Кейс Добра Крамниця і ABM Cloud: як управляти запасами онлайн в умовах віддаленого режиму

Мережа магазинів Добра Крамниця поділилася тим, як можна зробити свій асортимент максимально збалансованим і побудувати сучасну систему управління запасами.

Цей текст доступний також російською мовою

Запорізька мережа продуктових магазинів формату “супермаркет” і “біля дому” Добра крамниця відрізняється декількома особливостями, які дозволяють їй успішно працювати на висококонкурентному ринку продуктового рітейлу. По-перше, це мережа клієнтоорієнтованих магазинів з високим рівнем сервісу. По-друге, в супермаркетах впроваджена система самообслуговування – покупець може сам вибрати все, що йому потрібно. По-третє і по-четверте, в торгових точках продається кулінарна продукція власного виробництва, а також є склади власного виробництва, звідки поставляється готова продукція для інших магазинів.

Обираємо мету: перевищувати очікування покупців

Знайти баланс в запасах – непросто. Особливо забезпечувати наявність в магазині достатньої, але не надмірної кількості товарів, забезпечивши клієнтів всім необхідним. Доводиться весь час ламати голову над тим, як це зробити при наявності різного роду проблем:

• не можна аналізувати ключові параметри формування та виконання замовлень, тому що цього не дозволяє функціонал існуючої облікової системи;
• немає чіткого алгоритму по створенню замовлень, а втрачених продажів і надлишків – багато;
• процес закупівлі займає так багато часу, що співробітники не приділяють належної уваги стратегічним питанням;
• робота з постачальниками більше схожа на залежність від них, ніж на плідну співпрацю.

З останньою проблемою особливо гостро зіткнулося керівництво мережі Добра крамниця. Найчастіше постачальники або невчасно привозили товар, або взагалі не привозили. Через це рівень втрачених продажів постійно зростав. Але оцінити вплив недобросовісних постачальників на фінансові показники мережі змогли не відразу. На допомогу прийшли сучасні інформаційні технології.

“Щоб підвищити ефективність роботи і поліпшити показники мережі, вирішили автоматизувати частину процесів. Зокрема, встановили систему управління запасами ABM Inventory. Вона складає детальний звіт, який допомагає відстежувати і отримувати інформацію про якість роботи постачальників. Наприклад, раніше постачальник сам міг пропонувати товари незалежно від того, чи добре вони будуть продаватися в конкретних магазинах. За допомогою ABCD-аналізу ми надали інформацію про те, які позиції продаються добре, а які – погано. Тепер у мережі з’явився інструмент впливу на постачальників і менеджери мережі самі вказують, що потрібно везти, а що – ні», – пояснює Марина Макарчук, експерт компанії ABM Cloud.

Правильний товарний запас-інструкція із застосування

Фахівці ABM Cloud  уточнюють, що проект був реалізований повністю віддалено. Якщо зазвичай співробітники компанії виїжджають до партнера особисто, то в даному випадку всі проблеми розбирали в режимі “скайп-колів”. «Це говорить про те, що з боку керівництва і менеджерів мережі було багато докладених зусиль і самоконтролю. Напевно, це хороший приклад для тих мереж, які відкладають все на потім через карантин або інші обставини», – вважає Марина Макарчук.

За словами ІТ-фахівців, правильно налагоджена робота з постачальниками стала однією з причин зростання продажів на 4%. Але крім цього, за допомогою програми менеджменту мережі вдалося домогтися вирішення наступних завдань:

• поліпшення оборотності
• скорочення втрачених продажів
• вивільнення оборотного капіталу шляхом скорочення зайвого запасу
• контроль якості виконання поставок
• централізація закупівель

Забезпечити постійну наявність товару при мінімальних запасах в системі – основний принцип методології, яку використовують успішні рітейлери. Фахівці ABM Cloud виділили основні етапи, які проходять компанії при оптимізації автоматизації.

1. Вивчення внутрішніх бізнес-процесів компанії на поточний момент і актуалізація даних (матриця, інформація про постачальників).

