Продуктивний HR: досвід Bayadera Group у впровадженні кадрового ЕДО і мотивування команди

Керівниця сервісу Вчасно.Кадри Ірина Шеремета та керівниця офісу управління проєктами Bayadera Group Ірина Яблонська розповіли, як у великій компанії організувати перехід на електронні кадрові процеси та мотивувати команди до змін.

В ході RAU Workshop, присвяченого питанням цифровізації кадрових процесів, його учасники мали змогу на реальних кейсах вивчити досвід компаній, які вже почали проходити цей шлях. Зокрема Bayadera Group, що має більше 30 власних брендів, 27 філій, де працює більше 3500 людей та щорічно обробляється 25 000 лише кадрових документів. Відповідно, подолання паперової рутини та підвищення ефективності працівників є надзвичайно важливим. RAU пропонує найцікавіше з цього кейсу.

Комфорт співробітників понад усе

Як свідчить дослідження компанії EY, з кожним роком все більше компаній ставлять на чільне місце комфорт та ефективність своїх співробітників, створюючи для них умови для розвитку та роботи. Бо окрім зарплати є також інші важливі фактори, на які працівник спирається, коли обирає для себе компанію. Це те, як побудовані бізнес-процеси та наскільки якісно й ефективно кожен може виконувати свою роботу і не витрачати час на ту людину, яка не сприяє розвитку.

Тому так важлива цифровізація кадрової взаємодії, бо саме люди будують ефективність і бізнес. Відтак Bayadera Group, що є одним із найбільших імпортерів та входить у топ-3 експортерів алкогольних напоїв, після року активного переведення основних процесів документообігу (договірної роботи, внутрішніх документів, тощо) в електронний формат почала цифровізацію кадрових питань. Почали з автоматизації кадрової роботи в логістичному підрозділі, щоб потім маштабувати цей досвід на всю групу компаній. Спершу взялися за оформлення відпусток як найбільш простого і масового процесу.

Що вирішує автоматизація

Оформлення паперових документів позначається на роботі одразу трьох сторін: працівника, його керівника та власне HR-спеціаліста. Як і в будь-якій іншій сфері автоматизації документообігу в роботі кадрових відділів у першу чергу є потреба в звичному управлінні процесами в одному місті. З іншого боку, в більшості компаній є проблема роботи з віддаленими підрозділами.

Тому потрібні інструменти, які дозволяють робити все законно, якісно, швидко і бажано без додаткових витрат. Тобто не змушувати наймати додатково людей, а якраз оптимізувати наявні процеси. В тому числі – мінімізації помилок, зберігання документів, тощо.
В результаті автоматизації в компанії за три місяці зекономили 962 людино-години або 120 робочих днів. Наразі процес оформлення відпустки в середньому триває 26 хвилин. Фінансовий зиск в компанії ще не підраховували, але впевнені, що це теж значні суми.

Мобільний путівник

Як зазначають в Bayadera Group, при впровадженні подібних рішень важливо розуміти наявні витрати, можливі поліпшення процесів та основні показники (чи KPI), на які має вийти підприємство  після впровадження проекту. У когось це може бути велика кількість документів, десь – широка географія управління різними підрозділами. І це треба розуміти, щоб оцінювати, як працює проект і на чому фокусуватися в результаті оцінки його ефективності.

В даному випадку однією з головних цілей було зробити процес оформлення відпустки максимально простим та «непомітним» для співробітника і кадровика. Тому зробили мобільний застосунок для співробітника, де за кілька кліків можна обрати потрібний період відпустки. Далі в цьому ж застосунку його погоджує безпосередній керівник і потім співробітник підписує документи.

Варто зазначити, що на початку в компанії стикнулися з доволі високим рівнем спротиву новаціям в сфері ЕДО. Але після першої демонстрації саме кадрового процесу і сервісу «Вчасно.Кадри», більшість змінили свою думку, переконавшись наскільки це легше і простіше.

Схема автоматичного прийому

Наступним кадровим процесом для автоматизації став прийом на роботу. Поки він знаходиться на етапі тестування. Схематично це виглядає наступним чином: після створення job offer заповнюється інформація про кандидата, а потім після автоматичного формування і завантаження всіх необхідних документів вони відправляються на підписання.

Спочатку кандидат надає мінімальну інформацію (e-mail, ПІП, телефон і т.д.) й отримує посилання на анкету, яку він має заповнити і поділитися через Дія.Шеринг своїми документами. Після отримання даних у компанії автоматично заповнюється заява про прийом на роботу та картка П2.

Можна також просто відсканувати документи і надіслати їх фото аби інструмент штучного інтелекту розпізнав інформацію та заповнив необхідні графи анкети. Так само можна додати документи, яких немає в сервісі Дія та при необхідності скоригувати дані.

І після заповнення документи відправляються на прийом і підписання співробітнику та керівнику компанії. Це виходить значно швидше та мінімізує ризик внесення неточних або застарілих даних (бо в Дія «підтягується» лише актуальна інформація).

Екологічний вихід

Також в компанії тестують і процес звільнення. Оскільки важливим є не тільки перше враження про компанія (прийом на роботу), але й останнє враження. І цей процес теж має бути гарним, якісним і, в першу чергу, екологічним, тому що знову йдеться про імідж бренду. Процес дуже схожий до прийому на роботу, але діє в зворотному порядку. Компанія формує в системі обов'язковий пакет документів і потім відбувається його підписання в застосунку. Також у Bayadera Group дали можливість налаштовувати обхідний лист, щоб процес був максимально релевантний під кожну особу, яка в цей момент звільняється.

Мотивація до змін

Звісно, будь-які новації викликають недовіру та спротив у колективу, про що вже зазначалося вище. Тому кожен проєкт автоматизації має починатися з пояснення того, навіщо це компанії та конкретно кожному співробітнику. Багатьох працівників мотивує розуміння, що від їх зусиль залежить результат всієї великої компанії і що вони можуть бути дотичними до цих звершень. В кожному підрозділі зазвичай можна знайти людину, яка зацікавлена і хоче робити зміни, автоматизувати процеси. Саме на них треба робити ставку як палких агітаторів всередині своєї команди.

А для того, щоб полегшити і пришвидшити процес переходу провели онлайн навчання та написали максимально короткі інструкції з відповідями на часто виникаючі запитання. Ба більше, записали подкасти для тих, кого немає часу на вивчення письмових інструкцій. Важливо також підтримувати проявлену ініціативу співробітників та заохочувати їх у перших перемогах над паперовим минулим. Тоді вони зроблять бізнес більш продуктивним, швидким і сучасним.