Євген Лежанін, Dubidoc by Сheckbox: Як провести HR-детокс та позбутися паперової залежності

Під час RAU HR Conference 2026 маркетинг-директор сервісу електронного документообміну Dubidoc (ЕДО) від команди Checkbox Євген Лежанін презентував рішення для спрощення кадрового документообміну. Що саме воно включає.

В звичайному кадровому документообміні процеси часто складні та затягнуті в часі: сканування, підписання, виправлення помилок в документах, їх зберігання тощо. Існує навіть практика зйому окремих офісів для зберігання документів.

При використанні інших електронних систем кадрового документообміну можна зіштовхнутись з деякими проблемами:

• необхідність реєструватись в системі;
• навчити співробітника користуватись системою;
• при великій кількості типових документів велика кількість операцій з шаблонами, зміною та збереженням даних, надсиланням документів тощо;
• необхідність сплачувати кошти за кожного співробітника.

Dubidoc доступний для використання як на комп’ютері, так і на будь-якому іншому пристрої. Наші клієнти інтегрували підпис на свої сайти і тепер кожен роботодавець може верифікувати себе за допомогою Dubidoc.

Як організована спільна робота

Не потрібно навчати контрагентів та співробітників: достатньо зайти в Dubidoc, згенерувати посилання на документ, відправити його співробітнику, який відкриє цей документ без реєстрації і підпише його зручним для себе способом.

Важлива опція – кадрові шаблони та ШІ помічник, заповнення вручну тут повністю відсутнє. Один раз ви створюєте заяву, налаштовуєте інтерактивні поля, відтак змінюєте лише ті дані, які вам необхідні. Далі ви відправляєте цей документ будь-якій кількості співробітників.

Структурована система папок дозволяє аналогічним чином зберігати всі документи на своєму комп’ютері.

При цьому немає жодних обмежень на перегляд документів та додаткових оплат за архівацію.

Маршрут погодження та заплановане надсилання документів

При великій кількості людей в процесі підписання документа, достатньо один раз налаштувати весь маршрут погодження і лише один раз відправити документ.

Запровадити функціонал запланованого надсилання документів нам порадив один з HR спеціалістів: ви можете запланувати дату, коли документ або комплект документів підуть до ваших співробітників.

Автоматичне архівування документів та база співробітників

По завершенню всього маршруту відбувається архівація документу в ту папку, яку ви для цього призначили.

База співробітників створюється для швидкого пошуку необхідного співробітника, якому потрібно відправити документ.

Коментування, віджет і API

У випадках, коли по документу виникають питання – можна уникнути обговорення в месенджерах, натомість користуватись чатом прямо в документі.

Вбудовувати функціонал Dubidoc можна у ваші внутрішні системи, які використовуються для роботи з персоналом, аби користувач міг підписувати документи безпосередньо у вашому інтерфейсі.

Також можна використовувати API Dubidoc для інтеграцій.

Плагін Peopleforce дозволяє ставити задачі на підпис документів співробітникам. Наразі це лише плагін, але ми плануємо повноцінну інтеграцію з сервісом Hurma – ми активно працюємо над запуском інтеграції вже в цьому році.

Щодо кейсу Ribas Hotels Group – вони самостійно інтегрували в Hurma наш підпис за допомогою нашого API.

Результати не забарились:

• швидкість підписання зросла в три рази;
• кількість помилок при внесенні документів зменшилась майже до нуля;
• всі документи зберігаються централізовано і доступні в будь-який момент.

Якщо ви вже використовуєте вищеназвані системи – все це можна об’єднати в єдине класне рішення, коли Dubidoc займається усіма питаннями, пов’язаними з документами, а Hurma займається питаннями, пов’язаними з аналітикою й менеджментом команди.

Кейс robota.ua для верифікації роботодавців на сайті:

• 3959 компаній отримали статус перевірених;
• 437 підозрілих компаній відсіяно;
• 90-95% проходять процедуру без звернення у підтримку.

Вартість користування сервісом – 594 грн на місяць, без річних оплат, без додаткових оплат за співробітників, архіви, кількість переглядів тощо. Також є можливість протестувати сервіс, користуючись ним безкоштовно перші 14 днів.

Чому наші клієнти обирають Dubidoc:

• підпис без реєстрації для співробітників;
• необмежена кількість співробітників, яких можна додавати;
• відсутність річних передплат;
• необмежений доступ на перегляд документів;
• структурована система папок;
• необмежений час зберігання документів;
• заповнення документа співробітником за допомогою шаблонів.

Майбутнє кадрового документообміну – це автоматизація, простота і прозорість. Разом із Dubidoc ви зробите цю трансформацію реальністю.

Забронювати персональну демонстрацію можна на сайті Dubidoc.