Прозорість, що збільшує прибутки: як Checkbox автоматизовує звітність між ТРЦ та орендарями

Як рішення Checkbox допомагає налагодити прозору та зручну взаємодію між орендарями і ТРЦ (як-от Respublika Park, Караван тощо) через єдине джерело коректних даних – пояснює Олександр Самойленко, керівник партнерського напрямку компанії Checkbox.

Коли обидві сторони спираються на однакову, достовірну інформацію, з’являється простір для рішень, що реально впливають на прибуток: ТРЦ інвестує в трафік і маркетинг, зацікавлений у зростанні оборотів орендарів, а бізнес у відповідь отримує більше клієнтів і продажів.

У деяких ТРЦ орендна модель прив’язана до відсотка від товарообігу. Але як процес передачі даних орендодавцю про виторг виглядає насправді? На жаль, все ще немов із минулого сторіччя:

• Орендарі формують звіти вручну. Хтось використовує Excel, хтось – 1С, а інші – витрачають кошти й час на створення власних систем звітності.
• Надсилання звітів раз на місяць або на запит. Власникам ТРЦ важко збирати дані докупи й бачити повну бізнес-картину, адже відсутня централізованість у зборі інформації.
• Дані передаються кому як зручно. Зазвичай це або email, або месенджери, що ускладнює контроль, створює хаос у комунікації та дає ризик втрати важливої інформації.
• Відсутній єдиний стандарт і формат звітності. Кожен орендар подає дані по-своєму, що ускладнює їх порівняння та аналіз.
• Дані не синхронізовані між різними орендарями. Через це неможливо отримати цілісну й актуальну картину по всьому ТРЦ.
• Доводиться проводити додатковий контроль. ТРЦ і бізнес витрачають час на перевірки, уточнення і виправлення.

Ручна звітність може не відображати реальний товарообіг

Продажі в торгових центрах давно оцифровані – всі дані вже є в касах і внутрішніх системах бізнесу. Але сам процес передачі цих даних досі залишається ручним. Це тягне за собою певні наслідки.

• Людський фактор. Помилки при формуванні звітів ніхто не скасовував, а при ручному введенні це особливо актуально.
• Різні підходи до обліку. Наприклад, хтось включає повернення товарів, а хтось – ні, що дає неповну картину.
• Можливість заниження продажів. Свідомі або несвідомі неточності призводять до неефективних бізнес-рішень керівників ТРЦ.
• Відсутність інструменту перевірки. Дані отримані, але перевірити їх складно – особливо коли йдеться про десятки або сотні орендарів.
• Звітність із затримкою. Інформація про виторг надходить не в реальному часі, тому частина важливих змін може залишатися поза увагою.

Скільки це коштує ТРЦ

За моделі оренди, де ТРЦ отримує % від обороту, навіть незначні похибки у звітності мають відчутний фінансовий ефект. Якщо частина виторгу не потрапляє у звіти – свідомо або через помилки – це напряму впливає на дохід торгового центру.

Навіть 10-20% недопоказаних продажів перетворюються на реальні втрати. А оскільки така модель застосовується до багатьох орендарів, ці втрати масштабуються і можуть суттєво впливати на загальну фінансову картину ТРЦ.

Чому ручна звітність незручна самим орендарям

Очевидно, що підготовка звітів для ТРЦ “на колінці” – це регулярна рутина, яка забирає час і ресурси. Але крім цього:

• дані потрібно вивантажувати з різних систем;
• часто треба перероблювати через помилки;
• додаткові запити від ТРЦ: “уточніть”, “перешліть”, “виправте”, які відволікають від роботи;
• це операційне навантаження, яке не приносить бізнесу цінності й заважає продажам.

Що пропонує Checkbox: автоматизація звітності за допомогою ПРРО

Checkbox – лідер ринку програмних кас та вибір №1 серед бізнесу в Україні – має готове безоплатне рішення, яке перетворює ТРЦ-звітність із хаосу на впорядкований автоматизований процес, де власник молу та бізнес-орендар отримують win-win рішення.

Завдяки цифровій касі від Checkbox обмін виторгом можна перевести з ручного управління на контрольований автопілот:

1. Кожен продаж фіксується через касу в момент здійснення покупки.
2. Дані автоматично передаються без участі людини, що виключає помилки.
3. Інформація проходить через державну систему та має стандартизований і структурований формат.
4. Неможливо вибірково передати лише частину продажів.
5. Дані доступні в будь-який момент, а не постфактум.
6. З’являється єдина картина по всьому ТРЦ, причому це джерело даних, що найбільш близьке до реальності.

Власник ТРЦ та бізнес, що орендує торгове місце, отримують зручний Інструмент для формування звіту та передачі його орендодавцю різними каналами: на e-mail, FTP-сервер, або через API. Звітність формується автоматично, а використовувати окремий спеціалізований софт для збору та передачі даних не потрібно – достатньо каси Checkbox з підключеною функцією.

Що відображається в автоматизованому звіті від Checkbox:

1. Загальна інформація про касу/зміну.
2. Загальні показники: виторг, загальна кількість чеків, крайній чек.
3. Кількість чеків реалізації та повернення.
4. Оплати й гроші.
5. Розбиття за типами оплат.
6. Податки: ставки, суми, обороти.
7. Безготівковий та готівковий виторг і повернення.

