Сервіс WhiteDoc першим в Україні запустив міжнародне підписання документів із підтримкою QES

Українська платформа електронного документообігу WhiteDoc першою на вітчизняному ринку впровадила підтримку міжнародних кваліфікованих електронних підписів (QES). Завдяки інтеграції з провайдерами підписів із EU/EEA Trusted Lists українські компанії тепер можуть підписувати документи з іноземними партнерами онлайн.

Для ритейлу та дистрибуції це означатиме швидше укладення контрактів з постачальниками, оперативне погодження змін до умов співпраці та більшу передбачуваність у ланцюгах постачання.

Було і стало: як зміниться міжнародний документообіг

Мінімальна вартість доставки документів за кордон зараз починається з 550 грн в один бік, а строки становлять від 5 і більше днів. В результаті підписання одного комплекту документів може тривати 2-3 тижні і коштуватиме бізнесу понад тисячу гривень.

Підтримка міжнародних QES формує нову модель взаємодії з іноземними партнерами. Йдеться про зміну операційної логіки роботи:

• зменшуються юридичні та операційні ризики завдяки перевірці сертифікатів підписів у реальному часі та відповідності стандартам eIDAS;
• компанії можуть безпечніше підписувати документи з міжнародними контрагентами завдяки QES довірених провайдерів;
• зникає залежність від поштових операторів і фізичної доставки документів.

«Ми пропонуємо бізнесу функціонал, який технологічно відповідає вимогам eIDAS і є простим у використанні, щоб взаємодія з партнерами за кордоном була такою ж швидкою, як і в Україні. Також вже зараз розширюємо перелік інтеграцій з міжнародними провайдерами підпису, аби український бізнес міг масштабуватися та зростати без паперових кордонів», – коментує Дмитро Швирков, CEO WhiteDoc.

Про законність та безпеку

Варто враховувати, що українські електронні підписи поки повноцінно не визнаються за межами України. Однак використання в Україні електронних підписів, виданих у Європейському Союзі, допускається вже зараз – за дотримання умов, передбачених п. 61 Розділу VII Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».
Згідно з цим пунктом тимчасово (до взаємного визнання між Україною та Європейським Союзом електронних довірчих послуг) в Україні визнаються кваліфіковані електронні підписи (КЕП/QES), що надаються надавачами електронних довірчих послуг (тобто установами-провайдерами, що видали КЕП/QES), яких включено до Довірчого списку країни – члена ЄС або держави – члена Європейської асоціації вільної торгівлі.

"Таким чином, використання сервісу WhiteDoc при підписанні документів з використанням підписів, які можна прирівняти до кваліфікованого електронного підпису (QES), де надавачі таких довірчих послуг внесені до Довірчого списку ЄС (зокрема, Evrotrust Technologies JSC, що внесений до EU/EEA Trusted List в Болгарії), є законним і визнається в Україні", - коментує Андрій Духницький, адвокат, партнер компанії Crowe Mikhailenko, керівник корпоративної практики, який має понад 18 років досвіду юридичного супроводження бізнесу в сфері енергетики, автомобільного бізнесу, виробництва, фінансовій сфері.

Яка географія міжнародного підписання

Сервіс WhiteDoc вже інтегрований з міжнародними QES-провайдерами Evrotrust та Smart-ID. Це дає змогу організувати підписання документів за стандартом eIDAS у країнах Європейського Союзу та Європейської економічної зони. Серед країн, з якими вже доступне підписання документів: Німеччина, Франція, Італія, Польща, Нідерланди, Чехія, Данія, Фінляндія, Швеція, Швейцарія, Іспанія, Португалія, країни Балтії, Балкани.

Технічно підписання документів можливе також із контрагентами у Великій Британії, США, Канаді, Туреччині, Ізраїлі, Австралії. Юридична сила таких підписів за межами ЄС визначається законодавством відповідної країни та умовами договору між сторонами.

Який бізнес може користуватися міжнародним документообігом

Міжнародний документообіг орієнтований на компанії, де швидкість підписання документів напряму впливає на бізнес-результат. Насамперед це:

• ритейл-мережі, постачальники та виробники, які працюють з імпортом і експортом товарів;
• українські компанії, що мають або планують відкривати представництва в інших країнах;
• іноземні компанії, які співпрацюють з українськими партнерами;
• міжнародні фонди та неприбуткові організації.

Контроль, аудит та безпека даних для міжнародних угод

Платформа WhiteDoc відповідає вимогам GDPR та використовує принципи privacy by design і privacy by default. Дані обробляються та зберігаються на захищеній інфраструктурі в межах дії європейського законодавства про захист персональних даних.

Архів документів містить оригінали файлів у форматах ASIC-E або PAdES, друковані версії з візуалізацією підписів і сертифікатами, а також журнал аудиту з повною історією дій. Це спрощує внутрішній контроль, аудит і підтвердження юридичної сили документів у роботі з міжнародними партнерами.

Новий етап зростання та масштабування для бізнесу

Запуск підтримки міжнародних QES формує для українського бізнесу новий стандарт роботи з іноземними партнерами. Для вітчизняних компаній це означає максимальну незалежність від фізичної доставки документів, швидші бізнес-процеси та більш контрольовані угоди незалежно від географії контрагентів.

Довідка. WhiteDoc – український SaaS-сервіс для електронного документообігу, управління даними та автоматизації бізнес-процесів. Сервіс використовують для цифрового підписання, погодження, зберігання та контролю документообігу у сферах HR, фінансів, закупівель, логістики та охорони праці.

У 2025 році WhiteDoc першим в Україні серед сервісів ЕДО впровадив підтримку міжнародних кваліфікованих електронних підписів (QES) відповідно до вимог eIDAS. Серівіс не є надавачем електронних довірчих послуг, а забезпечує технологічну сумісність та інтеграцію з міжнародними QES-провайдерами відповідно до вимог eIDAS.