Ірина Шеремета, «Вчасно.Кадри»: Будь-які зміни будуть впроваджувати люди, а не алгоритми

Керівниця сервісу Вчасно.Кадри в ході на RAU HR Conference 2026 розповіла, як оцінити готовність компанії до переходу на електронні кадрові процеси та мотивувати команди до змін. RAU пропонує основні тези.

Як HR-лідери ритейлу оцінюють кадрові процеси та свою команду

Цифровий документообіг у кадровій сфері дуже важко реалізувати, якщо намагатися просто перевести оформлення паперових документів у заповнення електронних шаблонів. Оскільки це хоч і спрощує багато процесів у компанії, але не звільняє кадрову службу та HR-департаменти від виконання рутинних задач. Тому сучасний HR неможливий без справжньої автоматизації, коли змінюються звичні процеси в роботі кадрових фахівців. І саме на етапі впровадження таких змін виникає чимало питань і проблем.

Спеціально до RAU HR Conference 2026 сервіс «Вчасно.Кадри» провів опитування серед 157 кадрових фахівців з різних компаній, що є клієнтами або партнерами сервісу. В основному обирали великий бізнес – більше половини опитаних компаній має в своєму штаті понад 500 співробітників – переважно зі сфери роздрібної та оптової торгівлі.
Ціль дослідження – через п’ять ключових питань визначити готовність компаній до зміни звичних процесів і впровадження автоматизації.

Питання перше: визначити проблему

Перед тим, як прийняти рішення про цифровізацію, варто визначити, які HR-процеси є найбільш проблемними. Тут всі опитані були солідарними – це оформлення відпусток та процедури прийому на роботу нових співробітників.

Питання відпусток хвилює найбільше, бо кожен працівник бере їх по кілька разів протягом року. І якщо це паперовий кадровий процес, він продукує багато документів на підпис, погодження, а збирання цих підписів пов’язане з відповідними витратами часу.

Те саме стосується й оформлення нових працівників. Нова людина в штаті має принести різні документи, довідки, фото тощо. Ці паперові документи потребують сканування, а фото через низьку якість часто доводиться замінювати та вирішувати інші подібні проблеми.

Саме тому сервіс «Вчасно.Кадри» за дев’ять місяців автономної роботи як окремий блок електронного документообігу цифровізував весь кадровий цикл: від прийому та переведення до звільнення, оформлення відпусток та видачу різних довідок, які потрібні в компанії.

Результат цієї роботи демонструє маркетологиня Іванка, яка замість того, щоб витратити щонайменше два тижні на працевлаштування, може поділитися документами через «Дія.Шеринг». Так само легко за допомогою смартфону можна оформити заяву на відпустку у мобільному застосунку.
Так само і при звільненні чи переведенні більшість процесів сфокусовано саме в смартфоні, для того, щоб працівник міг сам їх ініціювати або підписати всі необхідні документи.

Аналогічно для кадрового фахівця система автоматично генерує основні типи документів, які потрібні при кожному процесі. Залишається лише їх погодити, перевірити і відправити на підпис чи погодження колегам, які задіють ті чи інші операції.

Питання друге: скільки це коштує

Друге питання, яке важливо розуміти, коли приймається рішення про заміну паперових процесів на цифрові, які реальні вигоди будуть для бізнесу. Тобто має бути чітке розуміння того, які прямі та побічні витрати несе компанія при організації паперового чи цифрового документообігу.

Найчастіше бізнеси рахують витрати на папір, пересилку документів та постійне збільшення персоналу. Це левова частина витрат на кадрові процеси в компанії. Але окрім цих підрахунків, як з’ясувалося в ході опитування, лише 13% компаній чітко розуміють свої реальні витрати на кадрові процеси.

Водночас 43% опитаних кадрових фахівців відзначили, що в компанії не бачать зв'язку між кадровим процесом та фінансовими результатами.

Здається неможливим порахувати все, але як показує досвід клієнтів «Вчасно.Кадри», в застарілих кадрових процесах закладена величезна кількість прямих витрат, а також демотивації персоналу, непотрібного розширення штату, тощо. Також важливо, що рутинні процеси забирають час, який кадрові фахівці могли би витратити на важливіші задачі. Тобто варто зрозуміти скільки насправді коштує бізнесу час, який співробітники витрачають на «папери».

