RAU Workshop: «Цифровізація кадрових процесів: практичні поради та інструменти для HR» (фоторепортаж)

Автоматизація оформлення кадрової документації останнім часом стало одним із ключових запитів бізнесу. Тому 12 листопада Асоціація ритейлерів України разом з партнером – компанією Вчасно – провели workshop, де зібрали провідних експертів, щоб на реальних кейсах обговорити як ефективно запровадити електронний кадровий документообіг у компанії.

Подія відбулася у Києві в просторі Kyiv Hall. На заході виступили п’ять спікерів, а захід відвідало більше 80 представників компаній різних сегментів ритейлу, зокрема: Укрнафта, ТА-DA!, Comfy, Meest Пошта, Bayadera Group, Вчасно, НАСК «Оранта», Фора, Vovk, Люксоптика, Будинок іграшок, Puma, Еко маркет, Isei, Alviva Group, Територія мінімальних цін, Pethouse, Аптека 9-1-1, MacPaw, Fly Kids, Glovo, Prostor, Blisk, Ferm, Сільпо, Metro Україна та інші.

Зауважимо, що взяти участь у workshop, які організовує RAU, можуть лише члени та партнери Асоціації. Таких заходів відбувається 6-8 на рік, на яких обговорюються актуальні проблеми, а також є можливість поспілкуватися з колегами, обмінятися контактами та досвідом. Власне, цей процес почався ще до офіційного старту заходу, коли учасники активно знайомилися та спілкувалися.

Спочатку з вітальним словом до учасників звернулася CEO Асоціації ритейлерів України Оксана Приходько.

Першим виступив комерційний директор цифрових сервісів для бізнесу Вчасно Костянтин Юрченко з презентацією про новинки на ринку цифрових сервісів, зокрема, від компанії Вчасно. Власне, новий сервіс Вчасно.Кадри з’явився навесні цього року через численні запити від компаній. Понад 100 успішно реалізованих проєктів у сервісі Вчасно.ЕДО стали поштовхом до створення окремого рішення, яке спрощує кадрові процеси.

За словами спікера, автоматизація роботи кадрового фахівця дозволяє вивільнити в середньому 26% робочого часу. Костянтин Юрченко також окреслив топ-5 головних бар’єрів на шляху впровадження цифрових інновацій у HR. Найчастіша проблема — нерозуміння, з чого почати, яку назвали 34% фахівців. Спікер також пояснив, чому цифровізація критична для компаній і як це впливає на стратегію роботи, надавши дані аналітики від Вчасно: тренди та нові інструменти, що змінюють підхід до цифрових процесів.

Далі настав час практичних кейсів. Першим з презентацією «Як запровадити електронний кадровий документообіг: покрокова інструкція від мережі Кібернетики» виступили фахівець з впровадження електронного документообігу сервісу Вчасно Антон Бойко та інспекторка з кадрів мережі Кібернетики Оксана Корнієнко. Спікери розповіли як виглядали кадрові процеси до цифровізації в мережі Кібернетики, що має вже 52 діючих магазини,— і чому настав час змін. Зокрема, Оксана Корнієнко показала, як побудувати покроковий перехід на електронні кадрові процеси та зробити його комфортним для всіх. Починаючи від вивчення законодавства на предмет можливостей автоматизації та розрахунку ефективності проєкту та закінчуючи призначенням відповідального для подальшого впровадження.

Вже на цьому етапі учасники дуже активно почали задавати питання, уточнюючи законодавчі нюанси опрацювання паперових документів. Оскільки в компанії Кібернетики уже рік як працюють з кадровим електронним документообігом.

Далі йшов опис власне проєкту автоматизації роботи HR-відділу, який почали тестувати спочатку на оформлені відпусток. І знову – чисельні питання із залу. Завершили доповідь спікери проблемами масштабування проєкту та оцінкою досягнутих результатів. Зокрема, йшлося про скорочення часу прийому на роботу працівника з 2 годин до 15 хвилин. Проте навіть після закінчення виступу учасники заходу ще довго не відпускали Оксана Корнієнко на кава-паузу.

Тим часом під час кава брейку учасники теж мали можливість ближче познайомитися один з одним, обмінятися контактами та в приватній бесіді задати спікерам додаткові питання.

Після перерви всіх чекала приємна несподіванка: розіграш подарунків від компанії Вчасно. Серед п’яти персон, обраних рандомно, були представники компаній Prostor, Пчілка маркет, Isei, Ukrnafta, Фора.

Потім почалася друга частина workshop, в якій керівниця сервісу Вчасно.Кадри Ірина Шеремета та керівниця офісу управління проєктами Bayadera Group Ірина Яблонська розповіли, як великі компанії організовують перехід на електронні кадрові процеси крок за кроком. Серед ключових тез виступу з презентацією «Як залучити команду та зробити HR продуктивним: досвід Bayadera Group» прозвучали поради для залучення та мотивації команди до змін, а також розповідь про вплив електронного документообігу на HR-бренд та як позбутися паперової рутини й підвищити ефективність працівників.

Так, в Bayadera Group почали з автоматизації кадрової роботи в логістичному підрозділі, щоб потім маштабувати цей досвід на всю групу компаній. Слухачам показали покрокову інструкцію, щоб цифровізувати кадрові процеси без стресу та помилок. Вже оцифровані процеси оформлення відпустки, в процесі тестування – прийом на роботу і процедура звільнення.

В результаті автоматизації в компанії з липня, коли почалося впровадження, зекономили 962 людино-години або 120 робочих днів. Наразі процес оформлення відпустки в середньому триває 26 хвилин. Також в Bayadera Group поділилися досвідом, як залучити і мотивувати команду до змін, щоб цифровізація працювала на ваш HR-бренд. В процесі виступу спікери також відповідали на численні запитання, які продовжилися й після офіційного закінчення workshop.

Розширений фотозвіт із заходу – на сторінці RAU у Facebook.