2. Формування історії руху товарів по кожному магазину.

3. Підключення товаром до системи за раніше складеним списком постачальників. Після цього для кожної SKU автоматично розраховуються буфери, тобто цільовий рівень запасу на кожній точці зберігання. Система починає управляти товарами і через кілька циклів поповнення сама коригує цільовий рівень запасів відповідно до фактичного споживання товару. Таким чином мінімізується вплив людського фактора, а отже – помилки.

4. Система стає основним інструментом для відділу логістики і допоміжним для керівника компанії. Вони щодня отримують оновлену інформацію:

• успішність обмінів
• завдання, які потрібно виконати
• в якій зоні буфера знаходяться залишки підключених товарів
• надлишки, упущені продажі і оборотність запасів по окремій групі товарів і по всій мережі.

5. Правильно розподіляються запаси, спираючись на індикатор дії акції, який вказує на маркетингові активності по тому чи іншому товару.

6. Використання модуля гнучкої звітності: звіти стають зручною системою контролю, яка дозволяє відстежити ключові показники ефективності управління запасами, процес роботи з замовленнями і постачальниками. Це передбачає безперервний контроль запасів та інші показники на різних рівнях деталізації.

Як визначити вузькі місця за допомогою звітів

Оперативно реагувати на проблеми можна за допомогою регулярного аналізу даних і всіх показників. Нижче наведено кілька прикладів звітів, які активно використовує мережа Добра крамниця.

Звіт №1: “Втрачені продажі за минулий і чотири попередні тижні”

За допомогою цього звіту менеджери мережі оцінюють, які саме товарні групи / позиції знаходяться в упущених продажах, скільки днів були втрачені продажі, і яка сума потенційно була втрачена. Відповідно до отриманої інформації вони вживають заходів щодо виправлення ситуації.

“Скорочення оборотності позначається на неліквідах – нам вдалося їх скоротити. Таким чином ми вивільнили кошти, оптимізували асортимент і умовно “викинули сміття”. По ходових товарах скоротили упущені продажі, а по неходових – зменшили запаси», – розповідає Марина Макарчук.

Звіт №2: “Надійність постачальника”

Для забезпечення безперебійної роботи необхідно, щоб замовлення мережі виконувалися в повному обсязі і в строк. Невиконання або недопоставка замовлення неминуче призведе до втрачених продажів. За допомогою звіту надійність постачальника менеджери компанії Добра крамниця відстежують відсоток виконаних замовлень з точністю до кількості по певній позиції в кожному конкретному магазині. Таким чином, вони контролюють здійсненність замовлень постачальником і, при необхідності, за невиконання договірних умов виставляють штрафи або шукають альтернативного постачальника.

Звіт №3: ABC (D)

Для продуктивної роботи мережі обов’язкова умова – забезпечення магазинів потрібним товаром в потрібному місці і постійна актуалізація асортименту. Важливо зрозуміти:

• які товари і на якому складі користуються найбільшою популярністю і найбільшим попитом у покупців
• на які товари необхідно звернути увагу
• які товари варто виводити з асортименту

Проводити АВС(D)/XYZ-аналіз можна за допомогою різних критеріїв:

• інтересу для бізнесу – за показником маржі
• інтересу для споживача – за обсягом і частотою продажів

Що можна досягти за допомогою автоматизації

Великий відсоток заробітку для продуктових рітейлерів припадає на fresh-товари. На практиці ж інвентаризація досить часто проводиться неякісно, а прийом/викладка/списання товарів – невчасно. У 90% випадків актуальність залишків не відповідає дійсності.

Основний підхід, яким потрібно керуватися при формуванні запасів і замовлень постачальнику fresh-товарів – service level (рівень обслуговування). Цільовий показник в даному підході – задоволення попиту із заданою точністю. Наприклад, якщо service level 80%, то це означає, що з 100 покупців, які прийшли за конкретним товаром, 80 виявлять його на полиці і куплять.

