Запровадження електронного кадрового документообігу: покрокова інструкція від мережі Кібернетики

Фахівець з впровадження електронного документообігу сервісу Вчасно Антон Бойко та інспекторка з кадрів мережі Кібернетики Оксана Корнієнко розповіли про покроковий перехід на електронні кадрові процеси в мережі з півсотнею магазинів та як зробити його комфортним для всіх учасників.

В ході RAU Workshop, присвяченого питанням цифровізації кадрових процесів, його учасники мали змогу на реальних кейсах вивчити досвід компаній, які вже почали проходити цей шлях. Зокрема, мережі Кібернетики, що має вже 52 торгівельні точки в 10 областях. RAU пропонує найцікавіше з цього кейсу.

Автоматизація на запит

Як зазначають в сервісі Вчасно, різні інспектори з кадрів із багатьох компаній завжди кажуть одне: «Ми хочемо економити час робітнику, керівнику, директору, собі». І завдяки автоматизації дійсно економлять свій робочий час – інколи до 30-40%. Так, в мережі Кібернетики працює 300 власних фахівців, які мають знання і досвід в продажах саме техніки. Завдяки звільненню від необхідності оформлювати паперові документи вони можуть зосередити всю свою увагу саме на покупцях.

Спочатку на роботу з електронною документацією перейшли юристи та бухгалтери, що користувалися сервісом Вчасно. Наступний етап – робота з кадрами, де головною особливістю електронного документообігу є можливість через сервіс Вчасно співпрацювати саме з фізособами, підписувати документи тощо. Також важливим чинником для переходу на електронний документообіг стали поштові витрати на обмін паперовими документами з торгівельними точками в різних містах.

При цьому треба не забути, що й кому відправили та чи всі документи повернулися назад. Часто їх роздруковують, заповнюють і практично дублюють одну і ту саму інформацію декілька разів (карта П2 особовий листок, анкети тощо). Й це без урахування помилок та переписування по кілька разів. Бувало й таке, що поки оригінали документів приходили, людина вже передумала і хоче звільнитися.

Тому аби не губити документи, не нагромаджувати їх та не витрачати купу часу на паперову роботу, рік тому в компанії перейшли на роботу з електронними кадровими документами.

Перші кроки

Почали це впровадження в компанії із затвердження внутрішнього положення, де прописали, що відтепер є два варіанти ведення кадрового документобігу. І перший варіант – це саме електронний документообіг, де повністю, від першої дії до останньої, прописано як він ведеться. І кожен співробітник підписує згоду на обмін документів в електронному форматі (на випадок перевірки органами Держпраці). Паперовий варіант теж лишився для людей, на кшталт 72-річного водія з кнопочним телефоном.

Перед тим уважно вивчили законодавство на предмет всіх можливих нюансів аби все зробити правильно та уникнути можливих штрафів. Наприклад, закон вимагає архівувати кадрову документацію (особові картки, накази і т. д) старшу за 10 років. Поки єдине рішення – це роздрукувати вже завірений електронними підписами документ з облікової системи та завірити цю паперову копію підписом інспектора з кадрів та печаткою підприємства. А у внутрішньому положенні можна прописати з якою періодичністю це робитиметься: раз на тиждень, місяць чи півроку.

Після визначення процедурних питань порахували: чи буде це ефективно та вигідно. Порівняли витрати на електронний документообіг (ЕДО) та його інтеграцію з існуючими фактичними витратами на логістику, на папір, тощо. Останній крок на організаційному етапі – визначення відповідального за проєкт і тих фахівців, які будуть його втілювати (IT-спеціалісти, юристи, кадровики).

Опис проєкту та його тестування

Після прийняття рішення про впровадження електронного кадрового документообігу зайнялись описом процесу, який треба реалізувати. Для цього виділили окремі процеси (відпустки, прийом на роботу, переведення і звільнення) та деталізували їх. Тобто описали, що саме треба автоматизувати, які бланки потрібно доробити, які доробки потрібно зробити в обліковій системі. І встановили певні терміни та пріоритети.

Почали з відпусток, і хоча це найоб'ємніший процес, але він зустрічається найчастіше. Спочатку доробили все, що було потрібно. Потім створили тестову групу з працівників з різних регіонів, які були зацікавлені в цьому проєкті. Зібрали відповідно зворотній зв'язок і знову вдосконалили технічну частину. Після чого провели навчання для персоналу та створили відповідні інструкції.

Реалізація та масштабування

Тепер у внутрішній CRM-системі працівник повідомляє керівника про бажання взяти відпустку. І лише після схвалення ним та регіональним менеджером відділ кадрів отримує сповіщення, що певний співробітник хоче взяти відпустку на 10 днів з такого-то числа. Тоді HR-спеціаліст формує заяву на відпустку в обліковій системі та відправляє йому на підпис. Після завірення електронного документу працівником та його керівником, формується відповідний наказ.

Останній етап – це вже масштабування електронного кадрового документообігу. Якщо автоматизація відпусток запускалася декілька місяців, то вже наступні процеси запустили за місяць. Коли вже всі учасники розуміли, як це працює на практиці. На черзі – впровадження абсолютно нового модуля «Вчасно.Кадри». Він дозволяє відразу весь пакет документів співробітника «затягувати» в особову карту в обліковій системі і на основі цих даних створювати весь пакет документів для прийому на роботу. В середньому це звільняє для інспектора 30-40 хвилин часу на одному оформленні. Окрім економії часу (509 годин) мережа Кібернетики за рік роботи з ЕДО заощадила на поштових послугах, папері, заправці принтерів тощо 700 000 грн.

Якщо певних даних для заповнення анкети не вистачає, на допомогу приходить штучний інтелект, який може допомогти взяти певні цифри з цього документу та заповнити необхідні поля. Фактично можна дистанційно прийняти людину на роботу. Завдяки можливості автоматично заповнювати близько 80% анкети значно пришвидшується час прийому. Замість двох годин тепер на це потрібно лише 15 хвилин. І що найважливіше – 100% документів обробляються і повертаються в той же день. Тому компанія разом зі своїм партнером Вчасно продовжує рухатися далі, впроваджуючи новинки.