![Watsons Україна відновив роботу інтернет-магазину](https://rau.ua/wp-content/uploads/2024/09/watsons-400x210.jpg)
Watsons Україна відновив роботу інтернет-магазину
![time icon](https://rau.ua/wp-content/themes/rau-theme/assets/clock1.png)
![](https://rau.ua/wp-content/themes/rau-theme/assets/eye.png)
Електронний документообіг вирішує більшість проблем дистанційної співпраці, з якими компанії стикнулися ще коли співробітники мусили сидіти вдома через карантин, а бізнес намагався вижити і працювати далі. Як компанії Nokia Україна станом на початок повномасштабного вторгнення вдалося перевести в електронний документообіг понад 90% документів, а згодом видати КЕП усім співробітникам.
Історія впровадження ЕДО в Nokia розпочалася восени 2019 року. Ми вже знали про досвід електронного документообігу в інших компаніях, але внутрішні погодження затягувалися через брак досвіду в цій сфері.
Величезного «копняка» компанії дав карантин на початку 2020-го, коли ми зрозуміли, що без дистанційної роботи працювати буде вкрай складно, тому процеси погодження та впровадження електронного документообігу стали першочерговими.
Процес вровадження ЕДО в Нокіа був вимушено швидким – щоб не зупиняти налагоджені роками бізнес-процеси, необхідно було максимально швидко перевести документообіг в електронну форму.
Тож внутрішнього спротиву зміни не мали: навпаки, був запит на якнайшвидше вирішення технічних і організаційних питань. В результаті за перші кілька місяців повного карантину вдалося перевести 100% документообігу з підрядниками в електронний вигляд. Далі на черзі були й інші постачальники товарів і послуг: хочеш від нас виручку – працюй через ЕДО.
Складністю стало те, що різні контрагенти використовують різні платформи ЕДО.
Якщо постачальникам і підрядникам ми здебільшого могли підказати, який сервіс електронного документообігу використовувати, то із замовниками все було складніше – тут радше вони диктували нам вибір платформи ЕДО. В результаті за рік роботи ми вимушені були одночасно користувалися чотирма платформами електронного документообігу і зараз намагаємося поступово зменшити їхню кількість.
На момент повномасштабного вторгнення вже понад 90% зовнішніх і внутрішніх документів Nokia Україна підписувалися в електронному вигляді. Тому процеси не зупинилися навіть коли велика частина і наших співробітників і співробітників контрагентів опинилася в евакуації.
Ситуація, коли всі працюють дистанційно, змусила нас використовувати весь потенціал сервісу Вчасно, а не тільки зовнішні документи.
Дуже зручними можливостями платформи Вчасно для нас стали:
Внутрішні документи: тут підписуються накази керівництва, довіреності, бухгалтерські довідки, службові повідомлення і т.д.; крім того, у сервісі ми створюємо архів документів, підписаних на папері, щоб до них мали віддалений доступ усі, кому потрібно, а не тільки ті, в кого вони лежать на столі.
Сценарії: оскільки з різними контрагентами працюють різні співробітники, автоматичні сценарії дозволяють скеровувати документи одразу до правильної відповідальної особи.
Ярлики: дозволяють структурувати як самі документи, так і доступ до них.
Внутрішнє погодження: документ іде на підпис керівництва з видимою позначкою про погодження відповідальною особою.
Додаткові параметри та коментарі: дуже важливий і зручний функціонал для комунікації з контрагентами та бухгалтерами щодо документу: надання додаткових пояснень, коментарів тощо.
Вчасно.КЕП для всіх: у серпні 2023-го видали хмарні ключі Вчасно.КЕП усім співробітникам Nokia Україна. Ми хотіли запровадити заяви на відпустку в електронному вигляді, але це мало синергетичний ефект для ряду інших процесів:
Під час війни ЕДО підсилює стійкість бізнес-процесів разом із поштовою та банківською системами країни. Платформи електронного документообігу забезпечили витривалість бізнесу в країні під час надзвичайних подій, що тривають вже роками.
ЕДО став важливим фактором виживання економіки, який дійсно спрацював, і це варто усвідомити. Ніхто не загубився і не зупинився. Всі знають, що документи можна підписати навіть з телефона і працювати далі.
ЕДО має й вагомий екологічний аспект. До нас перестали приїжджати підрядники, та й співробітники можуть не їхати в офіс Nokia, а підписувати все дистанційно.
Отже, ЕДО розвантажує київські вулиці від непотрібного трафіку – економить матеріальні та людські ресурси, які витрачалися на фізичне транспортування і підписання паперів:
По суті, цифровізація і ЕДО — це вже не опція на майбутнє, а реальний фактор та маркер якості та прозорості бізнесу. Сьогодні ЕДО для нас не просто фактор економії, це двигун наших бізнес-процесів.