Як в жорстких умовах сьогодення перевести понад 90% документів в ЕДО: досвід компанії Nokia в Україні

Електронний документообіг вирішує більшість проблем дистанційної співпраці, з якими компанії стикнулися ще коли співробітники мусили сидіти вдома через карантин, а бізнес намагався вижити і працювати далі. Як компанії Nokia Україна станом на початок повномасштабного вторгнення вдалося перевести в електронний документообіг понад 90% документів, а згодом видати КЕП усім співробітникам.

Автор: Сірін Костянтин Анатолійович, фахівець з фінансового контролю

«Копняк» від карантину до переходу на ЕДО

Історія впровадження ЕДО в Nokia розпочалася восени 2019 року. Ми вже знали про досвід електронного документообігу в інших компаніях, але внутрішні погодження затягувалися через брак досвіду в цій сфері. 

Величезного «копняка» компанії дав карантин на початку 2020-го, коли ми зрозуміли, що без дистанційної роботи працювати буде вкрай складно, тому процеси погодження та впровадження електронного документообігу стали першочерговими. 

Швидкий початок: провели інструктаж — і за роботу онлайн

Процес вровадження ЕДО в Нокіа був вимушено швидким – щоб не зупиняти налагоджені роками бізнес-процеси, необхідно було максимально швидко перевести документообіг в електронну форму.

Тож внутрішнього спротиву зміни не мали: навпаки, був запит на якнайшвидше вирішення технічних і організаційних питань. В результаті за перші кілька місяців повного карантину вдалося перевести 100% документообігу з підрядниками в електронний вигляд. Далі на черзі були й інші постачальники товарів і послуг: хочеш від нас виручку – працюй через ЕДО.

Складністю стало те, що різні контрагенти використовують різні платформи ЕДО. 

Якщо постачальникам і підрядникам ми здебільшого могли підказати, який сервіс електронного документообігу використовувати, то із замовниками все було складніше – тут радше вони диктували нам вибір платформи ЕДО. В результаті за рік роботи ми вимушені були одночасно користувалися чотирма платформами електронного документообігу і зараз намагаємося поступово зменшити їхню кількість.

Усі можливості сервісу Вчасно

На момент повномасштабного вторгнення вже понад 90% зовнішніх і внутрішніх документів Nokia Україна підписувалися в електронному вигляді. Тому процеси не зупинилися навіть коли велика частина і наших співробітників і співробітників контрагентів опинилася в евакуації.

Ситуація, коли всі працюють дистанційно, змусила нас використовувати весь потенціал сервісу Вчасно, а не тільки зовнішні документи.

Дуже зручними можливостями платформи Вчасно для нас стали:

Внутрішні документи: тут підписуються накази керівництва, довіреності, бухгалтерські довідки, службові повідомлення і т.д.; крім того, у сервісі ми створюємо архів документів, підписаних на папері, щоб до них мали віддалений доступ усі, кому потрібно, а не тільки ті, в кого вони лежать на столі. 

Сценарії: оскільки з різними контрагентами працюють різні співробітники, автоматичні сценарії дозволяють скеровувати документи одразу до правильної відповідальної особи.

Ярлики: дозволяють структурувати як самі документи, так і доступ до них.

Внутрішнє погодження: документ іде на підпис керівництва з видимою позначкою про погодження відповідальною особою.

Додаткові параметри та коментарі: дуже важливий і зручний функціонал для комунікації з контрагентами та бухгалтерами щодо документу: надання додаткових пояснень, коментарів тощо.

Вчасно.КЕП для всіх: у серпні 2023-го видали хмарні ключі Вчасно.КЕП усім співробітникам Nokia Україна. Ми хотіли запровадити заяви на відпустку в електронному вигляді, але це мало синергетичний ефект для ряду інших процесів: 

• стала можливою повноцінна інвентаризація основних засобів у Вчасно (до цього інвентаризаційні описи лише погоджувалися співробітниками);
• журнали про проходження інструктажу з охорони праці стали підписуватися в електронному вигляді у Вчасно;
• на черзі ряд інших внутрішніх процесів, які можуть бути переведені в електронний вигляд завдяки наявності у співробітника електронного підпису, виданого компанією.

Переваги та результати цифровізації Nokia

Стійкість та стабільність

Під час війни ЕДО підсилює стійкість бізнес-процесів разом із поштовою та банківською системами країни. Платформи електронного документообігу забезпечили витривалість бізнесу в країні під час надзвичайних подій, що тривають вже роками.

ЕДО став важливим фактором виживання економіки, який дійсно спрацював, і це варто усвідомити. Ніхто не загубився і не зупинився. Всі знають, що документи можна підписати навіть з телефона і працювати далі.

Турбота про екологію та економія ресурсів

ЕДО має й вагомий екологічний аспект. До нас перестали приїжджати підрядники, та й співробітники можуть не їхати в офіс Nokia, а підписувати все дистанційно. 

Отже, ЕДО розвантажує київські вулиці від непотрібного трафіку – економить матеріальні та людські ресурси, які витрачалися на фізичне транспортування і підписання паперів: 

• спалюється менше пального – більше чистого повітря;
• менше машин на вулицях і людей в метро – менше заторів і більше вільного часу;
• треба менше паперу — більше дерев залишиться в лісі, і буде менше відходів.

По суті, цифровізація і ЕДО — це вже не опція на майбутнє, а реальний фактор та маркер якості та прозорості бізнесу. Сьогодні ЕДО для нас не просто фактор економії, це двигун наших бізнес-процесів.