Чи стає ТРЦ “великим братом”, який бачить все, що робить бізнес-орендар

Ні. Контроль над даними залишається за бізнесом, що орендує торгове місце. ТРЦ при цьому не отримує доступу до кабінету орендаря. Передається лише окремо сформований звіт – і лише за погодженням підприємця. Бізнес сам визначає, які дані та в якому вигляді передавати, і чи передавати взагалі.

Олександр Самойленко, керівник партнерського напрямку компанії Checkbox, відмічає:
“Наше рішення для ТРЦ прибирає ручне заповнення ексельок торговцями. Ми не інспектори чи наглядачі – власник шопінг-молу не матиме доступу до інформації, яка виходить за рамки узгодженої з орендарями звітності. Підприємці й так передають дані про виторг – ми лише робимо цей процес простим, швидким і прозорим, вводячи єдиний стандарт і автоматизацію. Власники ТРЦ отримують якісну базу для аналізу прибутковості, а підприємці – звільнення від рутини й більше часу на розвиток улюбленої справи”.

Скільки коштує рішення для ТРЦ від Checkbox

Функція автоматизації звітності орендарів доступна повністю безоплатно. Вона вже входить у можливості Checkbox, і вам не потрібно нічого додатково підключати чи оплачувати – користуйтеся рішенням без жодних доплат як зі сторони орендаря, так і зі сторони орендодавця.

Досвід ТРЦ Respublika Park і Караван

Рішення Checkbox щодо автоматизації звітності між орендарем і орендодавцем успішно використовують бізнеси в таких торгівельно-розважальних центрах, як: Караван, Ocean Plaza, Respublika Park, ЦУМ.

Що стало причиною переходу на зручний цифровий формат звітування?

Поведінка споживачів змінилася, а разом із нею змінився й попит. Щоб бізнес встигав реагувати на зміни, старих інструментів на кшталт паперових записів і ручних процесів уже недостатньо. Постала гостра потреба впровадити більш прозорі та зручні рішення.

Юлія Щаслива, генеральна директорка ТРЦ Respublika Park, розповідає: “Старт щодо збору цифрового обігу у нас розпочався у 2023-му році за стратегічною допомогою Checkbox.
Перед цим ми збирали ту інформацію, що написана у нас в договорі [між ТРЦ “Respublika Park” і орендарями – прим. ред.]. А саме – ми додавали до договору бланк, який орендарі повинні раз у місяць самостійно заповнити. До керуючої компанії вони надсилали їх різними шляхами: хто через СМС, хто іншими каналами. Бухгалтерія героїчно це все збирала докупи, зводила таблиці, формувала аналітику…І ми зрозуміли, що така модель точно не може так працювати”.

Пані Юлія додає, що перехід на цифрову звітність дозволив побачити реальну картину продажів і приймати рішення на основі точних даних: “Ми внесли правки в договір оренди й перевели орендарів на автоматизовану цифрову звітність з Checkbox. Зараз у нас понад 500 бізнесів, і ми бачимо повну картину товарообігу. Така звітність дозволяє ще й оцінювати ефективність івентів. Наприклад, після події ми аналізуємо, чи зріс товарообіг у порівнянні з аналогічними періодами минулого року. Це допомагає приймати зважені рішення щодо організації наступних івентів, які підсилюють продажі – і в результаті виграють як орендарі, так і сам ТРЦ”.

Кирило, один із розробників у ТРЦ Respublika Park, пояснює, як орендарі можуть підключити автоматизовану звітність швидше за coffee-брейк: “Наш продукт дозволяє орендарям інтегруватися кількома способами. Перший – власноруч, якщо бізнес має сильну IT-команду. Тоді це займе буквально кілька днів. Другий – через Checkbox: якщо орендар вже користується ПРРО Checkbox, він може за 3 хвилини передати необхідну нам інформацію, ми її вносимо в систему і можемо щоденно бачити товарообіг. Так аналітика виходить на зовсім інший рівень”.

Наталія Денисів, директорка департаменту оренди ТРЦ Караван підкреслює, що автоматизована звітність в ТРЦ, яка передається через Checkbox – це один із найкращих варіантів отримання даних про виторг: “Ми працюємо з чотирма варіантами підключення: власна розробка, співпраця з Checkbox, альтернативні рішення інших провайдерів ПРРО і кабінет орендаря для специфічних форматів, як-от меблевий універмаг, який працює як “ТЦ в ТЦ”. Але найефективніші варіанти – це наша розробка і Checkbox, адже вони дають найшвидші та найактуальніші дані. Навіть якщо виникають технічні збої, дані легко відновлюються. Наприклад, нещодавно сталася проблема на стороні передавача, але Checkbox буквально за годину відновив усі дані, які ми втратили за декілька тижнів”.

Як почати впровадження

Найпростіший підхід – не змінювати все й одразу, а зробити пілотний проєкт: підключити кількох орендарів, налаштувати процес передачі даних і подивитися на результати. Після цього рішення можна поступово масштабувати на інші точки та закріпити як новий стандарт. Без різких змін і без навантаження на команди.

За посиланням нижче Олександр Самойленко розповідає про рішення Checkbox для ТРЦ, а також ви почуєте деталі впровадження автоматизації звітності з перших вуст від директорок Respublika Park і Караван.