Статистичні показники по клієнтах сервісу «Вчасно.Кадри» свідчать, що в середньому за рік на одного співробітника припадає близько восьми кадрових процесів. Сюди входять і видача довідок, оформлення відпустки, переведення тощо.

Кожен з цих процесів тягне за собою певне документальне навантаження – від 2 до 19 документів. Наприклад, при оформленні співробітника в штат ці документи формуються, друкуються, підписуються, пересилаються. І навіть якщо в компанії частково цифровізовані ці процеси, все одно це велике навантаження на одну людину, яка повинна все підготувати та відправити.

Коли в штаті не кілька десятків співробітників, а кілька тисяч – це величезне навантаження на команду. Тому в сервісі прийняли рішення не тарифікувати відправку документів, а брати плату лише за співробітника, який протягом року може відправляти необмежену кількість документів.

Питання трете: як порахувати витрачений час

Сучасні технічні рішення допомагають, в першу чергу, прискорити будь-який процес. Замість того, щоб збирати, копіювати та друкувати документи, а потім їх складати, систематизувати й зберігати в паперовому вигляді тепер можна автоматично підтягнути інформацію через сервіс Дія, де співробітник поділився своїми документами.

Тому дуже важливо розуміти побічні витрати такі як витрачений час на кадрові задачі до та після впровадження автоматизації.

Оскільки час став одним з основних ресурсів вдосконалення. В середній компанії економія на одного співробітника в рік при переході на автоматизовані кадрові процеси, економиться близько 6 годин.

Якщо, наприклад, в компанії працює 100 співробітників, можна порахувати зекономлений час існуючої HR команди, який можна буде направити в потрібне русло, що принесе більше ефективності.

Питання четверте: як підготувати команду до змін

Звісно, будь-які зміни будуть впроваджувати люди, а не алгоритми. І якісним рішення по автоматизації буде лише тоді, коли його можна масштабувати. В даному випадку мова йде про мобільний застосунок, оскільки ряд досліджень показують, що насправді українці досить сильно діджиталізовані. Вони щоденно вирішують через екран смартфону особисті питання. Так само вони можуть вирішувати і робочі.

Наприклад, продакт-менеджер сервісу Сашко може за лічені хвилини подати заяву на відпустку. Потім керівник її погоджує в електронному вигляді, а фахівець з кадрів сформовує наказ. Директор його підписав і все.

Проте важливим є й те, наскільки співробітники приймуть такі зміни. Бо є велика частина консервативної аудиторії, яку треба буде точно переконувати, що електронний документообіг так само надійний, як і паперовий. Таких, за даними опитування, приблизно 20%.

Але можливий спротив ще близько третини співробітників через необхідність завірення документів цифровим підписом (КЕП – кваліфікований електронний підпис). Він може бути з хмарним цифровим ключем або файловим. І це незвичний для багатьох процес. Тому у сервісі є інтегрований КЕП для співробітника і для підписання документа достатньо буквально провести пальцем по екрану.

Питання п’яте: готовність HR команди

Так само не менш важливою є готовність команди HR відділу до цих змін. Багато хто вже декларує готовність до змін, які дозволять працювати ефективніше.

Водночас є й ті, для кого будуть певні труднощі з впровадженням. Тому, користуючись досвідом великих компаній, які вже цифровізували свої кадрові процеси, фахівці «Вчасно. Кадри» сформулювали шість кроків, яких варто дотримуватись.

Перше – це розуміння власниками, співробітниками та HR-командою навіщо їм цифровізація. В чому є реальні проблеми, з якими стикається бізнес. По-друге, це обов'язкове розуміння законодавчої бази, що регламентує електронний документообіг та кадрові процеси. Важливо підготувати відповідні політики всередині компанії для того, щоб це впровадження було першу чергу законним і зрозумілим.

Наступний крок - навчання кадрової команди, аби вони розуміли, як працює процес. Фахівці сервісу радять сформувати спочатку тестову групу зі співробітників компанії, хто дійсно готовий до впровадження змін та зацікавлений в них. Завдяки зворотному зв'язку він них будете розуміння того, що працює, а що ні. Нарешті варто заохочувати команду і святкувати навіть невеликі перемоги.