Проблема в тому, що менеджерам властиво “перестрахуватися” і замовити побільше, виходячи з власних міркувань. Подібний алгоритм призводить до того, що всього лише один зіпсований товар може нівелювати прибуток від декількох продажів.

Зараз в компанії Добра Крамниця впроваджена централізована система управління запасами ABM Inventory. Система відстежує динаміку попиту і регулює цільовий рівень запасів відповідно до змін.

Система дозволяє при розрахунку кількості замовлення враховувати еластичність попиту днів тижні для кожної SKU на кожній локації. Адже відомо, що в різні дні тижня купівельна активність відрізняється. Зазвичай в понеділок у всіх ще є продукти після вихідних, а ближче до кінця тижня ця активність зростає.

Більш того, рівень попиту в торговій точці дуже сильно залежить від її місця розташування. Наприклад, якщо магазин знаходиться біля школи, то попит на продукти в будні дні буде набагато вище, ніж у вихідні.

“Зважаючи на всі особливості часто траплялися помилки. Людина не здатна все прорахувати в розумі. Ми довірили це завдання ІТ-системі, яка для 97% асортименту формує і відправляє замовлення повністю автоматично, без будь-якого ручного втручання. При цьому вона враховує всі необхідні нюанси”, – розповідають менеджери мережі Добра крамниця.

З видимих ефектів автоматизації вони перераховують наступні:

• упущені продажі зменшилися на 19%;
• продажі зросли на 4%;
• товарні запаси скоротилися на 23%;
• оборотність прискорилася на 22% (з 27-ми до 21-го дня).

На що орієнтувалося керівництво компанії при виборі інструменту:

• щоб методологія системи базувалася не на прогнозуванні, а на поповненні складу відповідно до споживання. Такий підхід дозволяє уникати надлишків і не нарощувати втрачені продажі. В алгоритмах системи враховуються дані про недавній попит і те, як часто товар може надходити в магазин;
• щоб інтерфейс був зручним і зрозумілим;
• повинен бути окремий блок з аналітики, який дозволив би відстежувати динаміку ключових показників компанії: втрачених продажів, надлишків, оборотності і надійності постачальників;
• функціонал системи може постійно допрацьовуватися виходячи з поточних потреб;
• супровід і підтримка високої якості при використанні системи.

“Також важливим аргументом при виборі програми для нас була модель роботи SaaS (Software as a Service), яка дозволяє не вкладати інвестиції в Додаткове обладнання (сервера) і підтримку системи. Нам зручніше проводити оплату у вигляді щомісячних орендних платежів за фактом використання”, – ділиться керівництво мережі Добра крамниця.

Впроваджена система управління запасами ABM Inventory-це вже другий продукт для управління роздрібним бізнесом від компанії ABM Cloud. Раніше розробники презентували кейс впровадження системи мерчандайзингу ABM Shelf і результати використання цього продукту в мережі магазинів Добра крамниця.

Інформаційні технології продовжують набирати обертів, і допомагають бізнесу справлятися з новими викликами. Карантинні заходи у зв’язку з останніми подіями – не єдина причина, по якій менеджмент навчився віддалено вирішувати проблеми і оптимізувати людські ресурси. Таких підходів вимагає розвиток технологій і потреба керівництва, а також власників бізнесу спостерігати за процесами в режимі реального часу і звертати увагу на найменші деталі. Інакше-рітейлери назавжди залишаться в полоні власних помилок.

Як правило, більшість компаній занадто зайняті операційною діяльністю, через це упускають момент, коли прийшов час щось міняти і потрібно почати діяти. Хочете, щоб ваш бізнес був конкурентоспроможним і економічно стійким? Тоді потрібно грати на випередження. Цей чек-лист допоможе вам визначити свої сильні і слабкі сторони, зрозуміти куди направити фокус Вашої уваги:

Читайте також – 

Кейс мережі Добра Крамниця: як за допомогою програм оптимізувати поличний простір