на стороні дистриб’ютора.

Впровадження Comarch OD забезпечує:

• Комплексне рішення. Служба обробки даних й інтерактивний засіб створення звітів. Інтеграція з EDI
• Забезпечення надійного обміну даними та гарантії конфіденційності. Створення звітів за даними на основі рішення Comarch
• Досвід застосування в системах електронного обміну документацією та створення звітів про скорочення запасів (понад 100 проектів, в рамках яких було об’єднано понад 800 дистриб’юторів).
• Виключення ручного формування звітів про продажі та обробки даних (файли Excel). Обмеження ресурсів і потенційних помилок.
• Надання затребуваних для розвитку спільного бізнесу й оперативної реакції на зміни ринку даних діловим партнерам набагато частіше.
• Більш ефективний контроль за розподілом ресурсів:

1. Реалізація стратегії вторинних продажів з діловими партнерами – таргетинг і винагорода на основі фактичних даних
2. Поліпшення процесу управління запасами й прогнозування продажів, включаючи ротацію продукції виробника
3. Підвищення рентабельності та точності розподілу ресурсів
4. Підвищення конкурентоспроможності за рахунок поліпшення моніторингу/таргетування бізнес-партнера на потенційних клієнтів

Один з активних користувачів Online Distribution – Red Bull. Впровадження системи дозволило їм отримати оперативний доступ до щоденних оновлень даних про запаси та продажі й генерувати автоматичний звіт про залишки. А також збільшити клієнтську базу, до якої «добираються» торгові представники. Red Bull підключили до OD 66 дистриб’юторів, що складає 282 локалізацій. Компанія налаштувала інтеграційний обмін зі свій обліковою системою (SAP) й одночасно активно використовує онлайн-інструменти для аналізу та звітності з багатовимірними зведеними таблицями на основі кубів OLAP.

Автоматизація забезпечила їм строгий контроль за запасами у роздрібній торгівлі та оптимізувала роботу з дистриб’юторами й роздрібними торговцями. Особливу увагу варто приділити підключенню звіту «частка ринку в конкретної товарної категорії», що дозволило компанії Red Bull значно збільшило клієнтську базу, а, отже, й продажі в роздрібні точки.

Для аналізу отриманих даних компанія, яка підключить своїх дистриб’юторів до платформи Online Distribution може скористатися окремим аналітичним модулем Online Sales Support – це онлайн-інструмент для аналізу та звітності з багатовимірними зведеними таблицями на основі кубів OLAP – або ж отримати дані в чистому вигляді для імпорту в свій BI-модуль.

Trade Promotion management

В даний час компанії рітейлу та FMCG фокусуються на інноваційності продукту, створенні хороших відносин зі споживачами та продавцями, щоб підвищити шанси на продаж продуктів. Значною мірою такі організації також покладаються на рекламні акції, але в цьому випадку їм доводиться рахуватися з ефективним плануванням рекламних акцій, аналізом і контролем використання рекламних бюджетів, аналізом ефективності проведених рекламних кампаній.

Хороший рішенням в даному питанні виступає Trade Promotion Management – комплексний інструмент, який допомагає торговим організаціям в плануванні акцій і їх бюджетів, а також в розрахунку ефективності цих дій.

Завдяки цьому рішенню можна легко визначити рекламні кампанії, оцінити їх ефективність, також використовувати історичні дані для аналізу та пошуку кращих методів, які збільшать продажі. І все це в зручному, сучасному й інтуїтивному інтерфейсі. Інструмент включає в себе модуль для аналізу та звітності з багатовимірними зведеними таблицями на основі кубів OLAP, а також дозволяє формувати масштабні звіти – полотно. Для підвищення ефективності рішення отримує широкий адміністративний доступом, який дозволяє самостійно здійснювати налаштування всіх маршрутів узгодження і ланцюжків узгодження, визначення користувачів і їх прав доступу до даних.

Серед тих хто використовує Trade Promotion Management – виробники та дистриб’ютори, які вибирають цей продукт, тому що це:

• Один інструмент для управління промо-активностями, який забезпечує кращі знання про промо-акції різних брендів, клієнтів і каналів продажів
• Оцінка ефективності до та після проведення промо-активності
• Можливість оцінювати промо, визначати та контролювати KPI, аналізувати результати
• Детальне планування на тиждень
• Швидкий обмін інформацією зі строгими правилами введення даних, робочий процес узгодження, рекомендації за погодженням з внутрішніми правилами
• Управління промо-бюджетом в одному місці з усіма необхідними інтеграціями з зовнішніми системами
• Міжсистемна інтеграція з потоком даних між ERP, CRM, інструментами планування, SFA і TPM/TPO для плавної інтеграції менше помилок, автоматизовані процеси.

Як у старій казкової повісті Льюїса Керолла, зараз рітейлу і компаніям виробникам треба бігти щодуху, тільки щоб залишатися на місці й не втрачати клієнтів. Якщо ж необхідно рухатися вперед, то бігти треба в два рази швидше. І без впровадження сучасних технічних і програмних рішень домогтися цього неможливо.

Безсумнівно гарною новиною є те, що на ринку вже є перевірені технологічні партнери та перевірені ІТ-рішення.

Більш детально про сервіси і рішення компанії Comarch можна дізнатися на офіційному сайті компанії: www.comarchedi.com.ua.

Читайте також –

Дистанційне керування: як забезпечити високий рівень підтримки клієнтів і контролю працівників в умовах карантину