Останній перехід: досвід впровадження електронних ТТН на шляху до повної автоматизації документообігу ритейлера

Керівник «Вчасно.ТТН» Василь Росада та директор з департаменту логістики «Санте-Алко» Микола Чайка в ході RAU Summit 2025 розповіли про досвід впровадження е-ТТН для алкогольної продукції та дали поради ритейлерам по переходу на цифровий документообіг.

Нещодавно, сервіс «Вчасно.ТТН» став першим акредитованим провайдером е-ТТН в Україні. Довгий час саме цей документ залишався головним бар’єром на шляху до повної цифровізації документообігу, навіть попри те, що до 90% інших документів у компаніях уже могли бути електронними. Тепер бізнес в Україні може офіційно та законно впроваджувати електронні ТТН. Тому досвід мережі «Санте-Алко» у впровадженні е-ТТН є цікавим навіть в аспекті розуміння того, чи готові ритейлер та його партнери до переходу на цифровий формат.

Нагадаємо, у травні 2026 року завершиться перехідний період. До цього часу компаніям варто адаптувати процеси та підготуватися до нових вимог ринку. RAU пропонує ознайомитися з основними тезами цього кейсу.

Перші кроки

Згідно з дослідженням KPMG, в наступному році суттєва кількість компаній планує інвестувати в інноваційні рішення, в кібербезпеку, в стійкість операційного ланцюжка постачання. Чимало українських компаній вже впроваджують сучасні рішення, зокрема, які стосуються електронного документообігу.

ТОВ «Санте-Алко» є ексклюзивним дистриб'ютором більше 80 всесвітньо відомих винно-горілчаних брендів. А також має мережу магазинів преміального алкоголю Vino&Vino у Києві та Одесі й інтернет-магазин vinovino.com.ua. Приблизно півроку тому в компанії замислилися про перехід на е-ТТН, оскільки держава все одно змусить всіх це зробити. Тим паче що для перевезення алкогольної продукції існує окрема спецформа ТТН, яка дещо відрізняється від звичайних ТТН. Зокрема, має бути вказана обов'язкова ліцензія для вантажовідправника та отримувача. Серед головних причин, що спонукали перейти на е-ТТН, були часті помилки операторів, що заповнюють бланки. Дуже часто оператори забувають проставляти саме ці дві ліцензії.

За чотири місяці спільної роботи з сервісом «Вчасно.ТТН» вдалося зробити повну інтеграцію, що дало можливість автоматично формувати електронні ТТН без помилок. Додатково вдалося суттєво скоротити затрати на оформлення документів (зарплата спеціалістів, папір, обслуговування техніки тощо).

Перепони та перспективи

Серед основних причин, що заважають переходу на електронні ТТН, компанії часто-густо зазначають не розуміння того, як все це працюватиме: як з боку державного регулювання, так і з точки зору перебудови внутрішніх бізнес-процесів. Сюди ж додається технічна неготовність, побоювання збоїв у роботі. Тим паче, що з весни 2025 року, коли припинилося фінансування USAID, проєкт був у «підвішеному» стані. Але вже восени нова команда Міністерства інфраструктури почали тестування центральної бази даних (ЦБД) і в листопаді всі провайдери почали підключатися до цієї бази й отримувати акредитацію. В грудні має запрацювати основна форма електронної ТТН, а в травні наступного року – базовий функціонал е-ТТН має повністю функціонувати через державну ЦБД.

І на початку наступного року вже буде зрозуміло, коли буде обов'язковою е-ТТН для всіх бізнесів. Це станеться, можливо, вже на початку 2027 року. Але може бути і раніше, і це точно буде впроваджуватися по окремим секторам. У «Вчасно.ТТН» не стали чекати обов'язковості впровадження та вже запустили спецформу для алкогольної продукції на запит від клієнта.

Специфіка алкогольного бізнесу

Для компанії, що торгує алкогольними напоями, важливо уникати помилок в оформленні підакцизного товару. Бо кожна помилка в ТТН – потенційний штраф у десятки чи навіть сотні тисяч гривень. Плюс затримка повернення документів. Наразі, після впровадження електронної форми документу, замість 3-5 днів підписані документи приходять максимум за 12 годин.

Завдяки швидкому створенню документів без помилок бухгалтери перестали бути «хантерами» за документами, коли щось не додали чи не повернули. Вони просто відстежують, що є, чого нема, і діють по запитам менеджерів, якщо через 24 години документ не підписаний. Що дуже спростило роботу бухгалтерії.

Загалом при наявних чотирьох операторах після повного впровадження е-ТТН вивільниться близько 3000 людино-годин за рік. А це означає можливість перевести в середньому півтори людини на більш цікаву роботу.

Робота з партнерами

В процесі відбору 20 партнерів Санте-Алко для тестового впровадження е-ТТН компанія стикнулася з трьома реакціями на зміни: повна згода, вимушене погодження та різка відмова (допоки це не буде обов’язковим). Перші результати роботи з тими, хто погодився впровадити новацію, показали, що електронний документообіг пришвидшує обмін даними, пришвидшує обіг грошей за поставлений товар. Підвищилася й ефективність логістики – водії скоротили затримки на одній точці приблизно на 15 хвилин, що досить суттєво вплинуло на кількість доставок одним автомобілем.

Партнерам також зручно, що було прибрано людський фактор і документи оформлюються без помилок. А можливість швидкого пошуку та зберігання в електронному архіві документів значно спростило спілкування з податковими органами.

Отримані результати

Аби перейти на електронний документообіг, довелося повністю змінити бізнес-процеси в компанії. Ще приблизно тиждень знадобився для навчання персоналу новим операціям. Проте результат був вартий того: одним натисканням кнопки створювався в обліковій системі підприємства електронний документ, що одразу підписувався та друкувався (держава поки що вимагає друкувати спецформу ТТН).

Вдалося скоротити до нуля штрафи від мереж за неправильно оформлені ТТН, а також вивільнити одного з чотирьох операторів, що займалися їх оформленням. Водії, що раніше обслуговували до 15-20 точок, тепер об’їжджають зараз 30-40 точок, завантажуються о 8.00 та закінчують роботу о 15.00. Тобто є суттєве скорочення процесів здачі товару.

Пришвидшення сталося в тому числі завдяки мобільному застосунку для водіїв, де водій реєструється за номером телефона та отримує верифікацію (через Дія, Приватбанк або через monobank).